Recibido: 16-02-2019
/Aceptado: 25-03-2019/ Publicado: 05-04-2019
Gestión
integral de activos fijos con enfoque en el
control contable
administrativo
Integral managemen=
t of
fixed assets with focus on administrative accounting control
Lady Alexandra García Jiménez=
.[1=
], Cecilia Ivonne Narváez Zurita.[2] & Juan Carlos Erazo Álvarez.[3]
DOI: https://doi.org/10.33262/visionariodigita=
l.v3i2.479
Nowadays, the
This article submits the proposal of=
a
Fixed Asset Integral Management Model based on three main components: plann=
ing,
execution, control, and performance. The particular feature of this model is
the organization of the accounting system and administrative to leverage the
resources of the organization and reach its maximum performance responsibly=
and
sustainably.
To achieve the development of the mo=
del
first a phase of Literature analysis related to the topic was carried out.
Next, a diagnostic was made in the Agroartesenal
Association of Ecological Producers of Palanda =
and
Chinchipe from the province of Zamora Chinchipe, Ecuador. Then, a correlati=
on matrix
of the results was established, and subsequently, the model structure was
sketched. Finally, each of its components was described.
Keywords: Fixed
Assets, Integral Management, Audit Control, Administrative Control,
Depreciation, Revaluation.
Resumen.
En la actualidad los
modelos de gestión de activos fijos se han convertido en herramientas que
facilitan la consecución de los objetivos estratégicos en las organizacione=
s;
por tanto, analizar su comportamiento, reducir sus costos y optimizar sus
inversiones son procesos que revisten de gran importancia al momento de
producir valor.
En este artículo se
presenta la propuesta de un modelo de gestión integral de activos fijos,
sustentado en cuatro ejes: planificación, ejecución, control y actuación. El
modelo tiene como característica particular la articulación de los procesos
contables y administrativos en forma práctica, de manera tal, que se aprove=
cha
los recursos de la organización para alcanzar su máximo rendimiento de mane=
ra
responsable y sostenible.
Para el desarrollo del
modelo se inició con una fase de análisis de la literatura referente al tem=
a,
posteriormente se realizó un diagnóstico en la Asociación Agroartesanal
de Productores Ecológicos de Palanda y Chinchip=
e de
la provincia de Zamora Chinchipe, Ecuador, luego se estableció una matriz de
correlación de resultados, se bosquejó la estructura del modelo y finalment=
e se
describió cada uno de sus componentes.
Palabras claves: Activo Fijo, Gestión Integral, Control Contable,
Control Administrativo, Depreciación, Revalorización.
Intro=
ducción.
Santos (2008) y <= span style=3D'mso-spacerun:yes'> Agudelo= (2013) expresan que en la actualidad un gran número de organizaciones, consideran a los activos fijos como un elemento determinante en sus planes estratégicos = para alcanzar los objetivos planteados y sobre todo el éxito, por ende resulta imprescindible establecer una dinámica específica relacionada con su administración y mantenimiento, de tal manera que contribuyan a la generaci= ón de valor en la entidad, asegurando su estabilidad, competitividad y crecimi= ento en el mercado, obtenida a través del aprovechamiento correcto de la capacid= ad máxima de los activos en los procesos operativos y productivos, la reducció= n de sus costos siempre y cuando esto no conlleve a repercusiones negativas en su desempeño, disminuir su incidencia en el ambiente y minimizar los riesgos.<= o:p>
Una
gestión integral de activos debe involucrar el área operativa, proyectos e
ingeniería, área administrativa, productiva, adquisiciones y mantenimiento,
esto con el fin de coadyuvar al mejoramiento de la confiabilidad de los act=
ivos
y favorecerse de los resultados, a través de la aplicación de un cúmulo de
procesos y herramientas que permiten hacer frente a la vertiginosa competen=
cia
y a las variaciones en el ambiente económico, incluyendo estrategias para
disminuir e incluso evitar el mal uso y desperdicio de los recursos.=
Monge (2005)
y Espejo (2007) manifiestan que desde=
la
perspectiva empresarial existe un amplio escenario de la realidad comercial,
tecnológica y social, así como la alternativa de comerciar en cualquier mer=
cado
financiero de los diferentes países, por ende, es necesario establecer norm=
as
que regulen el actuar en el entorno contable, pudiendo ser asimilados por l=
os
usuarios de la información económica – financiera de las organizaciones y a=
sí
posibilitar el contraste de los datos y aumentar la transparencia de los
mercados.
Por
tanto, las NIC constituyen un conjunto de normas contables de interés públi=
co,
elaboradas y emitidas por el International Accounting<=
/span>
Standards Committee=
(de
aquí en adelante IASC), que regulan la presentación de los estados financie=
ros;
gozando de aceptación en los diferentes países, siendo observadas y aplicad=
as
rigurosamente por empresas de todo el mundo. Debe señalarse que las normas internacio=
nales consideran
el análisis de los activos fijos directamente en la Norma Internacional de
Contabilidad (NIC) 16, siendo necesario primero indicar que los activos fij=
os
también se denominan propiedad, planta y equipo.
Coral (2013)
afirma que la NIC 16 tiene como finalidad señalar la contabilización de dic=
hos
activos, el establecimiento de su importe en libros, cargos por concepto de
depreciación y pérdidas ocasionadas por el deterioro, que constituyen el
principal problema que se identifica en el reconocimiento contable; de tal =
manera
que los interesados en los estados financieros dispongan de suficiente
información relativa a los activos para su uso o producción, ayudando en la
obtención de rentabilidad en un periodo de tiempo determinado en concordanc=
ia
con su enfoque social.
La NIC 16 toma en
consideración diferentes componentes en lo que corresponde al registro cont=
able
de los activos fijos, entre ellos se resaltan los siguientes:
Para que un activo fi=
jo
sea reconocido como tal, debe existir la garantía que en el futuro se obten=
drá
algún provecho económico procedente del mismo, la medición de su costo debe=
ser
fidedigno y será útil a la entidad por un largo periodo de tiempo.
Siendo las piezas de
repuesto y el equipo auxiliar normalmente considerado en calidad de
inventarios, se registrará su consumo dentro de los resultados al finalizar=
el
periodo. Por otra parte, las piezas de repuesto significativas y el equipo =
de
mantenimiento que se tenga de forma permanente, estimados a ser empleados en
más de un periodo, reúnen generalmente las cualidades para ser reconocidos =
como
elementos de propiedades, planta y equipo.
De igual forma, la
búsqueda permanente para incrementar la seguridad y la preocupación por el =
aspecto
medioambiental constituyen los principales motivos para adquirir elementos =
de
la partida de propiedades, planta y equipo. Si bien dicha adquisición no
conlleva a un aumento de los beneficios económicos que se derivan de los
elementos de la partida en mención existentes, coadyuvan a que adicionalmen=
te
la empresa se beneficie de forma económica de los activos restantes. Los co=
stos
de fuerza de trabajo y consumibles que se deban efectuar para el mantenimie=
nto
diario del elemento, conocidos con la denominación de reparaciones y
conservación del elemento de propiedades, planta y equipo, deberán ser
reconocidos en el resultado más no en el valor en libros de un elemento de
propiedades, planta y equipo.
Un
elemento de propiedades, planta y equipo, que reúna las características para
ser considerado como un activo, debe medirse por su costo, el cual comprend=
e: el valor cancelado al momento de su
adquisición, considerando los aranceles por la importación e impuestos
indirectos que no sea posible recuperarlos, una vez deducido cualquier reba=
ja
del importe a pagar, y adicionalmente, tomando en cuenta los desembolsos
monetarios que se efectúen para ubicar el activo en un lugar adecuado de tal
manera que esté en capacidad para operar de la forma prevista.
Una vez reconocido los
activos como tales, la entidad goza de libertad para elegir el modelo de
medición posterior al reconocimiento más conveniente acorde a sus
características y posteriormente legitimarlo para su aplicación como parte =
de
sus políticas contables. Cabe indicar que si el
reconocimiento del costo de un elemento se efectúa luego de deducir del mis=
mo,
el monto de la depreciación acumulada y el total de las pérdidas generadas =
como
consecuencia del deterioro, la entidad estaría empleando el modelo del cost=
o.
No obstante, si emplea el valor razonable y disminuye su depreciación acumu=
lada
y las pérdidas totales ocasionadas por el deterioro de valor, estaría
utilizando el modelo de revaluación.
Con la finalidad de
mantener la concordancia y reducir la variación entre el importe en libros =
y el
valor razonable determinado, resulta imprescindible efectuar una revaluación
con regularidad. Como producto de la revaluación se puede obtener un aument=
o o una
disminución del importe en libros: en el primer caso se deberá identificar =
en
el resultado integral y se reflejará en el patrimonio empleando la denomina=
ción
de superávit de revaluación, en el segundo caso deberá ser identificado y
registrado en el resultado del ejercicio. No obstante, si se cuenta con sal=
do
acreedor en el superávit de revaluación del activo, la disminución podrá
reconocerse en otro resultado integral (IASB, 2005).
Bernal (2004); Espejo (2007); Parkin, Esquivel y Muñoz (2007) y Coral (2013) coinci=
den
que las propiedades, planta y equipo a excepción de los terrenos pierden su
eficiencia, efectividad y capacidad de servicio, debido al desgaste natural=
por
el uso continuo o porque pueden volverse obsoletos a causa de los avances
tecnológicos, extinguiéndose su período de vida útil y perdiendo
progresivamente su valor con el tiempo; por ende es preciso recurrir a la
depreciación para reconocer tal hecho.
Es p=
or
ello que, al finalizar la vida útil de un activo, éste conservará un valor
residual, pudiendo ser objeto de enajenamiento, si se descuenta dicho valor=
de
su costo inicial se obtiene su importe depreciable, el mismo que en forma
periódica, proporcional y razonable, debe ser imputado a cada periodo por el
lapso de vida útil del activo, siendo este proceso denominado depreciación.
Para ello el IASB (2005) señala que será imperioso efectuar el cálculo de la
depreciación en forma aislada para cada parte que integre el elemento de
propiedades, planta y equipo cuando su costo sea relevante en relación al c=
osto
global del elemento. Cabe indicar que un activo empezará a depreciarse desd=
e el
momento que se encuentre en el lugar y condiciones favorables para su
utilización y cesará cuando el activo se catalogue como mantenido para
enajenarse o al momento en que se realice la baja en cuentas del mismo, lo =
que
ocurra primero, así mismo un activo seguirá depreciándose incluso cuando no
esté prestando sus servicios momentáneamente al ente económico o se haya
separado de la utilización activa, salvo que esté depreciado en su totalida=
d.
Para=
tal
efecto, existen varios métodos de depreciación, entre ellos se puede citar:
legal, línea recta, alícuotas unidades de producción y acelerado o suma de
dígitos, de los cuales la entidad analizará y empleará el más conveniente,
teniendo presente la forma cómo se consumirá los beneficios económicos que
genere el activo en el futuro. En el Ecuador, la depreciación se efectúa
tomando en consideración lo establecido por la administración tributaria
(Servicio de Rentas Internas - SRI), la misma que establece que los porcent=
ajes
de depreciación de los activos fijos estarán de conformidad a lo que estipu=
la
el Art. 28 del Reglamento a la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno
(LORTI), tal como se muestra en la tabla 1:
Tabla
1 Años de vida útil y
porcentajes de depreciación
|
Activo fijo |
Porcentaje de depreciación anual |
Años de vida útil |
|
|
5% |
20 años |
|
|
10% |
10 años |
|
|
20% |
5 años |
|
|
33% |
3 años |
Ada=
ptado
de: (Espejo,
2007; SRI, 2015)
Para
este propósito existen algunos motivos por los cuales el valor en libros de=
un
elemento de propiedades, planta y equipo podrá darse de baja, entre ellos: =
por
su disposición que puede ser a través de la venta, en caso que no se prevea=
o
sea poco probable beneficiarse económicamente por su utilización o disposic=
ión
a futuro, hurto del activo fijo, destrucción por catástrofe fortuita, ciclo=
de
depreciación cumplido y por obsolescencia.
En
este sentido, se podrán deducir las pérdidas producto del deterioro,
destrucción, extravío y otros acontecimientos que incidan económicamente a =
las
propiedades, planta y equipo utilizados en las operaciones que producen la
renta y que sean por imprevistos, fuerza mayor o actos delincuenciales,
solamente en la proporción en que esté desprotegida por indemnización o seg=
uro
y debiendo justificar tal pérdida mediante una declaración juramentada
efectuada ante un notario o juez
Según
el IASB (2005), el resultado que se obtenga como consecuencia de dar de baj=
a en
cuentas un bien, sea pérdida o ganancia, no se considerará como ingreso de
operaciones ordinarias, pero si formarán parte del resultado del ejercicio.=
La
variación que exista entre el valor neto obtenido mediante la disposición d=
el
elemento y el valor que se encuentra registrado en libros, permitirá establ=
ecer
la pérdida o ganancia de la baja en cuentas.
Es
así que, en base a los fundamentos abordados anteriormente, Candelario (2013=
) y Cerón,
Orduña, Aponte y Romero (2015) consideran que con
el fin de lograr un manejo óptimo y eficaz de los activos fijos de una enti=
dad se
debe adoptar a la gestión integral como el instrumento clave para garantiza=
r este
fin, misma que coadyuva a la planificación de actividades metódicas y tácti=
cas,
prácticas eficientes y políticas necesarias para un plan estratégico
organizacional que contribuya al
incremento del rendimiento, control del nivel de riesgo y gasto a lo largo =
de
la vida útil de los activos fijos, a corregir falencias y a la generación de
valor a través de su empleo.
Bedo=
ya
(2014)
expresa que una adecuada gestión de activos ofrece una serie de beneficios =
a la
entidad, entre los cuales se pueden destacar que: garantiza que las acciones
ejecutadas sean acertadas y estén produciendo el beneficio esperado, usando el cien por =
ciento
de la capacidad instalada de sus activos fijos; permite llevar un control
riguroso de la ejecución de los planes para el mantenimiento y conservación=
de
los activos; logra la disminución de fallas en el producto final; contribuy=
e a
la consecución y obtención de valor en tanto que equilibra los costos de ín=
dole
financiero, del ambiente y la sociedad, mejora la productividad, la calidad=
del
servicio y desenvolvimiento de los activos; garantiza la recuperación del
dinero invertido en activos; controla durante la vida útil de los activos, =
los riesgos
a los que se encuentran expuestos; prolonga la vida útil de los bienes.
Amendola (como se cit=
ó en
González , González y Esparza, 2017) y Amendola (2011) =
expresa
que los pilares fundamentales de la gestión de activos son los siguientes: =
Figura 1. Pilares de la gestión de activos.
En la literatura
especializada se identifican principalmente 3 modelos de gestión de activos=
fijos,
de los cuales Amendola (2011) señala dos: =
a. =
b. =
Al
respecto, el autor plantea las siguientes 7 fases para implementar
una adecuada gestión de activos en una entidad:
Fase 1: Diagnóstico y
análisis de la situación actual: la alternativa más viable consiste en
investigar y analizar las tendencias en gestión de activos físicos y
contrastarlas con patrones empíricos reconocidos a nivel mundial como óptim=
os.
Fase 2: Análisis de
criticidad: determinar qué aspectos serán objeto de análisis, considerando =
su
enfoque y fundamentando con documentación. Los costos de mantenimiento,
periodos de parada y eventualidades que disminuyen la producción, pueden se=
r parámetros
de selección.
Fase 3: Estrategias de
confiabilidad: consiste en la búsqueda de métodos y estrategias que coadyuv=
en a
la conservación de activos, a incrementar su eficiencia y disminuir los cos=
tos,
conllevando a la formación de una programación equilibrada, que logre la
interacción del mantenimiento: de corrección, prevención, predicción y
proactivo.
Fase 4: Desarrollo del
plan de mantenimiento de activos: dispondrá de tres tipos de operaciones: l=
as
acciones cotidianas a ser desempeñadas por el personal de mantenimiento, por
los operarios de producción y actividades denominadas =
on/off
tales como de reajuste o reparación, llevadas a cabo por especialistas de
equipos.
Fase 5: Plan de acció=
n de
cobertura predictivo a implementar: establecer las estrategias a emplear y
ejecutar y los elementos cuya intervención es necesaria para un control
adecuado de los equipos, sean estos rotativos, permanentes, eléctricos e
instrumentación.
Fase 6: Plan general =
de
gestión integral de activos fijos: se enfocará en el mantenimiento proactiv=
o,
es decir localizará los inconvenientes en los equipos y maquinaria de la
entidad y tomará las acciones necesarias para prevenir que ocurran nuevamen=
te,
así como conseguir que los activos incrementen su rendimiento.
Fase 7: Implementació=
n de
un modelo de confiabilidad con fundamento en la gestión integral de
mantenimiento de activos: estimar los resultados tanto de gestión, así como
monetarios del plan de gestión integral de activos fijos que involucrará las
etapas de: planear, programar, dar seguimiento y vigilar el mantenimiento de
los activos fijos, así como obtener datos para la elaboración de
indicadores.
Cabe señalar que, la gestión in=
tegral
puede ser considerada como una actividad enfocada a prevenir y detectar err=
ores
en los equipos de operaciones, no obstante, en varias ocasiones dicha labor=
no
siempre resulta completamente táctica. En los últimos años los entes
económicos, enfocados en potencializar su capacidad productiva y operar efi=
cientemente,
han automatizado gran parte de sus operaciones, dejando relegada la activid=
ad
manual. Por ende, la gestión integral procurará que las líneas de producción
aprovechen al máximo sus estándares de diseño, garantizando una producción
óptima.
Por otra parte, Agudelo (2013) propone un modelo de gestión de a=
ctivos
fijos con enfoque en procesos, que fusiona la gestión de calidad con la ges=
tión
de activos fijos de manera acertada y audaz para implementarla de forma
sincrónica, con ello se atenua la posiblidad de duplicar la realización de
tareas gastando esfuerzos innecesarios y que pueden aprovecharse de manera
óptima; mejorando la disposición, accesibilidad, seguridad y confianza en la
propiedad, planta y equipo, y emitiendo directrices que guían su comprensió=
n y
ejecución. El mencionado modelo involucra: el tratamiento y análisis=
de
documentación y sus registros, elemento humano, abastecimiento de recursos,
instalaciones, dispositivos para supervisar y medir, así como también una s=
erie
de labores que se pueden llevar a cabo para resarcir errores.
La búsqueda de un con=
trol
íntegro de los activos fijos se debe abordar desde dos perspectivas: contab=
le y
administrativa. Respecto al control contable, Norka (2005); Carmenate
(2013) y Contaduría
General de la Nación (2015) manifiestan que este proceso lo constituyen los métodos,
procedimientos, técnicas y planificación de la entidad orientados a la
preservación de los activos y a garantizar que los informes y registros
financieros sean veraces.
El control interno
contable es de gran utilidad para verificar que se registren en su totalidad
las operaciones que involucren activos fijos, en forma y momento oportuno, =
por
la cuantía correcta, en las cuentas correspondientes y en el ejercicio cont=
able
en que fueron ejecutadas, con el propósito de coadyuvar a la preparación de=
los
informes financieros; evitar que se presenten inconsistencias entre lo
contabilizado y los activos físicos existentes, permitiendo efectuar una
conciliación, y de la misma manera buscar el motivo que originó divergencias
para tomar las medidas correctivas pertinentes; que en forma previa a la
ejecución de cualquier labor que involucre los activos fijos se disponga del
consentimiento general y específico para tal acción, de tal manera que se
mantenga un control de su manejo (Estupiñán, 2015). También, resulta vi=
tal
su utilización para procurar que las actividades de operación y custodia de
activos fijos sean ejecutadas por personas completamente independientes del
manejo de la contabilidad, esto con el fin de precautelar los intereses de =
la entidad
y evitar condiciones favorables para que se ejecuten y oculten actos
ilegales.
Según Mantilla y Cante (2005) para un adecuado cont=
rol
contable, en el mayor general se debe llevar una cuenta auxiliar por cada t=
ipo
de activo fijo, mismo que deberá incluir datos que permitan su fácil
localización e identificación. La base de datos para un buen control contab=
le
de activos fijos, deberá contener: código de identificación física, código =
de
equipo y modelo, descripción amplia del activo, fecha y documento de adquis=
ición,
costo y número de registro contable de la compra, área usuaria, depreciación
anual y acumulada según lo establece la ley, valor neto del activo, estado
actual y vida útil estimada.
Por otra parte, en cuanto al control administrativo=
, Schermerhorn (2010); Ramírez (2013) y Est=
upiñán
(2015) concuerdan que constituye un plan de organización que permite valora=
r el
desenvolvimiento de los encargados respecto al uso de los recursos y activos
fijos de la entidad, con el propósito de asegurar que sus acciones aporten =
al
cumplimiento de la estrategia empresarial trazada, a satisfacer o superar l=
os
objetivos empresariales y contribuir a la generación de valor.
La importancia del
control administrativo de activos fijos se ve influenciado por el vertigino=
so y
cada vez más agresivo ambiente en que se desenvuelven e interactúan las
organizaciones, ocasionando que enfoquen sus esfuerzos en poseer un sistema=
de
información capaz de verificar el nivel de eficiencia del empleo de recurso=
s y
activos fijos, así como estimar en qué nivel la empresa es capaz de generar
valor para cada uno de sus componentes, alineados a los objetivos
empresariales, considerando que la falta de compromiso en cuanto al control=
del
sistema ocasiona deterioro y disminución de su valor. Cuando un ente económ=
ico
actúa al margen de un sistema de control administrativo carece de informaci=
ón
vital para identificar a tiempo las desviaciones o irregularidades y efectu=
ar
acciones correctivas con prontitud inherentes a su propiedad, planta y equi=
po. Por otra parte, el control administrati=
vo
también permite cuantificar los aciertos en la administración de activos fi=
jos,
con la finalidad que sean aprovechados en proyectos posteriores.
Cabe
mencionar que, la responsabilidad del control administrativo de los activos
fijos se delegará a un encargado, sin embargo, también co=
rresponderá
a los trabajadores. El responsable tendrá a su cargo: la recepción,
adjudicación y registro de los muebles y enseres, equipos de cómputo y otros
activos; la asignación de un código para su identificación; mantener, arreg=
lar
y sustituir repuestos de los activos fijos; constatar los bienes de manera
regular, sin previo aviso y a solicitud de dependencias superiores; salvagu=
ardar,
fiscalizar y solicitar oportunamente el mantenimiento y arreglo de los acti=
vos custodiados.
Es importante mencion=
ar
que, se extinguirá la responsabilidad del funcionario respecto de los activ=
os
que se encontraban bajo su tutela, cuando se retornen los mismos al respons=
able
de los bienes de la entidad, mediante un acta que respalde la operación. En
cuanto al almacenamiento de los activos fijos devueltos, se designará un es=
pacio
específico para tal fin, que permita una adecuada salvaguarda de los bienes=
devueltos
por el personal, ya sea por discontinuidad de vínculo laboral, variación en=
sus
actividades, u obsolescencia de los bienes.
De la misma manera, <=
span
style=3D'mso-no-proof:yes'>existen ciertas medidas de seguridad que se deben
observar y cumplir para el logro de una administración satisfactoria de los=
bienes,
mismas que se detallan a continuación:
Equipos de computación: no estará permitida la manipulac=
ión
de líquidos cerca de equipos de cómputo, deberá evitarse su exposición a la=
luz
del sol en forma directa y factores medioambientales como polvo que pueda
afectar su normal desempeño. El es=
pacio
donde se ubiquen las computadoras estará acondicionado con una fuente de
energía eléctrica segura.
Equipos de fotocopiadora:<=
/i> se delegará a un trabajador
responsable de la tutela del bien, quien conocerá acerca de su manejo corre=
cto,
con el fin de garantizar su preservación y solicitud del servicio de repara=
ción
en caso que sea necesario.
Vehículos: las obligaciones, horarios y
restricciones referentes a la utilización, protección y custodia de los
vehículos deberá ser regulada a través de un reglamento interno.
Mantenimiento de inmuebles, equip=
os y
vehículos:
la responsabilidad del mantenimiento preventivo recae sobre el encargado de=
activos
fijos, quién dará fiel cumplimiento al cronograma definido, verificará el
servicio de mantenimiento y reemplazo de repuestos, emitiendo regularmente =
un
informe sobre el estado actual de los bienes; sin embargo, en caso de
suscitarse alguna avería en éstos, el trabajador encargado de su custodia,
deberá solicitar oportunamente el arreglo.
Instalaciones eléctricas:<=
/i> Los trabajadores debe=
rán
ser cuidadosos y colaborar apagando los equipos y desconectarlos una vez
terminada la jornada laboral.
Equipos de incendio:
En el
mismo sentido, tomando como base lo establecido por la Contraloría General =
del
Estado (2016) en lo referente a la identificación de bienes de larga duraci=
ón y
acoplando estos preceptos al sector privado, se concluye que en
forma permanente se deberá identificar y revisar los activos fijos de la
entidad, así como preparar un registro que señale el estado real, conteo fí=
sico
y conciliar con los registros de contabilidad.
Entre las principales técnicas de
identificación de los activos fijos se encuentran:
Plaqueo: emplea una p=
laca
o etiqueta que funciona con un sistema de código de barras que da origen a =
una
interfase con la base de información principal para la identificación de los
elementos de propiedad, planta y equipo inventariados.
Marcación: consiste en
identificar los bienes a través del marcado que se efectúa directamente en =
el
sistema de empaque, ya sea imprimiendo dicha marca o empleando rótulos que =
se
adhieran, etiquetas o algún tipo de sticker.
Etiquetado: las etiqu=
etas
se ubican sobre las placas, su principal beneficio es que contribuyen a la
economía y es relativamente fácil reemplazarlas o enmendarlas, ya que la
impresión de las etiquetas se puede efectuar al momento que se ingresa el b=
ien
al sistema.
Código de barra: cons=
iste
en un grupo de líneas paralelas de diferente dimensión y espaciado, que
constituyen cadenas de caracteres y de forma conjunta almacenan un código
específico, permitiendo el reconocimiento instantáneo de un bien y sus
características.
Lector de chip: las
tarjetas RFID constituyen unos dispositivos de pequeña dimensión que se
asemejan a una pegatina, y pueden ser adheridas a un activo fijo facilitand=
o su
identificación. Dispone de antenas que facilitan la recepción y respuesta a
peticiones por radiofrecuencia.
En forma adicional es
importante señalar, que las operaciones de la entidad deben estar orientada=
s a
consolidar la estrategia empresarial, debido a que en ella se establecen las
metas conjuntamente con las acciones que se requieren para alcanzarlas. En
vista que es a través del control administrativo que se ejecutan las
estrategias, las metas de la organización encierran una gran importancia po=
r lo
que podrían ser consideradas como la piedra angular para su diseño. Es así =
que,
un sistema de control administrativo debe considerar el desarrollo en tres
actividades principales, siendo éstas:
1. Establecer los objetivos y meta=
s: los
objetivos del sistema de control administrativo deben provenir de la estrat=
egia
organizacional, ser fijados en términos cuantificables y de fácil valoració=
n en
cuanto a cumplimiento. Cabe señalar, que resulta conveniente segmentar los
objetivos en sub-objetivos, con el fin de favor=
ecer y
simplificar las modificaciones que se precisen realizar en las distintas ár=
eas
de la organización y lograr que el personal sea parte activa en la consecuc=
ión
de los resultados.
2. Determinar los indicadores: par=
a evaluar
y tener la certeza que los objetivos planteados se están consiguiendo; sien=
do
necesario fijar estándares de desempeño aceptables que sirvan de guía para
efectuar una confrontación y determinar si se debe aplicar medidas correcti=
vas.
Dichos indicadores deberán poseer características básicas, entre ellas: rev=
elar
las operaciones estratégicas para cumplir los objetivos de la organización,=
ser
fáciles de asimilar por todos los integrantes de la empresa, evitar la
subjetividad, ser sencillos de cuantificar, enfocarse a corto plazo pero considerando que la entidad pueda crecer y =
sea
sostenible en el largo plazo.
3. Monitoreo, reporte de resultado=
s y
retroalimentación: se debe identificar dos actividades importantes: por un =
lado reconocer y recompensar a las áreas que cumpliero=
n a
cabalidad con los indicadores predeterminados, y por otra parte, reforzar l=
as
áreas que experimentaron dificultades para el cumplimiento de las metas
planteadas e implementar gestiones para rectificar cualquier irregularidad =
(Ramírez, 2013).
Metodología.
El trabajo de investigación fue no experimental, en
vista que se recolectó la información de manera directa en la asociación AP=
ECAP
dedicada a la producción y comercialización de café en grano y procesado, s=
in
efectuar ningún tipo de manipulación de las operaciones, para ser examinada=
s posteriormente.
El enfoque fue de carácter mixto <=
/b>por
cuanto empleó herramientas cualitat=
ivas
para elaborar las bases teóricas que sustentan la investigación, así mismo,=
se
utilizó factores cuantitativos para valorar los criterios proporcionados po=
r el
personal de la asociación, permitiendo identificar patrones de comportamien=
to
con fundamento en los resultados obtenidos. En lo referente al alcance, se
empleó el método descriptivo en la interpretación de resultados del diagnós=
tico
organizacional efectuado; el método explicativo aportó para el conocimiento
detallado de los componentes del modelo de gestión integral de activos fijo=
s.
La investigación tuvo una finalidad transversal, debido a que la informació=
n se
recolectó mediante visitas in situ a la asociación para conocer y poseer
elementos de juicio suficientes que permitan diagnosticar la situación
empresarial real, en un solo momento en el tiempo.
Los
métodos empleados en la investigación fueron: el histórico - lógico, utilizado en la indagación de l=
as
diversas conceptualizaciones sobre gestión integral y control contable –
administrativo de activos fijos, siguiendo un orden cronológico, y efectuan=
do
un análisis crítico de los elementos que se ha ido incorporando para su
complementación y perfeccionamiento; el inductivo - deductivo puesto que se
partió del estudio de temáticas generales hasta centrarse en argumentos que
respaldan y se configuran como la esencia de la gestión integral de los bie=
nes;
analítico – sintético que contribuyó en la desagregación de las variables, =
ayudando
a un mejor discernimiento de sus componentes de manera individual y con
posterioridad al análisis global; métodos estadísticos, para la tabulación =
de
las encuestas, obteniendo cuadros de frecuencias y porcentajes que fueron
representados gráficamente e interpretados para facilitar su comprensión;
modelación, para el estructuramiento del m=
odelo
de gestión integral que se conformó por cuatro componentes principales:
planificar, ejecutar, controlar y actuar.
De la misma
manera, fueron útiles las siguientes técnicas e instrumentos para la
investigación: encuesta, se dis=
eñó y
aplicó de manera estratificada, diferenciando en personal del departamento
contable y departamentos administrativos, apoyándonos para ello en el
planteamiento de preguntas estratégicas reunidas en un cuestionario; entrev=
ista, se mantuvo una conversación con =
el
presidente de la asociación para contrastar los datos con las respuestas de=
los
demás colabores respecto a determinados temas de interés, para ello se dise=
ñó
una guía de preguntas; revisión documental, contribuyó a verificar y despej=
ar
dudas originadas por las inconsistencias presentadas, empleando para ello u=
na ficha
documental.
En
la presente investigación se trabajó con dos universos de estudio: el primer
universo de estudio estuvo conformado por las personas que intervienen en la
adquisición, manejo y registro de los activos fijos de la asociación y se
muestra en la tabla 2:
Tabla 2=
Población
Asociación APECAP
|
|
Área |
Cargo |
=
N° Personas |
|
Asociación APECAP |
Contabilidad |
Contadora |
1 |
|
=
Auxiliar
contable |
=
1 |
||
|
Administración |
Presidente |
1 |
|
|
=
Administrador |
=
1 |
||
|
Bodega |
Bodeguero |
1 |
|
|
=
Total |
5 |
Fuente:=
Asociación APECAP.
El segundo universo de estudio estuvo
compuesto por las transacciones relacionadas con los activos fijos, que se =
ejecutan
anualmente, mismas que se muestran en la tabla 3:
Tabla 3 Transacciones anuales de activos fijos de APECAP
|
Proceso |
N° de casos |
Casos a analizar |
|
Depreciación |
12 |
12 |
|
Revalorización |
=
1 |
=
1 |
|
|
Total |
13 |
Fuente: Asociación APECAP.
Resultados.
Los resul=
tados
de la aplicación de los instrumentos de investigación para el análisis del
control contable administrativo de activos fijos en APECAP, se muestran a
continuación:
ü=
Inventario de activos fijos
Los activ=
os
fijos constituyen los bienes tangibles que requiere la asociación para la
producción y comercialización de café molido, en tal razón, el inventario de
los activos fijos es relevante en el sentido que aporta valor fundamental p=
ara
el control de existencias, cumplimiento de la normativa contable y cumplimi=
ento
de la normativa tributaria.
Del
diagnóstico efectuado sobre este indicador se estableció que la asociación =
carece
de una planificación de activos fijos para cada periodo contable que le per=
mita
identificar la cantidad de recursos tangibles (bienes) que se requieren par=
a el
giro del negocio, a pesar de existir un presupuesto general, no se dispone =
de
un presupuesto detallado de activos que se requieran comprar a futuro, así =
como
no se cuenta con información específica sobre la presupuestación de venta y
baja de activos fijos.
En lo
referente al control de los activos fijos se evidencia la ausencia de una
política de control que permita validar periódicamente las existencias, est=
ado
actual de los activos y su ubicación, además se observa una falta de consen=
so
de los responsables del manejo contable de la empresa y del bodeguero ya qu=
e no
disponen de documentos que certifiquen el levantamiento y control de los
activos fijos durante los últimos doce meses.
ü=
Adquisición de activos fijos
Las actividades y acciones inherentes =
a la
adquisición de activos fijos deben asegurar que su desarrollo se efectúe en
cumplimiento de los objetivos de gestión de la entidad, por consiguiente, la
identificación de partidas en el presupuesto asegurará su adecuado desarrol=
lo.
La adquisición de los activos fijos en la asociación es un proceso que resp=
onde
al análisis previo de sus necesidades y a la solicitud de proformas por par=
te
de los oferentes a fin de seleccionar los bienes que se consideran más
adecuados. Para los efectos tributarios y contables estas compras se encuen=
tran
respaldadas con los comprobantes de venta e ingresados a bodega previa la r=
evisión
del cumplimiento de las características solicitadas.
Entre los criterios más relevantes
identificados por los responsables del departamento contable al momento de
adquirir los activos fijos prevalecen en primera instancia la calidad, lueg=
o el
precio y en menor importancia la forma de pago. En cuanto al procesamiento =
de
la información contable cabe mencionar que la totalidad de transacciones que
involucran activos fijos se registraron de manera oportuna, por el importe
correcto, en las cuentas correspondientes y dentro del periodo contable en =
que
tuvieron lugar.
ü=
Reparación y mantenimiento de a=
ctivos
fijos
Para que un activo fijo pueda rendir y
aportar con su capacidad máxima a la generación de beneficios económicos
futuros, es imprescindible que se encuentre en perfectas condiciones, siendo
necesario para ello recurrir a mantenimiento de tipo correctivo e incluso
preventivo para mantener o de ser el caso recuperar sus características nor=
males
para el funcionamiento.
En este sentido, se determinó que la
asociación APECAP planifica en forma trimestral el mantenimiento de activos
fijos, sin embargo, no se da cabal cumplimiento a esta planificación, en vi=
sta
que el mantenimiento se realiza cuando se percibe ligeras fallas en los act=
ivos
fijos específicamente en la maquinaria y equipo.
En lo que respecta a las acciones que
tienen lugar cuando un activo fijo presenta algún desperfecto, se pudo iden=
tificar
que una vez que el funcionario responsable informa a la autoridad competente
dicha novedad, la reparación del bien ocurre generalmente dentro de una sem=
ana,
situación que inevitablemente genera retrasos y malestar en el desempeño de=
las
operaciones interrumpiendo su flujo normal. En este sentido, se atribuye di=
cho
evento a la inexistencia de una planificación de mantenimiento preventivo q=
ue evite
la presencia de fallas y por tanto reducir el tiempo muerto empleado en la
reparación del bien.
ü= Aseguramiento de activos fijos<= o:p>
Con el propósito de garantizar el futu=
ro
económico, salvaguardar la estabilidad y proteger el patrimonio de una empr=
esa
es necesario la contratación de un seguro que cubra los posibles daños que
podrían sufrir sus activos, producto de los múltiples riesgos que amenazan =
la
actividad económica-financiera, tales como desastres naturales, incendios,
hurto y otros.
En este aspecto, se constató que la
asociación si bien ha contratado un seguro para los activos fijos, éste cub=
re
únicamente el vehículo y la motocicleta, generando que los demás activos fi=
jos
se encuentran desprotegidos y expuestos a una serie de eventualidades que
pueden afectar sus características físicas y funcionales, entre ellos la
maquinaria y equipo que constituye su principal herramienta de trabajo para=
el
procesamiento del café en grano.
ü= Depreciación de activos fijos <= o:p>
La constante utilización de los activos
fijos tanto en actividades administrativas como productivas ocasiona su
desgaste físico o pérdida de valor; consecuentemente, es imprescindible emp=
lear
un mecanismo denominado depreciación, que permite asignar la disminución
progresiva del valor del bien, a los costos o gastos del periodo contable, =
en
función del área en la cual dichos bienes prestaron sus servicios.
En virtud de ello, la asociación APECAP
efectúa el cálculo de la depreciación de sus activos fijos empleando el mét=
odo
de línea recta, sin embargo, por medio de la revisión documental se pudo
corroborar la falta de control de la vida útil y depreciación de los activos
fijos, inobservando las disposiciones del reglamento a la LORTI en lo que
respecta al porcentaje de depreciación y años de vida útil establecidos para
tal efecto, puesto que, el edificio se está depreciando para un número de a=
ños
mayor al establecido por la normativa tributaria, así como también el equip=
o de
cómputo adquirido en el año 2013 se continúa depreciando a pesar de haber
concluido su vida útil; particular=
idades
que generan gastos no deducibles que influyen en la preparación de estados
financieros.
De igual manera se evidenció que no se=
ha
diferenciado y asignado correctamente la depreciación de los activos fijos =
en
función del área en la cual se utilizan, cargando el valor total de la
depreciación a los gastos del periodo, inclusive el importe por el desgaste=
de
la maquinaria y equipo tales como: fumigadora, despulpadora, tostadora y
ü=
Revalorizaciones
En la
actualidad, debido a las fluctuaciones innatas del mercado económico-financ=
iero
puede ocurrir que ciertos activos fijos experimenten un incremento
representativo en su valor, siendo preciso ajustarlo de tal forma que se
actualice el importe del patrimonio real con que cuenta la organización par=
a la
ejecución de sus operaciones.
En tal
sentido, se determinó que la asociación APECAP no ha efectuado la
revalorización de activos fijos tales como: edificio, terrenos y maquinaria,
desconociendo el valor real de los mismos, y ocasionando por tanto que el
patrimonio no refleje fidedignamente la situación de la entidad.
ü=
Baja de activos fijos
Cuando un
activo fijo ha sufrido algún deterioro o daño que imposibilite su funcionam=
iento
normal, concluido su vida útil, ha sido objeto de hurto o eventualmente ha
quedado rezagado debido a los avances tecnológicos, y en este contexto, car=
ece
de capacidad para generar beneficios futuros a la entidad, se procede a
desvincularlo del grupo de propiedad, planta y equipo, depurando así los bi=
enes
útiles para la empresa.
En este
aspecto, en la asociación APECAP se determinó que en
el último año, la Junta de Vigilancia no ha realizado una verificación y an=
álisis
de las características actuales de los activos fijos para determinar aquell=
os
que reúnen las condiciones para ser desvinculados y dados de baja de los
registros contables, en vista que no aportan al desarrollo de las operacion=
es
organizacionales y generación de valor. No se ha realizado además un contro=
l de
bienes para determinar si existen faltantes, con el fin de efectuar una
investigación exhaustiva para esclarecer los hechos y determinar
responsabilidades.
ü=
Base de datos
Disponer
información detallada y organizada de forma correcta del grupo de activos f=
ijos,
permitirá diseñar posibles estrategias que puede implementarse para una
ubicación táctica, buen uso y custodia, orientado a lograr un mayor
aprovechamiento de bienes.
En virtud=
de
ello, la asociación APECAP cuenta con registros auxiliares independientes p=
or
cada bien, mismos que se concilian con los mayores en forma trimestral, sin
embargo, la última vez que se cotejó esta información fue en el año 2018; a=
sí
mismo, se determinó que la base de datos que mantiene la asociación carece =
de
información íntegra y no se encuentra actualizada, siendo necesario incluir
aspectos relevantes para la buena administración, tales como: código de
identificación, modelo, marca,
departamento usuario, así como su estado actual. En el mismo sentido=
, se
evidenció que la asociación carece de una técnica de identificación de acti=
vos
fijos, que le permita llevar un mejor control sobre los bienes.
ü=
Determinación de procesos y res=
ponsabilidad
de activos fijos
Una entidad
que pretenda una gestión eficiente deberá identificar, estructurar y docume=
ntar
sus procesos en forma dinámica, estableciendo los pasos a seguir y el perso=
nal involucrado;
lo cual permitirá establecer patrones de desempeño ineficaces o incluso est=
rategias
de mejora, evitar duplicidad del esfuerzo para una misma tarea y aprovechar=
al
máximo los recursos empresariales. Además, resu=
lta
imprescindible que el personal que utiliza los activos fijos, conozca y asu=
ma
sus responsabilidades, logrando la ejecución de sus acciones con un alto gr=
ado
de compromiso, procurando el buen empleo y protección de los bienes.
Es así que, se evidenció q=
ue
la asociación no cuenta con procesos claramente
estructurados que guíen el desarrollo de las operaciones, desconociendo el protocolo a seguir para su ejecución, en cuanto a=
la
segregación de funciones se identificó que el personal que interviene en la
custodia de los bienes es completamente independiente a los encargados del
manejo contable, sin embargo, los mismos efectúan un cruce de información p=
ara
conciliar los activos físicos existentes con lo contabilizado, además se
identificó que existe un jerárquico superior encargado de autorizar el uso =
y demás
actividades que involucran activos fijos.
De igual manera, se determ=
inó que
no ha se diseñado un documento que certifique la entrega de bienes que se e=
ncontrarán
bajo la custodia de los funcionarios, careciendo de un respaldo para tomar =
las
acciones respectivas en función del tipo de responsabilidad que tuviere lug=
ar,
en caso de suscitarse alguna contingencia. En este contexto, también es vit=
al,
el aporte del bodeguero para la buena administración de los activos, sin
embargo, a pesar de afirmar que se lleva un control para facilitar su
identificación y ubicación, por medio de la revisión documental se determin=
ó que
no existe un registro escrito actualizado de dicha tarea.
Del mismo modo, se evidenc=
ia
falta de formalidad en la socialización de las responsabilidades y
prohibiciones que debe acatar el personal, pues si bien las medidas de
seguridad de activos fijos se conocen a breves rasgos por sentido común, má=
s no
se ha organizado una charla y/o capacitación respecto del uso correcto y
aprovechamiento de éstos.
ü
Evalu=
ación de
Resultados
Examinar el uso correcto, rendimiento y
aprovechamiento de los activos fijos de la organización a través de estánda=
res
o indicadores, proporcionará indicios de la eficiencia operativa para defin=
ir
estrategias y políticas que perfeccionen los procesos y por ende el desempe=
ño
organizacional.
Es así que, se determinó que la asocia=
ción
no ha efectuado un análisis del rendimiento de los activos en función del
capital desembolsado para su adquisición, desconociendo si se está retribuy=
endo
razonablemente y recuperando esta inversión; de igual manera, a pesar que el
personal responsable manifiesta efectuar un estudio crítico del aprovechami=
ento
de la capacidad instalada no existen registros escritos que validen la
evaluación correspondiente para determinar si se están explotando al 100% d=
e su
capacidad o se están subutilizando.
Propuesta.
El
modelo de gestión integral de activos fijos propuesto se efectuó con enfoqu=
e en
cuatro aspectos claramente definidos: planificar, ejecutar, controlar y actuar, con=
el fin
de mejorar la administración de la propiedad, planta y equipo que dispone la
empresa (figura 2).
Figura 2. Esquema de la Propuesta de
Gestión de Activos Fijos
A
continuación, se describe sus principales componentes:
1.
Planificar: se partió de una introducción
resaltando la importancia de una adecuada gestión integral de activos fijos=
, así
mismo, el conocimiento del contexto organizacional, misión, visión,
identificación de los stakeholders de la asocia=
ción, el
organigrama, base legal en la cual se encuentran enmarcadas las actividades=
, y,
especificación de los funcionarios que estarán obligados a regirse y acatar=
las
directrices del modelo de gestión. De igual manera se estableció las
principales políticas contables relacionadas con el alcance y periodicidad =
del
conteo físico de activos fijos, proceso y responsabilidad para la constatac=
ión
física, técnica de identificación y parámetros para el reconocimiento de un
activo fijo como tal, control y aseguramiento, mejoras y mantenimiento, dep=
reciación
y baja de los activos fijos. En el mismo sentido se establecieron los objet=
ivos
del modelo propuesto, se planteó estrategias para la adecuada administració=
n de
los bienes, detallando las actividades, recursos, cronograma y responsabili=
dades
en el plan de gestión de activos.
2.
Ejecutar: tiene como punto de partida la
determinación de responsabilidades, para lo cual se planteó el uso de la ma=
triz
RACI (Responsible, =
Accountable,
Consulted, Informed=
), se efectuó también el estructuramiento de matrices donde se detallan los pa=
sos a
seguir y diseño de flujogramas que permiten una mejor comprensión de los
procesos referentes a la constatación física, adquisición, recepción de act=
ivos
fijos adquiridos, solicitud y traslado, mantenimiento y reparación de biene=
s,
depreciación, bajas de activos fijos por venta y por chatarrización; además=
se
abordó la técnica de codificación de los activos fijos.
3.=
Cont=
rolar: para evaluar y medir el nivel de desempeño de los
funcionarios en los distintos procesos se propone el uso de indicadores de
gestión o desempeño, los cuales permitirán identificar falencias, procesos
ineficientes y demás aspectos débiles que deben ser mejorados; llevar a cab=
o la
investigación de percances tales como hurto, pérdida, daño y otros hechos q=
ue
involucren los activos fijos, para estar en capacidad de tomar las respecti=
vas
acciones correctivas.
4.=
Actu=
ar: consiste en una fase de seguimiento y verificaci=
ón del
desarrollo, rendimiento y resultados de la implantación del modelo de gesti=
ón
integral de activos fijos, que será ejecutada por los directivos de la enti=
dad
para valorar en qué medida se logró mejorar el control contable –
administrativo de los activos fijos.
Conclusiones.
ü=
La g=
estión
de activos constituye una herramienta imprescindible para aprovechar al máx=
imo
su capacidad instalada en pro del desarrollo empresarial, de igual manera es
importante reconocer su desgaste, así como también cuando ha concluido su v=
ida
útil para depurar los recursos productivos con los que realmente cuenta la
entidad.
ü=
El c=
ontrol
contable y administrativo cumplen una importante función, puesto que la cla=
ve
del éxito empresarial radica no solamente en la cantidad de bienes y recurs=
os
que se disponga, sino sobre todo del uso, control y protección que se ejerza
sobre ellos para lograr su máximo rendimiento, así como del adecuado regist=
ro y
procesamiento de la información contable.
ü=
La
propuesta del modelo de gestión integral de activos fijos constituye un
instrumento eficaz para que la asociación esté en capacidad de controlar
eficientemente la vida útil y depreciación de los activos fijos que posee; =
administrar
su buen uso por medio de la asignación de responsabilidades para su protecc=
ión
y custodia, y seguimiento de los procesos estructurados para su correcta
ejecución, favoreciendo el cumplimiento de los parámetros de desarrollo y
rentabilidad planificados.
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El artículo que se publica es de
exclusiva responsabilidad de los autores y no necesariamente reflejan el
pensamiento de la Revista Ciencia
Digital.
El artículo qu=
eda
en propiedad de la revista y, por tanto, su publicación parcial y/o total en
otro medio tiene que ser autorizado por el director de la Revista Ciencia Digital.
[1] Unive=
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Católica de Cuenca, Departamento de Posgrado, Cuenca, Ecuador, ladyalexandragarciajimenez@gmail.com
[2] Universidad Católica de Cuenc= a, Departamento de Posgrado, Cuenca, Ecuador, inarvaez@ucacue.edu.ec
[3] Universidad Católica de Cuenc= a, Departamento de Posgrado, Cuenca, Ecuador, jcerazo@ucacue.edu.ec
www.visionariodigital.org
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Vol.
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