Propuesta de implementación de un enfoque DMF para la gestión documental en la Cooperativa JEP.

Resumen

Introducción: La gestión eficaz de documentos constituye un elemento central en el funcionamiento de cualquier entidad, y la JEP Ltda. no es una excepción. En el contexto actual, donde la información se constituye como un activo estratégico, la habilidad para acceder, almacenar y administrar documentos de manera eficiente se convierte en un determinante para el desempeño organizacional. Objetivo:  Evaluar un enfoque de Programa de Gestión Documental Gestión Documental Moderna (DMF) en la Cooperativa JEP para mejorar la eficiencia en el manejo de documentos, optimizando el acceso, la organización y la seguridad. Metodología: El estudio se caracterizó por tener un enfoque cuantitativo, y se empleó una encuesta adaptada de  Caspi y Porras (2015); y Manrique y García (2023), dirigida a 137 empleados y gestores, de una población total de 250 personas en la cooperativa. Resultados: El análisis de la encuesta revela una actitud positiva hacia la adopción de tecnologías avanzadas en gestión documental, con un 67.9% esperando ahorro de tiempo. Existe un fuerte apoyo a la implementación de un sistema de gestión documental (97% de acuerdo) y la búsqueda de documentos es mayormente rápida, aunque hay margen de mejora. La integración de plataformas digitales es moderada y la ciberseguridad es altamente valorada, con un 69.2% considerándola muy importante. Conclusión:  El análisis de la gestión documental en la Cooperativa JEP señaló varios desafíos, incluyendo la desorganización de la información, la ineficiencia en la búsqueda de documentos y la ausencia de integración tecnológica, por lo que se sugiere mejorar la eficiencia de la búsqueda a través de la formación del equipo y la adecuada aplicación de herramientas tecnológicas digitales. Área de estudio general: gestión empresarial. Área de estudio específica: gestión documental