Gestión
logística con enfoque en la ISO28000, para empresas comerciales.=
Logistic management
system with ISO28000 focus for commercial companies.
Diana Alexandra Rocano Criollo.[1], =
Cecilia
Ivonne Narváez Zurita.[2], =
Juan
Carlos Erazo Álvarez.[3]
Abstract.
The success of any organization set up to=
put
products on the market depends on its ability to achieve a successful
combination of different factors like quantity, quality, opportunity, and t=
he
cost for goods and services that it provides. Against this backdrop, this
research work aims to design a Logistics Management System for the Company =
Megalimpio Cía. Ltda. as =
means of
ensuring appropriate control of all its operations and reduce possible risk=
s in
accordance with ISO 28000.
This article contains a detailed analysis=
of
the specialized literature on the topic, results of the surveys, the Logist=
ic
Management System Proposal, research findings related to the main logistics
activities within the company in which the study was carried out. The curre=
nt
research was performed for two years; also, it was approved by the company´s
board and had the support of workers involved in the supply chain. Conseque=
ntly,
there was required a comprehensive analysis of the effectiveness in the
logistics operation through surveys targeted to all the staff, in-depth
interviews with the company´s executives, and finally, observation forms. A=
fter
the diagnostic, the main conclusions that came out were the high prices due=
to
an excessive amount of inventory, lack of control over inventory, and low
profitability.
Keywords: Logistics, supply chain, in=
ternal
control, inventory management, risks, ISO 28000.
Resumen.
El éxito de toda organización creada para comercializar productos en=
el mercado
depende de la capacidad que tenga para lograr una conjugación exitosa de la
cantidad, calidad, oportunidad y costo de los bienes y servicios que ofrece.
Ante este escenario, la presente investigación tiene por finalidad diseńar =
un
sistema de gestión logística con enfoque de la ISO 28000 para la empresa
Megalimpio Cía. Ltda., que propicie un adecuado control de sus operaciones y
mitigue los riesgos a los que se encuentra expuesta.
El artículo presenta el análisis de la literatura especializada en el
tema, los resultados del diagnóstico, la propuesta del sistema de gestión
logística y las conclusiones correspondientes a la investigación relacionad=
as
con las actividades principales de la logística en la empresa objeto de
estudio. La investigación se realizó durante dos ańos, fue aprobada por el
directorio de la compańía y contó con la participación de todos los
trabajadores involucrados en la cadena de suministro. Para tal efecto, se
analizó íntegramente el funcionamiento de la operación logística mediante l=
a aplicación
de encuestas dirigidas al personal, entrevistas en profundidad dirigidas a =
los
directivos y ficha de observación. Entre las principales conclusiones del
diagnóstico se identificó los altos costos por mantener cantidades excesiva=
s de
inventario, deficiente control de inventarios y baja rentabilidad en la
empresa.
Palabras claves:=
Logística, cadena de suministro, control
interno, gestión de inventarios, riesgos, ISO 28000.
Introducción.
La gestión log=
ística
ha evolucionado a lo largo de la historia, se puede manifestar que tiene sus
orígenes en el campo militar, en vista de que los soldados necesitaban busc=
ar
la forma de dotar, trasladar y almacenar eficientemente los recursos. La ge=
stión
logística tiene sus inicios militares a comienzos de la segunda guerra mund=
ial
en donde las tropas tenían que cumplir ciertos procesos para efectuar su la=
bor de
forma eficaz (Mora, 2016).
A mediados de =
los ańos
sesenta, los empresarios empiezan a entender que la disminución de sus
inventarios y el incremento de las cuentas por cobrar generaba un increment=
o de
los flujos de caja y por tanto, vieron que la utilidad podía crecer si busc=
aban
la manera de mejorar las operaciones de distribución de las mercancías (Man=
zur,
2014). Es así como para finales de los ańos ochenta surge un nuevo concepto=
de
logística integrada, ésta hace referencia al conjunto de actividades que se
relacionan a la distribución de los productos, incluyendo un sistema de
información y control (Casanovas y Cuatrecasas, 2012).
En las últimas=
dos
décadas, la gestión logística empresarial ha tomado posicionamiento, puesto=
que
el mercado con el pasar de los ańos se han vuelto más exigente; la integrac=
ión
y la globalización en la actualidad obliga a las empresas a contender entre
ellas y, la gestión logística busca el mejoramiento continuo para que la
atención al cliente sea de calidad. Actualmente, la logística integral se ha
transformado en un verdadero activo para las compańías ya que se puede medi=
r la
eficiencia y excelencia del servicio, hasta que el producto llegue a cada u=
no
de sus clientes, siendo una herramienta competitiva que optimiza los recurs=
os
de la empresa en cada una de sus etapas (Mora, 2016).
La gestión log=
ística se
puede entender como un conjunto de actividades que organizan el flujo de bi=
enes
y servicios, desde su origen hasta la llegada al cliente, considerando el
control y la gestión eficiente, con el fin de satisfacer los requerimientos=
del
cliente (Gutiérrez y Prida, 1998)
Dentro de los
procedimientos logísticos, la cadena de suministro es un punto clave, debid=
o a
que de ésta depende el reabastecimiento óptimo y oportuno de los productos =
que
la empresa requiere para su posterior comercialización, es importante tener
claro el impacto económico de las diferentes fases que forman parte de la
cadena de suministro, puesto que mediante su planificación, control y análi=
sis
es posible generar un ahorro (Mora y Martiliano=
, 2010).
Los procedimie=
ntos que
intervienen en la cadena de suministros requieren del enlace de los
subsistemas, técnicas y actividades referentes al movimiento del inventario=
con
lo que la empresa cuenta para la distribución en todas sus etapas de
comercialización, buscando alcanzar la satisfacción de los clientes y
garantizar la sostenibilidad de las organizaciones (Pérez, 2006).
Al respecto, M=
ora
(2016) menciona que el objetivo de una gestión logística es aumentar las
ventajas competitivas para generar un incremento en las utilidades, misma q=
ue
deberá generarse con la comercialización del producto y para que este pueda
llegar al cliente final se deberá contar con una buena gestión, por lo que =
se
derivan los siguientes objetivos:
§
Garantizar que el menor co=
sto
operativo sea un factor clave de éxito. =
§
Suministrar adecuada y
oportunamente los productos al cliente.
§
Transformar la logística en
una característica que la diferencie ante los rivales.
Como soporte d=
e la
gestión logística se debe considerar el control en la logística, mismo que =
es
un proceso en donde se compara el desempeńo obtenido realmente, con el que =
se
planteó como objetivo, lo que permite tomar decisiones o acciones correctiv=
as
para alcanzar los objetivos planteados. Este proceso consiste en la supervi=
sión
de las condiciones que pueden variar y tomar de manera anticipada las
precauciones para lograr los resultados esperados (Bal=
lau,
2004). Por consiguiente, la estructura de los procedimientos de control de
entradas y salidas de la mercadería dentro de la organización deben basarse=
en
estándares que se alineen con las metas que tenga en mente la gerencia, de =
la
misma manera contar con personal calificado para la supervisión, para saber=
que
se deben ajustar al presupuesto y tomar providencia en las decisiones
empresariales e incrementar la rentabilidad. Por consiguiente, la
administración debe realizar informes regulares en los que se pueda visuali=
zar los
costos, productividad del personal y de esta manera poder auditar de forma =
constante
y así también permitir a la gerencia a tomar planes de contingencia a tiemp=
o en
caso de que se tenga que establecer ajustes.
En el sistema
logístico la alta gerencia, así como el personal encargado busca controlar =
las
acciones inherentes a los procedimientos de logística como son los de trans=
porte,
almacenamiento, inventario, el manejo del material y el procesamiento del
pedido, para llevar un adecuado control mediante auditorias en los factores=
que
están relacionados a la cadena de suministros.
Dentro de este=
sistema
o proceso es necesario entender y gestionar las existencias, las mismas que=
se
entienden como el inventario que dispone la empresa y se almacena en sus
bodegas, esperando que dicho inventario pueda ser distribuido, vendido o
consumido por los clientes y consumidores finales, donde la empresa debe
conocer con exactitud el volumen de las entrada y salidas del inventario
durante un periodo determinado, buscando en lo posterior solicitar a los
proveedores los productos necesarios para su futura comercialización (Escud=
ero,
2011).
Las existencia=
s varían
por el consumo del producto es decir al momento que se realiza la venta del
producto, dando lugar al requerimiento para la reposición de la mercancía, =
la
rotación del inventario genera utilidad al momento de producirse la venta en
los almacenes, lo que obliga a mantener en ellos una cantidad determinada, =
es
decir, un inventario que haga referencia a un punto de equilibrio con cada
producto ofertado, información que debe constar en los reportes (Martínez,
2001).
Para muchas em=
presas,
es factible disminuir el inventario mejorando ciertos procesos en la
programación, realizando estudios complementarios de tiempo y movimiento de
inventarios. El inventario es frecuentemente un síntoma o paliativo de áre=
as
de oportunidad en la operación, un camino fácil pero costoso para obviar una
tarea difícil que se encuentra latente en la empresa (Martínez, 2001, p.58=
).
El inventario
representa un uso importante en el canal de la cadena de suministros, por lo
que se debe contar con políticas que consideren el análisis sobre la
administración optima del inventario, contando con métodos que permitan el
control eficiente y así la gerencia pueda determinar una planeación para po=
der
realizar el presupuesto que necesita elaborar considerando todos los patron=
es que
estarán relacionados para elaborar el informe.
Otro aspecto q=
ue hay
que tomar en cuenta y enfocarse de la gestión logística son los denominados=
costos
logísticos, los cuales permiten cuantificar en dinero los recursos a emplea=
r en
las diferentes actividades del proceso logístico, estos costos ayudan a
explicar el beneficio sobre el capital invertido y la manera de como regres=
a la
inversión a la empresa en un tiempo preestablecido.
La gestión de =
costos
logísticos implica mantener un control y revisión exhaustiva para calcular =
la
rentabilidad que genera el producto, costear apropiadamente y tomar decisio=
nes
sobre ese análisis. Una eficiente gestión permite la optimización de recurs=
os
en la cadena de suministros, pues un adecuado control ayuda a la gerencia t=
omar
las decisiones relevantes en favor de la organización y sus beneficios. Se =
debe
considerar que el colaborador encargado de la gestión logística debe presen=
tar
informes confiables y de ser el caso, tomar los correctivos pertinentes, me=
jorando
los resultados de la gestión (Mora 2016).
La gestión de =
costos
forma parte del ciclo que atraviesa la entrega del producto, donde primeram=
ente
es necesario conocer qué actividades se van a realizar dentro de todo el pr=
oceso
de entrega de productos al cliente. Una vez se tenga el conocimiento
preliminar, se debe buscar información acerca de los recursos necesarios pa=
ra
poder realizar esas acciones.
Los procesos q=
ue la
empresa ejecuta en referencia al abastecimiento y despacho de la mercadería,
los costos financieros asociados al inventario, el transporte, los sistemas=
de
control del inventario siendo indispensable incorporar un control de
inventarios eficiente.
Existen dos si=
stemas
que permiten llevar el sistema de registro de inventario: el sistema perió=
dico
y el sistema permanente (González, 2002, p.26). El sistema de inventarios
periódico es un sistema de costos que faculta el control del inventario en =
un espacio
de tiempo determinado, en el cual se debe paralizar las actividades,
especialmente en el área de bodega para llevar a cabo el conteo físico del
inventario que dispone la empresa en ese momento, para ello, la empresa
establece en sus políticas cada qué tiempo se debe realizar este procedimie=
nto.
La empresa podrá determinar con exactitud su costo de venta real, cuando ex=
iste
la toma física de los inventarios que en muchos de los casos se lo realizan=
al
final del cierre contable. Para establecer el costo de ventas se toma el
inventario inicial, se suman las adquisiciones del periodo y se resta el
inventario final y dicho resultado constituye el costo de ventas generadas.=
En el sistema =
de
registro de inventario permanente, la empresa mantiene un registro actualiz=
ado
del producto que forma parte del inventario de la empresa, por consiguiente=
, cuando
se utiliza este sistema, es posible conocer con exactitud y en tiempo real =
el
valor del inventario que se encuentra disponible. Cuando la empresa necesita
consultar su inventario valorado en ese momento se puede determinar el cos=
to
del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente en =
sus
propias cuentas dentro de la contabilidad de la empresa, sin tener que hace=
r un
conteo físico del producto (Gonzáles, 2002, p.28).
La ventaja que=
obtiene
la empresa al utilizar este sistema es el ahorro de tiempo en el desarrollo=
del
inventario, pues no se realiza el cierre de la empresa para el control de
inventarios. Con este sistema se ejecutan inventarios permanentes con apoyo=
del
personal encargado del inventario de la empresa, permitiendo obtener un
resultado más exacto al momento del realizar el reconteo físico del inventa=
rio,
de igual manera se puede identificar de manera oportuna las pérdidas o merm=
as
del inventario que reposa en la bodega de la empresa frente al inventario q=
ue
esta contabilizado.
Para optimizar=
los
costos, se debe mantener un equilibrio con los costos de logística y el niv=
el
de ventas. Entre los costos logísticos a considerar se tienen los costos de
transporte como es el costo de operar con un trasporte propio, también el a=
lmacenamiento,
costos que tiene que ver con el equipo de manejo de materiales, seguros
reparación y depreciación del lugar físico donde se almacena el producto,
personal que procesa las ordenes de pedido tanto a proveedores como el pers=
onal
encargado de la parte operativa de la entrega del producto al cliente, cost=
os relacionados
a mantener un inventario equilibrado para poder ofertar al cliente (Mora y =
Martiliano, 2010).
El costo de pe=
dido se
determina en cualquier momento que se desarrolle el proceso de esta activid=
ad
en donde se considera el reabasteciendo del producto que fue comercializado,
estos están vinculados con los costos de administrativos, los mismos que fo=
rman
parte del proceso de la actividad de reabastecimiento del producto que se
origina al momento en que se coloca la orden de pedido al proveedor y que el
producto llega a las instalaciones de la compańía.
El transpor=
te
es una función de gran importancia en las actividades que se desarrollan en=
la
gestión para que el producto llegue a su destino, la empresa trata de busca=
r de
manera eficiente colocar el producto que la empresa oferta en el lugar de
destino, es decir a manos de los clientes, de la misma manera busca que el
producto llegue en las mejores condiciones y en el tiempo establecido (Anay=
a,
2007).
Figura 1. Indicadores de la gestión logística.
Fuente: Mora (=
2008)
Para una corre=
cta
planeación logística hay que considerar el pronóstico en el requerimiento d=
el
inventario, en esta etapa se determina la cantidad de recursos que se debe
solicitar y que a su vez serán ejecutados para posteriormente determinar el
recurso necesario para satisfacer los requerimientos del cliente. Gonzáles
(2002) afirma: los pronósticos permiten establecer la cantidad de producto=
a
solicitar, la cantidad esperada de dinero a obtener por la venta del
inventario, la cantidad de personal que se necesita para lograr atender tod=
os
los requerimientos de los clientes (p.28).
Un pronóstico =
de
ventas se entiende como la estimación de la venta del inventario bajo deter=
minadas
condiciones, dando como resultado crear condiciones que generan un nivel de
ventas deseado, este pronóstico en su mayoría es elaborado por el gerente de
ventas, para preparar dicho informe se consideraran varios parámetros como =
es
el histórico de venta, ubicación geográfica, tipo de cliente, las acciones =
que
posiblemente los competidores ejecuten en el mercado (Horngren, Sundem & Stratton, 20=
07).
Se puede decir
entonces que un pronóstico es la estimación de un acontecimiento futuro con
datos del pasado, que utiliza la prospectiva, en la cual se partiendo de una
serie de datos se formula una proyección para evaluar la ocurrencia probabl=
e de
cualquier acontecimiento (Martínez, 2001, p.56). Por lo tanto, los pronóst=
icos
se entienden como aquellos procesos que requieren de resultados garantizando
que exista de por medio un trabajo complementario tanto en la planificación,
logística y cadena de suministros para obtener los resultados esperados.
Otro tema de
relevancia en la logística son los indicadores, estos se pueden entender co=
mo una
función que muestra expresamente el comportamiento o desempeńo de los proce=
sos
que la compańía ejecuta como parte de las actividades que desarrolla, éste =
se
compara con los diferentes procesos que la compańía realiza para detectar
desviaciones positivas o negativas. Se debe considerar que los indicadores
deben cumplir con ciertas características muy importantes:
§
Mide cambios en diversas
situaciones a lo largo del tiempo.
§
Instrumento que permite
evaluar el proceso que lleva a cabo la compańía.
§
Instrumento que permite
mejorar un resultado en proyectos de desarrollo.
Entre los prin=
cipales indicadores
se puede considerar: Indicadores de compra y abastecimiento: Calidad de ped=
ido
generado; Volumen de compra. De inventarios: Rotación de mercadería; Duraci=
ón
de inventario; Vejez de inventario; Valor económico de inventario. Indicado=
res
de almacenamiento y bodegaje: Costo de unidad almacenada; Costo de unidad
despachada. Indicadores de transporte y distribución: Costo de transporte vs
ventas (Mora, 2008).
Es importante =
en este
punto insertar y analizar a una de las herramientas de gran valor para elab=
orar
un modelo de gestión logística que es la norma ISO 28000, la cual es una
especificación de un sistema de gestión que ofrece un modelo para todos los
tipos y tamańos de organizaciones que operan o dependen de cualquier aspect=
o de
la cadena de suministro, la misma fue desarrollada con la finalidad de crea=
r un
sistema de gestión de calidad, ambiental y de seguridad de la cadena de
suministro (SCP Supply Cha=
in
Professionals, 2018).
Esta norma es
aplicable a todas las empresas, cualquiera fuera su tamańo, cuyos procesos
están inmersos a la fabricación, compra, producción, servicio, almacenaje,
transporte y/o en procesos de ventas en todas sus etapas; que requieren de =
un
procedimiento de seguridad con normas internacionales que se deben procesar=
en
cada fase de la cadena de suministro. El objetivo de norma ISO 28000 es
facilitar procedimientos para desarrollar prácticas correctas que permitirán
reducir los riesgos para el personal, esta a su vez se ocupa de la seguridad
del inventario en los procedimientos logísticos, identificando las posibles
amenazas como el fraude, de la misma manera se ocupa de disminuir las causa=
s de
las eventualidades de seguridad (Larrucea, 2015).
La investigaci=
ón se
enmarco en un diseńo mixto con la finalidad de tener una perspectiva más am=
plia
y profunda de la gestión logística, logrando aproximaciones cualitativas y
cuantitativas. El enfoque cualitativo se empleó en el análisis de la litera=
tura
especializada, en las narrativas, símbolos y elementos visuales aplicados e=
n la
propuesta. En cuanto al enfoque cuantitativo el fenómeno en estudio se
representó mediante información numérica, gráficas y fórmulas.
El alcance de =
la
investigación fue descriptivo - explicativo, ya que en la primera fase se
realizó una descripción de las variables de estudio especificando sus
características y propiedades, en la segunda fase, se explicó las causas que
generaron problemas de logística en la empresa Megalimpio Cía. Ltda,
considerada como unidad de análisis. Los métodos utilizados fueron: analíti=
co
sintético, histórico lógico e inductivo deductivo, tanto para el
tratamiento de la literatura como para el análisis de los resultados y la
estructura de la propuesta. El universo de estudio estuvo conformado por 16=
personas
operativas y 5 administrativas, a quienes se les aplicó una encuesta
estructurada con 48 ítems relacionados con el ambiente de control, evaluaci=
ón
de riesgo y actividades de control (incluido subcategorías de: entradas de
inventario, almacenamiento, salidas, información y co=
municación,
supervisión y monitoreo).
Los resultados=
de la
aplicación de los instrumentos de investigación para el análisis de la gest=
ión
logística en Megalimpio Cía. Ltda. se muestran a continuación:
§
Existe desconocimiento del
código de ética y conducta, así como de la existencia de manuales, normas y
procedimientos para el proceso de gestión de inventarios.
§
No se ha identificado
claramente los riesgos que inciden en el logro de los objetivos del proceso=
de
gestión de inventarios de la empresa, imposibilitando que se ejecuten las a=
cciones
pertinentes para controlar adecuadamente los mismos.
§
Existen falencias en el
control de las entradas de inventarios, siendo necesario el replanteamiento=
de
políticas y lineamientos.
§
La empresa no dispone de
sistemas de seguridad suficientes que contribuyan a la salvaguarda de los
inventarios, tales como: cámaras, extintores, plan de contingencia en caso =
de
siniestro, controles de entrada y salida de materiales, siendo necesario el=
análisis
del entorno para la implementación de mayores niveles de seguridad y ejecuc=
ión
de acciones preventivas.
§
Las diferencias detectadas=
entre
los registros y los resultados de la toma física no se analizan de forma
crítica, para identificar los problemas que se presentan en el almacenamien=
to
de los inventarios.
§
Los registros contables no
reflejan información fidedigna y actualizada respecto del saldo de inventar=
ios,
en base a las entradas y salidas efectuadas diariamente.
§
Los canales de comunicació=
n no
se encuentran claramente establecidos, de forma que garanticen que los grup=
os
de interés puedan reportar situaciones de fraude, asociados al proceso de
gestión de inventarios.
El sistema de =
gestión
logística planteado para la empresa Megalimpio Cía. Ltda. se fundamenta en =
la
planificación, control y evaluación de riesgos de la cadena de suministros,=
por
lo que, permitirá contar con una provisión de insumos optima y un adecuado =
traslado
del producto hasta la entrega a los clientes. En el proceso intervendrán se=
is
subprocesos que están inmersos en la logística y que se enlazan a la normat=
iva
ISO 28000, control interno y costos.
Figura 2. Esquema de la propuesta sistema de gestión logíst=
ica
La responsabil=
idad de
la dirección en cuanto al planteamiento de los componentes consiste en
documentar el sistema de gestión de logística acorde a las fichas que se
implementarán. La dirección para viabilizar la puesta en marcha del sistema
estará a cargo del Gerente General, sus lineamientos estarán orientados al
logro de metas y objetivos. La responsabilidad de la ejecución del sistema =
de
gestión estará a cargo del jefe de logística, responsable de guiar la
aplicación, difundir la información y los cambios que se realizan en la ges=
tión
de inventarios, su evaluación y control.
El planteamien=
to de
los objetivos es esencial por ende se deben definir con claridad. De acuerdo
con los componentes del sistema de gestión logístico se han planteado los
objetivos de cada proceso, de manera tal, que se asegura su cumplimiento.
Todos los aspe=
ctos
antes mencionados serán revisados para asegurar el cumplimiento de todos los
requerimientos. La empresa al igual que el personal designado para esta lab=
or
de gestión deberán verificar el avance de los resultados acorde a la ideolo=
gía
planteada como parte del sistema.
Objetivo: Esta=
blecer
procedimientos de compras y aprovisionamiento que permitan eficiencia,
efectividad, y control operativo y contable al proceso logístico de la empr=
esa,
otorgando valor a las compras y a la empresa en general.
Tabla 1. Compras y aprovisionamiento
|
Compras |
||||||||||||||||||||
|
§&=
nbsp; Recibir las
solicitudes de compra de inventario, aprobados por la gerencia. §&=
nbsp; Solicitar
cotizaciones y seleccionar los proveedores, en el caso de que exista un
requerimiento de producto nuevo. §&=
nbsp; Gestionar los
contratos de proveedores seleccionados que fueron aprobados en licitación=
que
se encuentran en la base de datos. §&=
nbsp; Informar al
departamento de almacenamiento sobre todas las adquisiciones para su
posterior distribución. |
||||||||||||||||||||
|
Recepción |
||||||||||||||||||||
|
§&=
nbsp; Verificar que=
la
cantidad y calidad de productos este acorde a las necesidades y
requerimientos. §&=
nbsp; Detectar si e=
xisten
algún producto que sea defectuoso, dańado o que su defecto no esté en las
condiciones requeridas. §&=
nbsp; Revisar que lo
entregado por los proveedores, este acorde a la factura y los comprobante=
s de
ingreso. §&=
nbsp; Se debe repor=
tar diariamente
los movimientos de inventarios. |
||||||||||||||||||||
|
Entrega |
||||||||||||||||||||
|
§&=
nbsp; La salida de =
la
mercadería se realiza de acuerdo con el requerimiento de requisición la m=
isma
que está autorizada por el jefe inmediato. |
||||||||||||||||||||
|
Pago a Provee=
dores |
||||||||||||||||||||
|
§&=
nbsp; Corroborar qu=
e las
facturas de los proveedores estén correctamente elaboradas y cumplan con =
los
reglamentos y comprobantes. §&=
nbsp; Verificar que=
las
facturas concuerden con el contrato respectivo. §&=
nbsp; Emitir el
comprobante de egreso y la transferencia respectiva. |
||||||||||||||||||||
|
Políticas |
||||||||||||||||||||
|
§&=
nbsp; Definir los
productos que se requieren para tipo de negocio que se va a realizar. §&=
nbsp; Mantener pará=
metros
de calidad en los productos que se distribuye. §&=
nbsp; Mantener la
continuidad de los productos para evitar inconsistencias en la informació=
n. §&=
nbsp; Conocer las
tendencias de los consumidores y necesidades en función de las actividades
que se van a realizar con relación a la limpieza. §&=
nbsp; Análisis y
aceptación de los proveedores que cuenten con productos amigables para el=
medio
ambiente. |
||||||||||||||||||||
|
Responsabilid=
ad |
||||||||||||||||||||
|
§&=
nbsp; Jefe de compr=
as |
||||||||||||||||||||
|
Cierre de reportes contables |
||||||||||||||||||||
<=
span
style=3D'font-size:10.0pt;line-height:115%;mso-ansi-language:ES-EC'> |
||||||||||||||||||||
|
Controles |
||||||||||||||||||||
|
§&=
nbsp; Archivo de la=
documentación
existente. §&=
nbsp; Cruce de
información con documentos soporte y registros. |
Objetivo: E=
stablecer
la gestión de almacenamiento que admita garantizar la seguridad del stock b=
ajo
esquemas de eficiencia y optimización de costos.
Tabla 2. Almacenamiento
|
Recepción=
de
pedidos. |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
§
Introducción de los pedidos al sistema. §
Inspección del estado de los productos y los
procedimientos de seguridad. §
Establecimiento del inventario al almacén en el
sistema. §
Realizar un muestreo de aceptación del producto
verificación de las condiciones de calidad para recudir los reclamos. =
|
||||||||||||||||||||||||||||||
|
Movimient=
o y
ubicación. |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
§
Establecer la distribución adecuada de cada un=
o de
los productos considerando especificaciones de seguridad del producto. §
Colocar los productos de acuerdo con la
especificación de las estanterías. |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
Objetivo: E=
stablecer
el procedimiento de transporte y distribución de los productos considerando=
la
eficiencia, registro, control, mantenimiento y optimización del uso de recu=
rsos.
Tabla 3. Transporte y distribución
|
Asignación de
transporte |
|
§ El chofer será responsable de la unidad=
de
transporte, § Mantendrán un registro de las actividad=
es y
responsables del transporte de los productos. § Se establece un acta de entrega del veh=
ículo
y la custodia de este. § Serán responsables del mantenimiento
preventivo y correctivo del vehículo. |
|
Transporte |
|
§ Establecer una estrategia de transporte=
apropiada
para la optimización y reducción de costos § Garantizar una amplia alternativa de se=
rvicio
de acuerdo con la capacidad instalada de la empresa § Considera la modalidad, tamańo y los ga=
stos
de envíos, con la implicación del servicio § Mantener indicadores de gestión como pa=
rte de
del desempeńo de transporte. §&=
nbsp; Los tipos de carga estarán designados de
acuerdo con la cantidad de los productos. |
|
Distribución |
|
§ Establecer el canal adecuado para la
distribución del producto. § Brindar una cobertura eficiente de los
productos por los diversos canales. § Mantener altos estándares de calidad du=
rante
el proceso de distribución. § Considerar los costos en la distribució=
n del
producto. §&=
nbsp; Estrategias para establecer la distribu=
ción
del producto. |
|
Políticas |
|
§ Todos los productos serán distribuidos
después de un día hábil. § En el transporte y distribución de los
productos se realizará mediante guía de remisión. §&=
nbsp; Los controles de transporte se realizan
siempre para evitar el uso inadecuado de las unidades. |
|
Responsables |
|
§ Chofer |
Objetivo: Establecer los procedimientos de gestión=
y
documentación de los productos almacenados con el fin de optimizar costos y
mantener el control.
Tabla 4. Gestión de stock
|
Recepción de compras |
|
§&=
nbsp; Las compras q=
ue
se reciban conforme a los pedidos deberán ser ingresados a la bodega con =
sus
correspondientes documentos de ingreso de tal manera que los kárdex se
encuentren actualizados. |
|
Devoluciones |
|
§
Los inventarios que sean objeto de
devoluciones serán despachados con todos los documentos de descargo, antes
del ingreso de los productos al sistema. §
La verificación en el proceso de recepci=
ón
es indispensable. §
En caso de que por algún motivo no pueda=
n ser
despachados/entregados los productos serán segregados y puestos un mensaje
NO CONTAR. |
|
Despachos =
|
|
§&=
nbsp; Los despachos=
se
realizarán conforme a los pedidos que se registran en el día. |
|
Políticas=
|
|
§
Aprovisionamiento de todos los productos=
que
tienen una alta demanda. §
Contar con un inventario que esté acorde=
a
las ventas que se registran en los últimos ańos. §
Minimizar la inversión en stock §
Establecer información eficiente para la
venta de productos de limpieza. |
|
Responsables |
|
§
Jefe de compras §
Bodeguero §
Jefe de Almacén §
Chofer |
Para una óptima gestión de stock se hará uso de la cantidad económic=
a de
pedido, haciendo uso de la información de la empresa, para realizar pedidos,
especialmente del inventario con mayor requerimiento mediante la siguiente
fórmula:
Objetivo: Gara=
ntizar
la eficiencia, seguridad, control de las ventas con enfoque en la satisfacc=
ión
del cliente tanto en la entrega de servicios de calidad, como una óptima
atención al cliente.
Tabla 5. Ventas
|
Atención al cliente |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
§
Recibir llamadas telefónicas de clientes
recurrentes y de posibles clientes y elaborar un reporte de requerimientos
solicitados. §
Satisfacer las inquietudes del cliente,
cuando solicite una proforma de precios de los servicios que ofrece la
empresa. §
Atender a los clientes que acuden a las
instalaciones para adquirir los productos §&=
nbsp; Coordinar la
visita personal a los clientes contactados y elaborar un reporte de
requerimientos solicitados. |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
Facturación de productos |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
§
Corresponde a la facturación de los
productos; en él se definen la cantidad, descripción, precios y total. §
Los clientes deben registrarse en la bas=
e de
datos. §
Verificación de los productos y la
disponibilidad en stock. §&=
nbsp; Emitir las
facturas con información de los clientes y sus respectivos requerimientos=
. |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
Entrega =
|
||||||||||||||||||||||||||||||
|
§&=
nbsp; Entrega de los
productos de acuerdo con las especificaciones solicitadas por el cliente.=
§&=
nbsp; Gestionar el pago de la factura con clientes q=
ue
no tengan asignado crédito. |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
Políticas=
|
||||||||||||||||||||||||||||||
|
§
Las promociones y descuentos deberán
respetarse en los meses y fechas preestablecidas por el departamento. §
Las ventas no se realizarán sin previa
verificación de stock. §
No se aceptan devoluciones ni cambios sa=
lida
la mercadería. §&=
nbsp; El vendedor d=
ebe explicar
claramente de los productos e insumos que adquirirá el cliente.=
|
||||||||||||||||||||||||||||||
|
Responsables |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
§
Jefe de ventas, Servicio al cliente y
facturación. |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
Cierre de reportes contables |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||||||||||||||
|
Para mejorar el
ambiente de control, además de lo considerado en los procedimientos, se
establecen parámetros de control interno dentro de los cuales se hará uso d=
e cuestionarios
para la verificación del cumplimiento, parámetros que serán modificados con=
el
tiempo, manteniendo principios de mejoramiento continuo. Entre las principa=
les
preguntas están:
Tabla
6. Cuestionario de control
|
Pregunta |
Si |
No |
Parcial |
Observaciones |
|
ˇ &nbs=
p;
żSe hace validación periódica de las salidas =
de
almacén y los registros en los sistemas de información? |
|
|
|
|
|
ˇ &nbs=
p;
żLos inventarios están registrados y valorado=
s a
valor de mercado? |
|
|
|
|
|
ˇ &nbs=
p;
żSe tiene un control consecutivo de salidas de
almacén para retiros de productos? |
|
|
|
|
|
ˇ &nbs=
p;
żSe deja evidencia de los resultados de las t=
omas
físicas? |
|
|
|
|
|
ˇ &nbs=
p;
żSe analizan e investigan las diferencias ent=
re
los registros y los resultados de las tomas físicas? |
|
|
|
|
|
ˇ &nbs=
p;
żSe investigan y analizan frecuentemente rotu=
ras,
desperdicios y bajas de producto? |
|
|
|
|
|
ˇ &nbs=
p;
żLos depósitos y bodegas cuentan con adecuados
sistemas de seguridad para la salvaguarda del inventario (cámaras, extint=
ores,
plan de contingencia, controles de entrada y salida
)? |
|
|
|
|
|
ˇ &nbs=
p;
żSe dispone de locaciones y ubicaciones de
productos debidamente ordenados y estratégicamente dispuestos para asegur=
ar
la gestión de primeros en entrar primeros en salir - PEPS? |
=
|
=
|
=
|
=
|
Políticas:
§
Se implementará un comité =
de
auditoría que permita asegurar la integridad de todos los procedimientos.
§
Se dispondrá de reglamentos
internos socializados y al alcance del personal en donde se explica con
claridad la filosofía, reglamentos, roles, procedimientos y responsabilidad=
es a
cumplir.
§
Los medios de comunicación=
a
utilizarse serán: software integrado de inventarios, uso de chat interno pa=
ra
una comunicación rápida y eficaz.
§
Establecer estándares de
desempeńo y cotejar los resultados con los estándares establecidos
§
Si existiesen variaciones,=
es
necesario determinar las causas y efectuar las acciones correctivas.
Supervisión
§
Realizar el seguimiento del
proceso actual.
§
Se establecerá un encargad=
o de
la supervisión del programa, los procesos, actividades de control y el regi=
stro
de indicadores.
§
La supervisión se realizará
diariamente en las áreas de descarga, bodega, entrega de inventario para el
servicio.
§
Se establecerá anualmente =
el
cronograma de acciones para control y operación de la gestión logística.
§
Se realizará auditorías
aleatorias en medición de cantidad y servicio.
§
Parámetros de verificación:
Cantidad, peso, estado de inventario, autorización de recepción y despacho,
registros y documentos de respaldo.
§
Establecer firma de
responsabilidad de operario y supervisor.
Evaluación de riesgos
Para la evaluación de riesgos en el siste=
ma
logístico se partirá del planteamiento de un esquema que será aplicado a la
empresa para determinar el impacto de los riesgos.
Tabla
7. Registro y evaluación de riesgos
|
Empresa Megalimpio Cía. Ltda. |
||||||
|
Responsable |
=
|
|||||
|
Evaluación de riesgos |
||||||
|
COMPONENTES |
Criterios |
Impacto |
Mitigación |
Monitoreo |
Nivel de riesgo |
Partes involucradas |
|
Aprovisionamiento |
|
|
|
|
|
|
|
Gestión de Stock |
|
|
|
|
|
|
|
Recomendaciones |
||||||
|
Observaciones |
Para dar seguimiento a los riesgos se uti=
liza
la matriz como un instrumento se control de las actividades y procesos en e=
ste
sentido se manejará de la misma manera un formato específico para el
tratamiento del riesgo.
Tabla
8. Matriz de análisis de riesgos
|
Empresa
Megalimpio Cía. Ltda. |
|||||||
|
Matriz de Rie=
sgo |
|||||||
|
Proceso |
|
||||||
|
Objetivo |
|
||||||
|
Identificación de riesgo |
|
||||||
|
Causa |
|
Riesgos |
|
Efecto |
|
|
|
|
Consecuencia |
|
Ocurrencia |
|
|
|||
|
Niveles de consecuencia |
|
||||||
|
Nivel de riesgo=3D Probabilidad de ocurrencia x Impacto /100 |
|
||||||
|
Análisis de riesgo |
|
||||||
|
|
|
||||||
|
Responsable |
|
|
|||||
|
Observaciones |
|
|
|||||
Indicadores de control
Se=
han
considerado los principales indicadores de control en el área de
abastecimiento, ventas, facturación y servicio.
Tabla
9. Indicadores de control
<=
span
lang=3DES style=3D'font-size:12.0pt;mso-bidi-font-size:11.0pt;line-height:1=
15%;
font-family:"Times New Roman",serif;mso-fareast-font-family:"Times New Roma=
n";
mso-fareast-theme-font:minor-fareast;mso-bidi-theme-font:minor-bidi;mso-ans=
i-language:
ES;mso-fareast-language:ES;mso-bidi-language:AR-SA'>
Con=
clusiones.
§&nb=
sp; Los modelos de gestión de inventarios inte=
gran
las herramientas y técnicas que permiten la determinación de los costos y la
mitigación de riesgos en el manejo de la mercancía, por lo que, se hace
necesario la planificación y el establecimiento de políticas y objetivos a
corto mediano y largo plazo con la finalidad de incrementar la rentabilidad=
de
la empresa, en lo concerniente al manejo de los productos.
§&nb=
sp; Toda empresa requiere de un sistema de
información que contribuya a medir las diferentes etapas del procedimiento
logístico, y para esto se tienen varios grupos de indicadores como son cost=
os,
financieros, productividad, estos ayudarán a ser más competitivos y tomar l=
os
correctivos que la empresa deberá emplear en su momento.
§&nb=
sp; La investigación en la empresa Megalimpio =
Cía.
Ltda., ha permitido determinar que existen procesos, documentación e inclus=
ive
ciertos principios que guían la administración y el control de los inventar=
ios,
sin embargo, no está institucionalizado como política de la empresa y por t=
anto
no todos los empleados conocen y lo aplican, lo cual ha llevado a la necesi=
dad
de implementar un sistema para el control de los inventarios de toda la cad=
ena
de suministro y disminuir los riesgos que pueda tener, especialmente en este
caso para una empresa comercializadora en la que tiene alta importancia la
gestión de stock.
§&nb=
sp; Se cuenta con una norma internacional como=
es
la ISO 28000 que es un sistema de gestión que da seguridad a la cadena de
suministros y está orientada a buscar elementos de control para programar la
seguridad, lo que permite valorar los riesgos inherentes a las actividades,
apegándose a requisitos legales y reglamentos de seguridad internacionales,=
la
cual ha sido utilizada como soporte a la gestión de inventarios de la empre=
sa
Megalimpio Cía. Ltda.
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SCP Supply Chain Professionals. (=
03
de 04 de 2018). Scpconsulting.net. Obtenido de http://www.scpconsulting.net/seguridad-en-cadena-de-suministros.html=
PARA CITAR EL ARTÍCULO
INDEXADO.
Rocano Criollo, D., Narváez Zurita, C., Erazo Álvarez, J.,
& Luna Altamirano, K. (2019). Gestión logística con enfoque en la ISO28=
000,
para empresas comerciales. Visionario Digital, 3(2.1.), 136-158=
. https://doi.=
org/10.33262/visionariodigital.v3i2.1.550
El artículo que se publica es =
de
exclusiva responsabilidad de los autores y no necesariamente reflejan el
pensamiento de la Revista Ciencia
Digital.
El
artículo queda en propiedad de la revista y, por tanto, su publicación parc=
ial
y/o total en otro medio tiene que ser autorizado por el director de la Revista Ciencia Digital.
[1]Universidad católica de Cuenca, Posgradista<= /span> Maestría en Contabilidad y Auditoría, darocanoc075@psg.ucacue.edu.ec
[2]Universidad Católica de Cuenca, Subdirección de Posgrado, Cuenca,= Ecuador, inarvaez@ucacue.edu.ec
[3]Universidad Católica de Cuenca, Subdirección de Posgrado, Cuenca, Ecuador, = jcerazo@ucacue.edu.ec
[4] Universidad católica de Cuenca, Subdirección de Posgrado, Cuenca, Ecuador, Universidad Católica de Cuenca, klunaa@ucacue.edu.ec
www.visionariodigital.org
=
Vol. 3, N°2, p. 136-15, =
junio,
201