Rec=
ibido:
08-01-2018 /Aceptado: 09-02-2018/ Publicado: 01-04-2018
Estudio de un sistema de control inter=
no
del departamento de colecturía de la Unidad Educativa Particular Juan Monta=
lvo
del cantón la Concordia.
Study of an internal control system of the departm=
ent
of collector of the Particular Educational Unit Juan Montalvo of the canton
Concord.
Sandra Karina Guamán Chávez, Ing.[1=
], Ramiro Enrique Guamán Chávez,
Resumen.
Esta
investigación se la realizo sobre el
sistema de control interno en el departamento de colecturía de la Un=
idad
Educativa Particular “Juan Montalvo” del Cantón La Concordia, esta área
presenta deficiencia en el manejo y aplicación de normas de control interno
porque existía mucha pérdidas econ=
ómicas
y materiales en la institución, en esta
estudio se aplicó un metodología, crítica, prepositivo, descriptivo y
exploratorio y se trabajó con un muestra de 247 personas divididas en 1
autoridad o rector de la institución, 9 docente, 3 personal administrativo y
operativo, 114 padres de familia y 120 estudiantes y como resultado podemos
indicar si socializamos las normas, políticas y manuales de procedimientos =
de
control interno propuestos para el departamento de colecturía, se podrá
controlar y verificar las debilida=
des de
las diferentes áreas de un empresa o institución, esto conlleva también a un
trabajo en conjunto y las autoridades del plantel cumplir para un sana conv=
ivencia
en contexto educativo.
Palabras clave:
Auditoría de gestión, Presupuesto educativo, Costes educativos, Administrac=
ión
de la educación.
Abstract.=
This
investigation was carried out on the internal control system in the collect=
ion
department of the Particular Education Unit "Juan Montalvo" of Ca=
nton
La Concordia, this area has a deficiency in the management and application =
of
internal control standards because there was a lot of economic losses and
materials in the institution, this study was applied a methodology, critica=
l,
prepositive, descriptive and exploratory and worked with a sample of 247 pe=
ople
divided into 1 authority or rector of the institution, 9 teacher, 3
administrative and operational staff, 114 parents of family and 120 students
and as a result we can indicate if we socialize the rules, policies and man=
uals
of internal control procedures proposed for the collection department, it w=
ill
be possible to control and verify the weaknesses of the different areas of a
company or institution, this also entails to work together and the campus
authorities meet for a healthy coexistence in educational context.
Keywords:<=
/b> Management audit, Educational budget, Educational
costs, Administration of education.
Introducción.
El Unidad
Educativa Particular “Juan Montalvo”, es una institución educativa de nivel
secundario, que se encuentra ubicado en el Cantón de la Concordia. La insti=
tución
educativa cuenta del departamento=
de
Colecturía, la cual carece de Controles Internos que contribuya al adecuado
funcionamiento y desarrollo de sus actividades. Es importante resaltar la
trascendencia del departamento de Colecturía dentro de la institución
educativa, ya que en ella se centra el manejo de los recursos económicos de=
la
institución y de sus adecuado funcionamiento, de ello dependerá su desarrol=
lo
institucional, cabe mencionar que esta área se encuentra íntimamente
relacionada con las áreas de bodega y suministros, es importante mencionar =
que es una institución de educación privada
En el recurrir=
del
tiempo, el incremento poblacional, el desarrollo de las tecnologías, la
importancia del departamento de colecturía no ha sido considerada en su
totalidad, en virtud de que la mayoría de los establecimientos educativos n=
o se
han implementado normas de control interno que permitan regular el registro=
de
sus actividades y operaciones con eficiencia, eficacia, y efectividad en
beneficio de la institución (Ccaccya , 201=
5).
Las constantes preocupaciones por reincidencias de fallas en los procesos,
posibles fraudes o malos entendidos, el conformismo en obtener solamente lo
suficiente para pagar sus facturas: no preocupándoles la dirección
institucional ni el futuro de la entidad; a lo cual le agregaremos la falen=
cia
propia por falta de control interno operativo en la entidad, la probabilida=
d de
que se incurran en pérdidas patrimonial será cada vez más acertada (Domínguez & Benedicto, 2010).
Al evaluar en
forma integral los procesos de control interno para luego tomar las medidas
pertinentes que eviten incompatibilidades, conflictos de intereses, reserva=
de
la información, y mitigar los riesgos de fraudes y errores operativos,
financieros y legales (Ley Orgánica de Edu=
cación
Intercultural , 2011). El Control Interno es sinónimo de evaluar la
gestión y comprenderá un plan institucional basado en un conjunto de método=
s y
medidas adoptadas dentro de la entidad, a fin de salvaguardar sus recursos =
para
verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administr=
ativa,
promover la eficiencia, eficacia y efectividad en las operaciones, estimula=
ndo
la observación de las políticas prescritas e impulsar el cumplimiento de las
metas y objetivos programados; ya que el control interno será una
responsabilidad de todos de la institución
(Jiménez , 2017).
Si una institu=
ción
sea pública o privada descuidase de sus controles internos, su situación se=
rá
tan frágil, que se podrá cometer fraudes, y errores que pondrán en riesgos =
el
patrimonio. Un deficiente e inadecuado sistema de Control Interno en el
departamento de colecturía del Un=
idad
Educativa Particular “Juan Montalvo del cantón La Concordia, generara futur=
os
problemas de tipo administrativo financiero dentro del funcionamiento
institucional conllevando al retraso en el cobro de las mensualidades de los
estudiantes, pago tardío de sueldos a la planta docente como administrativa=
( López , 2013).
Es importante
resaltar que el desarrollo de procedimientos que permitan optimizar el cont=
rol
y uso de los recursos, conllevara a la administración a tomar decisiones adecuadas que foment=
en el
desarrollo integral de la institución (MIN=
EDUC,
2014), es por esto necesario que se tome la debida concientización ya
que de no implementarse ese tipo de
estrategias se vería afectada e involucrada en un riesgo y en un posible ce=
se
de sus actividades, por ende en un perjuicio para su población estudiantil =
( Márquez, 2011).
El estudio de =
los
sistemas de control interno tiene por objeto el avaluar si se salvaguarda o
preserva los bienes de la entidad a fin de evitar desembolsos indebidos de
fondos y si se ofrece seguridad de no contraer obligaciones sin autorizació=
n,
la evaluación de los sistemas, procedimientos, reglamentaciones y actividad=
es
que interrelacionadas entre sí, la presente investigación tiende a realizar=
un
estudio y evaluación e los sistemas y procedimientos de control interno a
aplicarse en el departamento de colecturía de la institución (Quintero , 2009).
Método y materiales.
El tipo de
investigación es de carácter de campo, con un con un método crítico, prepositivo, descriptivo y
exploratorio, donde vamos observar las realidad de la problemátic=
a de la
unidad educativa, además tiene un enfoque mixto
cuantitativo cualitativo que permitirá recoger y analizar diferentes las razones del problema, se aplicara una
encuesta a 247 personas divididas en 1 autoridad o rector de la institución=
, 9
docente, 3 personal administrativo y operativo, 114 padres de familia y 120
estudiantes. Para obtención de los resultados se utilizó como herramientas
software Excel, formulas, tablas estadísticas y para demostrar la magnitud =
del
problema y poder proponer una propuesta se solución en este campo
Análisis de los datos.
Tabla
1. ¿Conoce usted las
actividades y operaciones que realiza el departamento de Colecturía?
|
A=
LTERNATIVA |
A=
UTORIDAD |
P=
ERS. D=
OCENTE |
P=
ADRES
DE F=
AM. |
E=
STUDIANTES |
||||
|
F |
% |
F |
% |
F |
% |
F |
% |
|
|
S=
I |
0 |
0% |
2 |
40% |
10 |
14.08% |
20 |
27.03% |
|
N=
O |
1 |
100% |
3 |
60% |
0 |
85.92% |
54 |
72.97% |
|
T=
OTAL |
1 |
100% |
5 |
100% |
2 |
100% |
74 |
100% |
Elaborado por: Grupo
investigador.
De acuerdo a e=
sta
pregunta encontramos que, la autoridad principal de la institución desconoce
las actividades y operaciones que debe realizar el área de colecturía ,el
personal docente de plantel las co=
noce
en un 40% de frente al
60% de desconocimiento, el
personal administrativo y operativo asegura si conocerlo, el porcent=
aje
de padres de familia que lo conocen es
de 14.08% y el 85.92% no lo conocen y mientras que los
estudiantes de la institución dicen conocerlas y el porcentaje equivale al<=
span
style=3D'mso-spacerun:yes'> 27.97%. Dando a entender que dentro de la
institución se está manejando de manera incorrecta la información debido a que la mayoría =
de los
involucrados en ella desconocen las actividades y operaciones que debe real=
izar
el área de colecturía.
Tabla 2. ¿Le interesaría a =
usted
conocer las actividades que están bajo la responsabilidad del departamento =
de
Colecturía?
|
ALTERNATIVA |
AUTORIDAD |
PERS. DOCENTE |
PERS. ADMIN.Y OPER. |
PADRES DE FAM. |
ESTUDIANTES |
|||||
|
|
F |
% |
F |
% |
F |
% |
F |
% |
F |
% |
|
SI |
1 |
100% |
4 |
80% |
2 |
100% |
60 |
84.5% |
60 |
81.08% |
|
NO |
0 |
0% |
1 |
20% |
0 |
0% |
11 |
15.5% |
14 |
18.92% |
|
TOTAL |
1 |
100% |
5 |
100% |
2 |
100% |
71 |
100% |
74 |
100% |
Elaborado por: Grupo
investigador.
Respecto a la
segunda pregunta encontramos que la autoridad el platel si está interesado a
conocer las actividades y operaciones que se realiza el área de colecturía,=
el
personal docente también se interesa por conocer en un 80% frente al 20% de
negación, el personal administrativo y operativo, a pesar de conocer si des=
ea
aprender más sobre el tema los padres de familia asumen querer tener
conocimiento en un 84.5% frente al 15.5% de desinterés de los estudiantes d=
el
platel afirman querer conoce en un 81.08%, mientras que el 18.92% no tienen
interés en tener conocimiento sobre las actividades y operaciones que reali=
za
el área de colecturía. Entiendo con los resultados que existe gran disposic=
ión
en aprender comprender sobre las actividades y operaciones de área de
colecturía para un correcto manejo y registro de las mismas.
Tabla
3. ¿Crees usted que el
registro de las operaciones y actividades de colecturía se realizan de mane=
ra
correcta?
|
ALTERNATIVA |
AUTORIDAD |
PERS. DOCENTE |
PERS. ADMIN. Y OPER. |
PADRES DE FAM. |
ESTUDIANTES |
|||||
|
|
F |
% |
F |
% |
F |
% |
F |
% |
F |
% |
|
SI |
1 |
100% |
0 |
0% |
1 |
50% |
8 |
11.27% |
48 |
64.86% |
|
NO |
0 |
0% |
5 |
100% |
1 |
5% |
63 |
88.73% |
26 |
35.14% |
|
TOTAL |
1 |
100% |
5 |
100% |
2 |
100% |
71 |
1005 |
74 |
100% |
Elaborado por: Grupo
investigador.
En la tercera
pregunta se observa que, la autoridad del plantel está segura de las
actividades y operaciones de colecturía si se están registrando de manera
correcta a pesar de su ignorancia sobre el tema, por otro lado, el personal docente afirma que el=
área
de colecturía no está cumpliendo correctamente con su trabajo, el personal
administrativo y operativo lo afirma solamente en un 50%, los padres de fam=
ilia
están conscientes que el área de colecturía no está trabajando correctament=
e en un 88.73%mientras el 11.27% asumen l=
os
contrario y en cuanto a los estudiantes del plantel el 64.86% dicen que si =
lo
están realizando bien y el 35.14% lo niega. Dando a entender con esto que
debería a desconocimiento sobre el tema algunos involucrados con la institu=
ción
asumen que las actividades y operaciones de colecturía se están realizando =
de buen manera, mientras que los directamente afectados
asegurando lo contrario.
Tabla 4. ¿Considera usted que se debería normar su
actividad?
|
ALTERNATIVA |
AUTORIDAD |
PERS. DOCENTE |
PERS. ADMIN. Y OPER. |
PADRES DE FAM. |
ESTUDIANTES |
|||||
|
|
F |
% |
F |
% |
F |
% |
F |
% |
F |
% |
|
SI |
1 |
100% |
5 |
100% |
1 |
50% |
67 |
94.37% |
69 |
93.24% |
|
NO |
0 |
0% |
0 |
0% |
1 |
50% |
4 |
5.63% |
5 |
6.76% |
|
TOTAL |
1 |
100% |
5 |
100% |
2 |
100% |
71 |
100% |
74 |
100% |
Elaborado por: Grupo
investigador.
De acuerdo a la
pregunta número cuatro encontramos que, la autoridad asegura que debería ha=
ber
normativas para regular las activi=
dades
y operaciones del área de colectur=
ía, el
personal decente coincide con la aseveración del rector de la institución, =
pero
el personal administrativo solamente coincide en un 50%, los padres de fami=
lia
dicen en un 94.37% que si se debería norma su actividad, frente al 5.63% de
negación y el porcentaje de los estudiantes de la institución que afirman s=
obre
la normativa es del 6.76%. Entendiendo con esto que se debe establecer las
normativas para el área de colecturía.
Tabla
5. ¿Cree usted que los
objetivos y metas institucionales se están logrando?
|
ALTERNATIVA |
AUTORIDAD |
PERS. DOCENTE |
PERS. ADMIN. Y OPER. |
|||
|
|
F |
% |
F |
% |
F |
% |
|
SI |
0 |
0% |
1 |
20% |
0 |
0% |
|
NO |
1 |
100% |
4 |
80% |
2 |
100% |
|
TOTAL |
1 |
100% |
5 |
100% |
2 |
100% |
Elaborado por: Grupo
investigador.
En
la pregunta número cinco se obtiene que, la autoridad principal de la
institución considere que no se están cumpliendo los objetivos y metas del
plantel referente a ámbito económico, el personal docente del plantel coinc=
ide
con el rector en un 80%, mientras que el personal administrativo y operativo
concuerda con la autoridad del plantel. Dando a entender con esto que las n=
ormativas
y operaciones del área de colecturía son fundamentales para la consecución =
de
los objetivos y metas institucionales.
Tabla
6. ¿Considera usted q=
ue se
debe establecer sistemas de Control Interno en el departamento de Colecturí=
a?
|
ALTERNATIVA |
AUTORIDAD |
PERS. DOCENTE |
PERS. ADMIN. Y OPER. |
PADRES DE FAM. |
ESTUDIANTES |
|||||
|
F |
% |
F |
% |
F |
% |
F |
% |
F |
% |
|
|
SI |
1 |
100% |
5 |
100% |
1 |
50% |
63 |
88.73% |
58 |
78.38% |
|
NO |
0 |
0% |
0 |
0% |
1 |
50% |
8 |
11.27% |
16 |
21.62% |
|
TOTAL |
1 |
100% |
5 |
100% |
2 |
100% |
71 |
100% |
74 |
100% |
Elaborado por: Grupo
investigador.
De
acuerdo con la sexta pregunta encontramos que, que la autoridad del plantel=
si
considera que se debe establecer el Control Interno en el área de colecturí=
a,
estando en concordancia con el personal docente y el 50% del personal
administrativo y operativo de la institución, los padres de familia dicen e=
star
de acuerdo en un 88.73%, frente al 11.27% de negación, mientras que el 78.3=
8% de
los estudiantes afirman sobre el establecimiento de Control Interno. Obteni=
endo
como respuesta que el Control Interno en el área de colecturía es esencial.=
Tabla
7. ¿Cree usted que las
actividades y operaciones de colecturía mejorarían si se establece un adecu=
ado
sistema de control interno?
|
ALTERNATIVA |
AUTORIDAD |
PERS. DOCENTE |
PERS. ADMIN. Y OPER. |
PADRES DE FAM |
ESTUDIANTES |
|||||
|
|
F |
% |
F |
% |
F |
% |
F |
% |
F |
% |
|
SI |
1 |
100% |
4 |
80% |
2 |
100% |
67 |
85.92% |
61 |
82.43% |
|
NO |
0 |
0% |
1 |
20% |
0 |
0% |
10 |
14.08% |
13 |
17.57% |
|
TOTAL |
1 |
100% |
5 |
100% |
2 |
100% |
71 |
100% |
74 |
100% |
Elaborado por: Grupo
investigador.
Referente
a la pregunta número siete, la autoridad del plantel cree que las operacion=
es
de colecturía mejorarían con el establecimiento de Control Interno,
coincidiendo con el 80% del personal docente y con todo el personal
administrativo y operativo, los padres de familia lo afirman en un 85.92% y=
los
estudiantes del plantel lo aseguran en un 82.43%. Entendiendo con esto que =
el
Control Interno mejoraría el registro de las actividades y operaciones del =
área
de colecturía.
Tabla
8. Si se implementa un
sistema de Control Interno en el departamento de Colecturía ¿Usted cree que=
el
ámbito financiero, administrativo y operativo del Colegio puede mejorar?
|
ALTERNATIVA |
AUTORIDAD |
PERS. DOCENTE |
PERS. ADMIN. Y OPER. |
PADRES DE FAM. |
ESTUIANTES |
|||||
|
|
F |
% |
F |
% |
F |
% |
F |
% |
F |
% |
|
SI |
1 |
100% |
4 |
80% |
2 |
100% |
65 |
91.55% |
67 |
90.54% |
|
NO |
0 |
0 |
1 |
20% |
0 |
0% |
6 |
8.45% |
7 |
9.46% |
|
TOTAL |
1 |
100% |
5 |
100% |
2 |
100% |
71 |
100% |
74 |
100% |
Elaborado por: Grupo
investigador.
En
la pregunta la autoridad del plantel afirma que la institución puede mejorar
económicamente con el establecimiento de Control Interno, concuerda con su
respuesta el personal administrativo y operativo, el 80% del personal docen=
te,
el 91.55% de los padres de familia y el 90.54% de los estudiantes del plant=
el.
Obteniendo como resultado que si se pone en marcha el Control Interno en el
área de colecturía la situación económica del Colegio sería mejor,
contribuyendo en el engrandecimiento de la misma.
Tabla
9. ¿Usted considera q=
ue se
debería realizar evaluaciones de cumplimiento a fin de determinar si las
normas, procedimientos y políticas se cumplen?
|
ALTERNATIVA |
AUTORIDAD |
PERS. DOCENTE |
PERS. ADMIN. Y OPER. |
PADRES DE FAM. |
ESTUDIANTES |
|||||
|
|
F |
% |
F |
% |
F |
% |
F |
% |
F |
% |
|
SI |
1 |
100% |
5 |
100% |
1 |
50% |
55 |
77.46% |
41 |
55.41% |
|
NO |
0 |
0% |
0 |
0% |
1 |
50% |
16 |
22.54% |
33 |
44.59% |
|
TOTAL |
1 |
100% |
5 |
100% |
2 |
100% |
71 |
100% |
74 |
100% |
Elaborado por: Grupo
investigador.
En la novela
pregunta la autoridad del plantel cree que se debe evaluar el control inter=
no para
saber que está siendo acatado correctamente, coincidiendo con el, el person=
al
docente, el 50% del personal administrativo y operativo, el 71.46% de los
padres de familia y el 55.41%de los estudiantes del plantel. Dando entender=
con
esto que el análisis es necesario para el Control Interno surja efecto posi=
tivo
en el registro de las actividades y operaciones de la colecturía.
Tabla
10. ¿Usted estaría dis=
puesto a
aplicar normas, manuales de procedimientos y políticas de control interno,
determinado en el sistema propuesto?
|
ALTERNATIVA |
AUTORIDAD |
PERS. DOCENTE |
PERS. ADMIN. Y OPER. |
PADRES DE FAM. |
||||
|
|
F |
% |
F |
% |
F |
% |
F |
% |
|
SI |
1 |
100% |
5 |
100% |
2 |
100% |
63 |
88.73% |
|
NO |
0 |
0% |
0 |
0% |
0 |
0% |
8 |
11.27% |
|
TOTAL |
1 |
100% |
5 |
100% |
2 |
100% |
71 |
100% |
Elaborado por: Grupo
investigador.
La autoridad d=
e la
intuición educativa si estarían de acuerdo en cumplir las normativas, acord=
ado conjuntamente
con el personal docente, administrativo y operativo y los padres de familia=
en un 88.73%,
mientras 11.27% no estaría de acue=
rdo
con este o desconoce. Entendiendo =
con
esto que los individuos inmersos con la institución están pestos para ayuda=
r a
mejorar la situación del Colegio Técnico Particular Mixto Popular “Juan Mon=
talvo”,
del cantón la Concordia.
· =
Proponer el
establecimiento de un sistema de Control Interno en el departamento de
Colecturía de la Unidad Educativa Particular “Juan Montalvo, del cantón La
Concordia, a todos los individuos relacionados con la institución, esto
alcanzara buenos beneficios al aplicar y cumplir normativa para el mejorami=
ento
de las actividades y control de recursos económico en
· =
La inclusión de los
directivos y personal administrativos estudiante y padres de familia sobre =
de
los manejos de políticas institucionales con es el caso de manejo y las normas de=
l control interno con el fin de poder
solucionar la problemática y mejorara la imagen de la institución.
· =
Socializar las normas,
políticas y manuales de procedimientos de control interno propuestos para el
departamento de colecturía, con esto se podrá controlar y verificar las debilidades de
las diferentes áreas de una empresa o institución, además las autoridades d=
el
plantel deben buscar estrategias p=
ara
cumplir las actividades de acuerdo a las normativas y políticas de los
procedimientos establecidos con el
objeto de promover un desarrollo sustentable en la institución.
Para citar el artículo indexado.
Guamán S.,
http://cienciadigital.=
org/revistacienciadigital2/index.php/VisionarioDigital/article/view/37/36
El artículo que se
publica es de exclusiva responsabilidad de los autores y no necesariamente
reflejan el pensamiento de la Revista Ciencia Digital.
[2]Universidad
Técnica Luis Vargas Torres de Esmeraldas, Extensión La Concordia, Ecuador,<=
span
style=3D'mso-spacerun:yes'> ramiro.guaman@utelvt.edu.ec
[3]Universidad Técnica Luis Vargas Torres de Esmeraldas Extensión La
Concordia, Ecuador, jpuyol173@gmail.com
<= o:p>