Introduction: The scientific article addresses the digital transformation within management, as a tool to promote the development of the La Ciénega farm, especially in the importance of international alliances to take advantage of the growth in sales in the service offered by the company. Digital technologies can contribute to improving productivity, through a focused approach with the company's collaborators in such a way that business efficiency is promoted in each of the processes. Through the real experience that was the Covid-19 pandemic, it allowed us to discover the importance of digital transformation within the workplace since this experience taught the different ways of communication with the digital transformation of different countries. Hacienda la Ciénega has entered an economic crisis since the coronavirus with limited growth potential and few customer visits. Digital transformation, whether a company or a service provider, must respond to the changing needs of its clients or market trends, to obtain satisfied clients in the service offered by Hacienda la Ciénega, and must also reconstruct the dynamics of the organizations and being able to adapt to the needs of the present and the future. Objective: Under the considerations described above, the objective of this research is to design a digital transformation methodology applicable to Hacienda La Ciénega that promotes business efficiency in each of the processes. Methodology: The research was non-experimental and numerical and statistical data, as well as non-numerical information, were collected and analyzed. Results: The results show that 35.8% of those surveyed affirm that digital transformation is applied throughout the organization and in an integrated manner, while 64.2% indicate that, although there is application, it is limited to some areas or departments. Conclusions: In conclusion, digital transformation has made it clear that it is more than a simple adoption of technology; It is a fundamental change in the way organizations operate and deliver considerable value in improving the experience of their customers. General study area: Business Administration. Specific study area: Project direction and management

La desorganización de la información y la gestión ineficaz dedocumentos representan desafíos que afectan la operatividad y la toma dedecisiones dentro de la cooperativa JEP, evidenciando la necesidad de unsistema de gestión documental estructurado. Además, la simplificación deprocedimientos para acceder y gestionar documentos, tanto interna comoexternamente, y el manejo adecuado del almacenamiento de informaciónfísica, se destacan como factores para mejorar la eficiencia,transparencia y productividad de la cooperativa (Congreso de la República de Colombia, 2019).

La falta de acceso a información relevante en la Cooperativa JEPrepresenta un desafío significativo, ya que la incapacidad para obtenerdocumentos necesarios de manera rápida y eficiente limita su capacidadde respuesta tanto a solicitudes internas como externas, impactandonegativamente en su dinamismo y la satisfacción de sus miembros (Espinel & Ferie, 2020). Además, la carencia de herramientas tecnológicasadecuadas para la gestión documental obstaculiza el procesamiento,almacenamiento y recuperación eficientes de información, lo queralentiza las operaciones y aumenta el riesgo de pérdida o mal manejo dedocumentos críticos (Ruiz et al., 2020).

La falta de disponibilidad de información actualizada y oportunarepresenta un desafío significativo para la cooperativa, ya que limitasu capacidad para realizar análisis precisos y tomar decisionesinformadas (Trujillo, 2021). Esta situación se vuelve aún más críticaante la necesidad de responder con rapidez a los cambios del mercado o arequerimientos específicos de los miembros o entidades reguladoras.Además, la gestión documental ineficaz obstaculiza la interacción entrelos diferentes departamentos, comprometiendo la colaboración y laproductividad del equipo (Pérez, 2020). El intercambio inadecuado dedocumentos e informes contribuye a esta problemática, y la falta de unagestión documental adecuada se traduce en una pérdida de productividadde más del 20% entre los colaboradores.

La metodología archivística, base fundamental de la gestióndocumental empresarial, se encuentra en constante evolución debido a losavances tecnológicos (González, 2022). Considerando la magnitud de laCooperativa de Ahorro y Crédito “Juventud Ecuatoriana Progresista”Ltda., con 63 agencias a nivel nacional y una gran cantidad dedocumentos que requieren clasificación y archivo por dependencia, sepropone la implementación de un enfoque DMF en la gestión documental.Este enfoque busca establecer un sistema que permita el registro,control y seguimiento digital de los archivos actualmente manejados enpapel. Con esto, se optimizarán las operaciones administrativas,facilitando la búsqueda y organización de documentos, y contribuyendo auna gestión de información más ágil y eficiente. El diseño de esteenfoque DMF tiene como objetivo mejorar la gestión documental en laCooperativa JEP, optimizando el acceso, la organización, el flujo deinformación y la seguridad.

La implementación de un Programa con enfoque DMF adecuado no solooptimiza el flujo de trabajo y la productividad, sino que tambiénresalta la importancia de los documentos como pilares de latransparencia y la toma de decisiones informadas (Congreso de la República de Colombia, 2019). Considerando la digitalización y laadopción de herramientas tecnológicas avanzadas, las cooperativas puedensuperar barreras tradicionales, facilitando el acceso oportuno yeficiente a la información (Espinel & Ferie, 2020). La adopción decanales virtuales y la implementación de sistemas de gestión electrónicade documentos se revelan como estrategias clave para fomentar unacultura de transparencia y colaboración, optimizando la experiencia delusuario y la productividad de la cooperativa (Ruiz et al., 2020). Porotro lado, la gestión de la diversidad documental en las cooperativas,incluyendo documentos administrativos y aquellos vinculados a serviciosprestados, suele centralizarse en un único espacio de almacenamiento, encontraposición a un enfoque de archivo descentralizado.

La actualización constante de las tablas de retención documental y latransición hacia soluciones digitales son fundamentales para utilizarlos recursos de manera más eficiente, minimizar el desperdicio y mejorarla rentabilidad de la inversión (Trujillo, 2021). Un enfoque DMFintroduce prácticas y tecnologías que transforman el manejo de lainformación, desde la creación hasta la disposición final de documentos.Al adoptar un enfoque DMF, se establecen bases sólidas para ladigitalización, la seguridad de la información y la accesibilidad,elementos que son fundamentales para mejorar la gestión documental(Congreso de la República de Colombia, 2019).

En términos de eficiencia, la automatización de procesos y ladigitalización de documentos disminuyen significativamente el tiempo ylos recursos dedicados a la gestión de documentos, asegurando una mayorproductividad y una reducción de los costos de almacenamiento físico(Espinel & Ferie, 2020). Sin embargo, la eficiencia de lacooperativa se ve comprometida cuando los empleados enfrentanincertidumbre sobre dónde encontrar documentos específicos requeridos.Russo (2009, pág. 10) resalta que “un sistema de gestión documentaleficiente no solo eleva la productividad y previene problemasrelacionados con la gestión de información y documentos, sino quetambién optimiza los costos en recursos”.

En el estudio de & Manrique García (2023) se enfocaron en AlianzaFiduciaria, evaluando métodos tradicionales y contemporáneos paramejorar la eficiencia administrativa. Además, su análisis condujo aldesarrollo de una propuesta personalizada centrada en Ciberseguridad,Marketing Digital, Formación y Personas, y Big Data y Analytics, con elobjetivo de optimizar la gestión digital de la información en laorganización. Por otro lado, Caspi & Porras (2015) dirigieron suatención a la Cooperativa de Ahorro y Crédito "Andina" Ltda.,empleando la metodología de Programación Extrema (XP) para abordar lasdemandas del área de crédito. Ambos proyectos se beneficiaron deenfoques meticulosos y detallados, ofreciendo pautas claras para lamejora continua en la gestión documental digital en sus respectivasentidades.

Se propone evaluar un enfoque de DMF para mejorar la eficiencia en elmanejo de documentos en la Cooperativa JEP, buscando optimizar elacceso, la organización, el flujo de información y la seguridad de losdocumentos. En primer lugar, se llevará a cabo un diagnóstico de lasituación actual de la gestión documental en la Cooperativa JEP, con elfin de identificar los problemas y necesidades más urgentes.Posteriormente, se procederá a investigar teorías y estudios aplicadossobre gestión documental en diversos contextos. Finalmente, se realizaráuna investigación sobre las herramientas y tecnologías necesarias parala implementación efectiva del enfoque DMF en la Cooperativa.

La gestión documental se entiende como el conjunto de prácticas,tecnologías y técnicas empleadas para gestionar el flujo de documentosdentro de una organización, abarcando desde su creación hasta sueventual archivado o eliminación. Como destaca (Trujillo, 2021), laesencia de un sistema de gestión documental en cooperativas radica en sucapacidad para digitalizar y almacenar documentos físicos, lo cualoptimiza significativamente las operaciones administrativas. Además,dicho sistema facilita la búsqueda y organización de documentos y datosen variados formatos, contribuyendo a una gestión de información máságil y eficiente en la empresa.

Según Piñeros et al. (2018), el enfoque hacia la gestión documentaldestaca por su doble propósito: mientras promueve la conservaciónefectiva de la información relevante, simultáneamente combate laacumulación innecesaria de papel. En la dinámica operativa de lacooperativa, la evaluación y el seguimiento de su rendimiento se basanen la integridad y la organización de su documentación. Como señalaPérez (2020), "todas las operaciones que la institución desarrollase respaldan con licitudes o formularios firmados y sellados por quienescorresponda, principalmente en el área contable y el área de crédito ycobranza” (p. 12). Por lo tanto, se resalta la conexión intrínseca entrela gestión documental eficiente y la capacidad de la cooperativa paraprogresar y operar de manera efectiva, enfatizando la necesidad deprácticas de gestión de archivos coherentes y bien estructuradas.

Chuquimarca (2018) resalta la relevancia de las Cooperativas deAhorro y Crédito (COAC) dentro del sistema financiero ecuatoriano,citando que "La participación de las Cooperativas de Ahorro yCrédito (COAC) en 2017 fue del 19.8% en el sistema financiero nacional,y la Cooperativa de Ahorro y Crédito JEP Ltda. participaba con el 2.62%,demostrando que posee una participación significativa en el sistemafinanciero del Ecuador" (Chuquimarca, 2018, p. 15). Lo que pone enevidencia el impacto significativo que las COAC tienen en la economíanacional, y el papel importante que juega específicamente la Cooperativade Ahorro y Crédito JEP Ltda. dentro de este segmento, señalando sucontribución y presencia en el sistema financiero ecuatoriano.

Un ejemplo pertinente es la implementación de un sistema de gestióndocumental en la Cooperativa de Ahorro y Crédito "Andina"Ltda. en el cual emprendió con un objetivo específico: optimizar lostiempos de respuesta en la gestión de créditos, lo cual se anticipabaque traería una serie de beneficios tangibles. Entre estos, se esperabauna mejora en la calidad del servicio al cliente, un incremento en laaceptación por parte de los clientes, una mayor facilidad de acceso alos créditos y, por último, una reducción significativa de los costosoperacionales. La implementación efectiva de este sistema fue facilitadapor la creación de un manual exhaustivo, diseñado para apoyar aladministrador del área de Crédito (Caspi & Porras, 2015).

La eficacia con la que una organización maneja sus documentos tieneun impacto directo en el desempeño de sus funciones y responsabilidadesadministrativas. Plúa et al. (2021) destacan que la gestión documentalposiciona al archivo como el núcleo administrativo esencial para laadministración efectiva de la institución. Por lo tanto, no es solo unacuestión de almacenamiento de documentos, sino el sostenimiento de laestructura administrativa y la facilitación del cumplimiento deobjetivos organizacionales.

Según Zambrano et al. (2021), para que la implementación de unsistema de gestión de documentos (SGD) en las organizaciones seaexitosa, "este debe realizarse sobre bases archivísticas sólidas yen estrecha colaboración entre gestores de información, archiveros yespecialistas en tecnologías de la información"(p23). Además, elsistema se debe enfocar a las reglas técnicas de gestión documentalespecíficas de cada país, lo que asegura que la implementación del SGDno solo sea efectiva sino también conforme a las normativas locales.

Por su parte, Camilo y Castro (2021) argumentan, no es posiblegarantizar la obtención de información que sea oportuna, veraz, íntegra,auténtica y accesible sin una gestión documental y administración dearchivos efectivas. Lo que enfatiza que la administración documentalrobusta se constituye como piedra angular para el éxito y latransparencia organizacional.

Berrocal (2016) identifica que en la gestión documental tradicionalse encuentra “ciertos inconvenientes, como la falta de disponibilidadinmediata, falta de control sobre copias y documentos duplicados, pocaseguridad, deficiente distribución de la información, un alto costeproductivo y de almacenamiento; falta de gestión del conocimiento endocumentos y procesos" (p.100). Lo que pone en manifiestolimitaciones como: la dificultad para acceder a información relevante demanera oportuna, la gestión ineficaz de la redundancia documental, lavulnerabilidad ante riesgos de seguridad, la distribución ineficiente dela información, los costos elevados asociados con la producción y elalmacenamiento de documentos físicos, y la inadecuada gestión delconocimiento.

Según Sánchez (2021), las instituciones públicas actualmenterequieren de sistemas de información que les permitan gestionareficazmente los documentos generados en sus procesos a través deplataformas digitales. De tal manera, que las tecnologías de lainformación y la comunicación (TIC) facilitan la transición a entornosdigitales mejorando la eficiencia y accesibilidad de la información.

García & Gallegos (2022) señalan que para conservar a largo plazoestos activos de información nacidos digitales, hay que plantearse laaplicación de prácticas de preservación digital, que no pueden irdisociadas de una adecuada gestión documental desde el momento en que secrean y generan dichos documentos y contenidos. Otro desafío esgarantizar la seguridad y protección de los documentos digitales, ya quepueden estar expuestos a ciberataques. Además, algunas de las tendenciasemergentes incluyen el uso de inteligencia artificial y aprendizajeautomático para la clasificación y análisis de documentos, laimplementación de soluciones de gestión de documentos basadas en la nubey el uso de blockchain para garantizar la autenticidad y la integridadde los registros.

Según Cáceres & Archivera (2023), señalan que el objetivo delPrograma de Gestión Documental (PGD) o enfoque DMF como “el proceso deidentificación del flujo general de documentación generada por cada área"negocio" del museo” (p.5), lo cual abarca desde la creación,captura y circulación de documentos, facilitando así la recuperación deinformación cuando sea necesario, y determinando qué documentos poseenvalor vital o histórico para ser transferidos al Archivo para suconservación, valorización y acceso basado en característicasespecíficas.

El enfoque DMF, según el Congreso de la República de Colombia (2019),se compone de cinco procesos fundamentales: 1. Planeación Documental,donde se establecen las directrices y los objetivos; 2. ProducciónDocumental, que engloba la creación y el registro de documentos; 3.Gestión y Trámite de los Documentos, que se refiere al manejo ymovimiento de los documentos dentro de la organización; 4. Organizacióny Transferencia Documental, que incluye la clasificación, ordenación, ytransferencia de los documentos a sus respectivos archivos; y 5.Disposición Final de los Documentos - Valoración, que determina eldestino final de los documentos, ya sea su conservación permanente o sueliminación.

Por su parte Rendón (2017) ilustra el concepto del ciclo vital de undocumento dentro del enfoque DMF, en las siguientes etapas: el Archivode gestión, que alberga documentos con alta frecuencia de uso yconsulta, producidos específicamente por cada área de la empresa; elArchivo central, que reúne documentos transferidos desde los diversosarchivos de gestión, los cuales siguen siendo vigentes, pero con menorfrecuencia de consulta; y finalmente, el Archivo histórico, destinado ala preservación permanente de documentos que poseen un valorsignificativo e importancia para la entidad.

Según la Asamblea General de la Nación (2017), las dimensionesincluyen el marco normativo, que se compone del normograma relacionadocon la gestión documental, legislación archivística general, estándaresnacionales e internacionales, mecanismos de vigilancia y control, y lanormativa interna que rige la gestión de documentos. En cuanto a losrecursos, se enfatiza la importancia de asegurar la financiaciónadecuada para el plan de acción de inversión, lo que permite laejecución, implementación y cumplimiento de los objetivos establecidos.A nivel tecnológico y de infraestructura, se destaca la necesidad decontar con herramientas tecnológicas avanzadas y una infraestructuraadecuada para la gestión documental, incluida la identificación ycaracterización de los sistemas de información. Finalmente, la dimensiónhumana y organizativa se centra en la conformación de un equipo o grupointerdisciplinario encargado del liderazgo en la gestión documental,estableciendo roles, responsabilidades, perfiles, un plan de trabajo,metodologías de calidad, identificación de riesgos y un plan deacción.

Por su parte, Espinel & Ferie (2020) resaltan cómo el soportetecnológico facilita un cambio de paradigma tanto en el pensamiento comoen la acción de los individuos dentro de una organización. La adopciónde tecnologías avanzadas conlleva mejoras significativas en lacomunicación y en la gestión de la información de servicios al cliente.La implementación de canales virtuales para manejar informaciónrelacionada con trámites bancarios y no bancarios, solicitudes,agendamiento de turnos y un buzón de sugerencias, son ejemplos claros decómo la tecnología puede redefinir la interacción entre el usuario y lainstitución.

Por otro lado, Rendón (2017) señala la importancia de unaactualización constante de las tablas de retención documental paraadaptar a los nuevos procesos en la organización, integrando cambiosefectivamente en el sistema de gestión documental. Además, la revisiónperiódica es esencial para que estas tablas reflejen la evoluciónoperativa y las necesidades de documentación, garantizando una gestiónque cumpla con normativas legales y se ajuste a las mejoras y dinámicasinternas organizacionales.

La implementación del enfoque DMF se orienta hacia la consecución deobjetivos que fortalecen la administración pública y su relación con laciudadanía. Según la Asamblea General de la Nación (2017), los objetivosincluyen la trascendencia de los documentos y archivos como fundamentosdel lenguaje administrativo, esenciales para el ejercicio de laparticipación ciudadana, la transparencia y el control de la gestiónpública, así como la garantía de derechos individuales y colectivos.Asimismo, busca racionalizar y controlar la producción documental,normalizar procedimientos y formatos, mejorar la gestión decorrespondencia a través de sistemas eficientes de correo y mensajería,y regular la organización de documentos acorde a principios de ArchivoTotal, que abarcan finalidad, responsabilidad, confidencialidad,seguridad y accesibilidad.

Según Duran & Molano (2019) destacan los beneficios deimplementar una gestión documental efectiva en las organizaciones,afirmando que esta permite "reducir el volumen de documentosinnecesarios, administrar la información plasmada en documentos paraagregar valor a la gestión de los conocimientos de la entidad, apoyar latransparencia, la eficacia, la eficiencia y modelo integrado de lagestión de la entidad"(p.32). Por su parte Caspi & Porras (2015) resaltan que la implementación de un sistema de gestióndocumental eficiente conlleva a un ahorro significativo de tiempo yrecursos en las organizaciones.

Rendón (2017) destaca la importancia de la transversalidad en laimplementación de un Programa de Gestión Documental (PGD) para asegurarsu efectividad. Se enfatiza que el PGD debe abarcar toda laorganización, ya que todas las unidades administrativas gestionandocumentos, independientemente del formato o los métodos de producción.Por otro lado, (Trujillo, 2021) destaca el ciclo de gestión documentalcomo un proceso que asegura la protección integral de los documentosdesde su creación hasta su disposición final.

Además, Ascanio (2019) define el Programa de Gestión Documental comoun conjunto de “actividades administrativas y técnicas aplicadas paraplanificar, manejar y organizar la documentación producida y recibida,además de crear e implementar procedimientos para definir la disposiciónfinal de la documentación, con el objetivo de facilitar su utilización yconservación"(p 34). También, resalta la importancia de la Tabla deRetención Documental como un listado maestro que no solo enumera losdocumentos generados por la organización, sino que también especificalos responsables, los lugares de almacenamiento y los tiempos deretención para cada archivo.

La adopción del enfoque DMF enfrenta obstáculos como la resistenciaal cambio y la falta de conocimiento sobre sus beneficios. Según Piñeros et al. (2018), resaltar la utilidad del Programa de Gestión Documental(PGD) en la toma de decisiones es una estrategia efectiva para superarestos desafíos. Por lo tanto, el PGD optimiza las operaciones diarias, yes fundamental en decisiones administrativas, operativas, de emergenciay estratégicas. Al demostrar cómo los documentos proporcionan unregistro fiable de las actividades organizacionales para decisionesinformadas, se promueve la aceptación y el compromiso hacia el enfoqueDMF.

(Ruiz et al., 2020) subrayan la importancia de considerar las diversasformas y tipologías de documentos electrónicos, así como la adecuaciónde las herramientas informáticas actuales para la gestión de ladocumentación circulante. Además, resaltan la necesidad de que lasorganizaciones adopten gestores de documentos tecnológicos que organizany sistematizan toda la información de forma eficiente, previniendo lapérdida de datos y fomentando la colaboración entre los grupos detrabajo en distintas unidades de negocio.

En el contexto de transición hacia la digitalización de la gestióndocumental en las cooperativas, & Manrique García (2023) destacan lanecesidad de establecer una estrategia metodológica enfocada en lagestión documental digital incluyendo la realización de sesiones desensibilización y capacitación dirigidas a todos los empleados,destacando la adoptación de buenas prácticas en la administración de lainformación digital y la adaptación a los cambios que esto conlleva.

Además, & Manrique García (2023) señalan la importancia deintegrar diversas tecnologías y estrategias metodológicas para unagestión documental efectiva y segura. Los pilares identificados en suestudio incluyen la Ciberseguridad, con una calificación de 5.20, paraauditar, monitorizar y asegurar los servicios TIC; seguido por elMarketing Digital y la Formación y personas, ambos con una calificaciónde 4.80; y Big Data & Analytics, con una calificación de 4.70.Asimismo, destacan la adopción de Tecnologías en la nube (Cloud) ySoluciones específicas como ERP, CRM, MES, GMAO, etc., dada su inversiónsignificativa.

La evolución hacia la gestión documental en las cooperativas implicauna reingeniería de procesos que maximiza recursos y mejora resultados(Ruiz et al., 2020). Mientras que Manrique y García (2023) destacan que“la expansión de servicios digitales no solo agiliza operaciones, sinoque también mejora la atención y experiencia del cliente” (p.47),destacando la importancia de establecer canales virtualesinterconectados que faciliten la interacción con otros serviciosregulados, aumentando así la accesibilidad y el alcance dentro deplataformas digitales.

El estudio sobre la mejora de la gestión documental en la CooperativaJuventud Ecuatoriana Progresista se caracterizó por ser cuantitativo,centrándose en la recolección y análisis de datos para evaluar de maneraobjetiva las variables de gestión documental. Además, se utilizaronmétodos como el analítico-sintético para investigar las prácticas degestión documental actuales y alinearlas con un enfoque descriptivo,profundizando en sus aspectos, relaciones y dinámicas. Por otro lado,para la recolección de datos se empleó la encuesta, que consiste en uncuestionario cuidadosamente elaborado para analizar la eficacia,eficiencia y posibles áreas de mejora en la gestión documental de lacooperativa. El instrumento fue adaptado de Caspi & Porras (2015); yManrique & (13); además, incluyó 18 preguntas abiertas. Lapoblación de interés fueron los empleados y gestores directamenteinvolucrados en los procesos documentales, con una muestrarepresentativa de 137 participantes seleccionados mediante muestreoaleatorio simple, de una población total de 250 personas en lacooperativa.

Tras analizar la gestión documental en la Cooperativa JEP bajo elenfoque de la Moderna Gestión Documental (DMF), se destacan hallazgossignificativos que revelan la percepción y la disposición del personalhacia la adopción de tecnologías avanzadas.

El análisis de los resultados de la encuesta en la CooperativaJuventud Ecuatoriana Progresista revela que la mayoría de losencuestados percibe a la cooperativa como preparada para adoptartecnologías avanzadas en gestión documental, con una actitudpredominantemente positiva o neutral al respecto. Los beneficiosesperados de la automatización se centran en el ahorro de tiempo en labúsqueda y recuperación de documentos, seguido por la reducción decostos asociados al manejo de documentos físicos y el mejoraprovechamiento de recursos humanos. Solo una pequeña minoría no esperaningún beneficio de la automatización. Por lo tanto, estos resultadossugieren una aceptación generalizada de la necesidad de modernizar losprocesos documentales para mejorar la eficiencia operativa de lacooperativa.

El análisis binomial de las expectativas de beneficio con laautomatización de archivos en la Cooperativa Juventud EcuatorianaProgresista revela que la mayoría de los encuestados (67.9%) esperaahorrar tiempo en la búsqueda y recuperación de documentos. Encomparación, un 21.9% considera que se reducirán los costos asociados almanejo de documentos físicos, mientras que un 8% anticipa un mejoraprovechamiento de los recursos humanos. Sólo un pequeño porcentaje,1.5% y 0.7%, no espera ningún beneficio o menciona otros beneficiosespecíficos, respectivamente. Estos resultados, todos con unasignificancia p<.001, indican una fuerte expectativa de mejora en laeficiencia operativa con la implementación de la automatizacióndocumental, destacando principalmente el ahorro de tiempo como elbeneficio más significativo. En conclusión, la automatización dearchivos en la cooperativa se percibe predominantemente como una medidaque ahorrará tiempo en la gestión documental, seguido por la reducciónde costos y un mejor uso de los recursos humanos.

El análisis de los resultados sobre la rapidez en la búsqueda dedocumentos muestra que el 60.7% de los encuestados considera que "amenudo" el tiempo de búsqueda es rápido, mientras que el 20.7%opina que "siempre" es rápido. Un 14.1% indica que "aveces" el tiempo es rápido, y solo un 1.5% y un 2.2% consideran que"raramente" o "nunca" es rápido, respectivamente.Además, una gran mayoría de los encuestados (81.4%) perciben que eltiempo de búsqueda para identificar un documento es generalmente rápido,ya sea siempre o a menudo, lo que indica un buen nivel de eficiencia enlos procesos actuales de gestión documental de la Cooperativa JEP. Porlo tanto, se sugiere optimizar aún más los procesos de búsqueda paraeliminar los problemas que experimenta el pequeño porcentajerestante.

De acuerdo a la figura 1, la Cooperativa Juventud EcuatorianaProgresista muestra un alto nivel de preparación para adoptar nuevastecnologías digitales, con un 46% de los encuestados calificando supreparación como alta y un 28% como muy alta. En cuanto a la rapidez enla búsqueda de documentos, el 62,04% de los usuarios considera que estaes a menudo rápida y el 20,44% siempre rápida, lo que indica una buenaeficiencia en los procesos actuales. Sin embargo, las plataformasdigitales actuales tienen margen de mejora en su integración, ya quesolo el 30% reporta que la integración ocurre en situaciones específicasy solo el 7,41% indica una integración total en todos los procesos, y un46% valoran que la cooperativa adopte nuevas tecnologías digitales.Aunque la Cooperativa JEP muestra una alta preparación para adoptartecnologías digitales, la baja integración de estas en los procesosdocumentales indica la necesidad de mejorar la eficiencia mediante unamayor integración tecnológica y capacitación del personal.

El análisis de la familiaridad de los encuestados con el manejo dearchivos en la Cooperativa que el 52.6% están totalmente familiarizadoscon los procedimientos de gestión documental, indicando un conocimientosólido y comprensivo de los sistemas utilizados. Este alto nivel defamiliaridad es positivo para la eficiencia operativa. Sin embargo, el37% que están moderadamente familiarizados y el 10.4% que no estánfamiliarizados resaltan la necesidad de capacitación adicional. Por loque se recomienda mejorar el conocimiento de estos grupos medianteprogramas de formación podría asegurar una mayor consistencia yeficiencia en el manejo de archivos, optimizando así la operatividad yorganización dentro de la cooperativa.

En cuanto a la percepción sobre la facilidad y rapidez para encontrardocumentos importantes en la Cooperativa muestra que el 27.4% de losencuestados están totalmente de acuerdo y el 54.8% están de acuerdo,sumando un 82.2% que tiene una opinión positiva al respecto. Estapercepción mayoritaria refleja una eficiencia considerable en losprocesos de gestión documental de la cooperativa. Sin embargo, el 11.1%que se mantiene neutral y el 6.5% que están en desacuerdo o totalmenteen desacuerdo sugieren que todavía hay margen para mejorar laaccesibilidad y rapidez en la localización de documentos. Por lo que sesugiere, abordar las preocupaciones de este grupo mediante mejoras enlos sistemas y procesos de archivo podría fortalecer aún más laeficiencia operativa de la cooperativa.

El análisis de la percepción sobre la seguridad y el control deacceso a la información en los sistemas de gestión documental de laCooperativa revela que el 46.3% de los encuestados están totalmente deacuerdo y el 39.6% están de acuerdo, sumando un 85.9% que confía en lacapacidad de estos sistemas para proporcionar acceso seguro y controladoa la información. Esta mayoría significativa indica que los sistemasactuales son generalmente efectivos en garantizar la seguridad y controlde la información. Por lo tanto, se sugiere fortalecer estos aspectospodría aumentar la confianza en los sistemas de gestión documental yasegurar una protección más robusta de los datos manejados por lacooperativa.

Con relación a la pérdida de documentos importantes debido adeficiencias en la gestión documental en la Cooperativa JEP muestra queel 18.8% de los encuestados afirma que nunca se han experimentado talespérdidas, mientras que el 61.7% indica que esto ocurre raramente. Sinembargo, un 15% señala que a veces se pierden documentos, y un 3.8%menciona que esto ocurre a menudo. Solo el 0.8% indica que siempre haypérdidas de documentos. Estos resultados indican que, aunque la mayoríade los encuestados perciben que las pérdidas de documentos soninfrecuentes, existe un margen significativo para mejorar las prácticasde gestión documental.

En cuanto al seguimiento del ciclo de vida de los documentos en laCooperativa Juventud JEP” indica que el 45.9% de los encuestados estántotalmente de acuerdo con que se realiza un seguimiento adecuado,mientras que el 39.1% está de acuerdo. Un 8.3% se mantiene neutral, y un6% está en desacuerdo con esta afirmación. Solo el 0.8% está totalmenteen desacuerdo. Estos resultados sugieren que una mayoría significativade los encuestados percibe que la cooperativa lleva a cabo unseguimiento adecuado del ciclo de vida de los documentos, aunque todavíahay un pequeño porcentaje que cree que se pueden hacer mejoras en esteaspecto.

El análisis de la implementación de un Sistema de Gestión Documentalen la Cooperativa revela un fuerte apoyo a esta iniciativa. El 63.2% delos encuestados está totalmente de acuerdo con la implementación,mientras que el 33.8% está de acuerdo. Solo un 2.3% se mantiene neutral,y un 0.8% está en desacuerdo, sin ninguna respuesta de total desacuerdo.Estos resultados indican un respaldo abrumador a la adopción de unsistema de gestión documental, reflejando una clara percepción de losbeneficios potenciales en términos de eficiencia, seguridad yaccesibilidad de la información

Además, en cuanto a la disposición a colaborar en la implementaciónde un Sistema de Gestión Documental para la Cooperativa indica un fuertecompromiso de los encuestados. Un 58.8% está totalmente de acuerdo concolaborar, mientras que un 35.1% está de acuerdo. Un 6.1% se mantieneneutral, y notablemente, no hubo respuestas en desacuerdo o totalmenteen desacuerdo. Estos resultados demuestran una clara voluntad departicipar activamente en la implementación del sistema, lo cual escrucial para el éxito del proyecto.

En cuanto a la utilización del papel para documentar y respaldar lasactividades dentro de la revela una alta dependencia del papel en losprocesos documentales. Un 48.9% de los encuestados indica que dependendel papel todo el tiempo para sus procesos, y un 44.4% menciona que seemplea papel en diversos procesos documentales. Por lo tanto, se sugiereuna oportunidad considerable para la digitalización de los procesosdocumentales.

El análisis de los tipos de documentos manejados actualmente enformato físico (papel) en la Cooperativa muestra que los documentosadministrativos y legales, como contratos, informes legales y actas dereuniones, representan el mayor porcentaje, con un 43.9%. Le sigue ladocumentación financiera, que incluye facturas, comprobantes de pago yestados financieros, con un 28%. Los registros de recursos humanos, comocontratos de trabajo, políticas de la empresa y registros de personal,constituyen el 22.7% de los documentos en formato físico. Lo que sugiereuna amplia gama de áreas dentro de la cooperativa que aún dependen delpapel para sus operaciones.

En relación con la interconexión de sistemas con plataformas externasen la Cooperativa indica una variedad en el nivel de integracióntecnológica. Si bien un pequeño porcentaje (12.8%) indica la ausencia deplataformas interconectadas, la mayoría de los encuestados reporta algúngrado de conexión. El 31.6% menciona que esta interconexión ocurre ensituaciones particulares, mientras que el 18.8% señala que se da envarios procesos clave. Estos resultados muestran una tendencia hacia laintegración tecnológica en la cooperativa, aunque aún hay margen paramejorar.

El análisis del grado de importancia que la Cooperativa asigna a laimplementación de mecanismos para manejar grandes volúmenes deinformación revela una percepción diversa entre los encuestados. Si bienun porcentaje significativo (22.6%) desconoce la importancia de estosmecanismos, una proporción similar (22.6%) los considera de sumaimportancia. Además, una parte considerable de los encuestados (17.3%)atribuye una importancia alta a estos mecanismos, mientras que otrosegmento (14.3%) los califica como de importancia media. Estosresultados reflejan una variedad de percepciones dentro de lacooperativa y se sugiere la necesidad de una mayor claridad ycomunicación sobre los beneficios potenciales que estas tecnologíaspodrían aportar al desarrollo de la organización.

El análisis del nivel de importancia que la Cooperativa otorga a laimplementación de seguimiento y control de los procesos basados enprincipios de Ciberseguridad revela una valoración significativa porparte de los encuestados. Un porcentaje considerable (37.6%) calificaesta implementación como de importancia alta, mientras que un porcentajeaún mayor (31.6%) la considera de importancia muy alta. Además, unaproporción menor pero significativa (5.3%) la clasifica como deimportancia media.). Estos resultados indican una conciencia dentro dela cooperativa sobre la importancia crítica de asegurar las operacionesen un entorno interconectado, lo que resalta la necesidad de implementarmedidas sólidas de ciberseguridad para proteger los activos y laintegridad de la organización.

Los resultados de la encuesta en la Cooperativa Juventud EcuatorianaProgresista sugieren una aceptación generalizada de la necesidad demodernizar los procesos documentales para mejorar la eficienciaoperativa de la cooperativa. Este hallazgo se alinea con lainvestigación de Sánchez (2012), que demostró que la implementación deun Sistema de Gestión Documental impacta significativamente en laeficiencia de los procesos documentales. En el caso de la Cooperativa deAhorro y Crédito Juan Pio de Mora, la adopción de un sistema similarresultó en una reducción del tiempo en procesos administrativos enaproximadamente un 75%.

Además, la propuesta de valor centrada en el establecimiento de unaestructura conceptual y una ruta de implementación del Sistema deGestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), como lo describeCataño (2019), subraya la importancia de definir y aplicar principios,lineamientos y estándares para gestionar el ciclo de vida de lainformación. Por lo que estos estándares nacionales e internacionalesproporcionan un marco sólido para el diseño e implementación de sistemasde gestión documental, lo que puede ser fundamental para mejorar laeficiencia y la efectividad de las prácticas de gestión documental en laCooperativa Juventud Ecuatoriana Progresista.

Sin embargo, a pesar de la percepción generalizada de preparaciónpara adoptar tecnologías avanzadas y los potenciales beneficiosesperados de la automatización en la gestión documental, aún existendesafíos en la integración de estas tecnologías en los procesosexistentes, como se refleja en la baja tasa de integración de lasplataformas digitales actuales en la mayoría de los procesosdocumentales. Esto sugiere la necesidad de una mayor atención yesfuerzos para mejorar la integración tecnológica y la capacitación delpersonal en la Cooperativa Juventud Ecuatoriana Progresista.

Además, aunque la cooperativa muestra una aceptación generalizada dela necesidad de modernizar sus procesos documentales y hay evidencia delos beneficios potenciales de la implementación de sistemas de gestióndocumental, es crucial abordar los desafíos de integración tecnológicapara optimizar aún más la eficiencia operativa y maximizar losbeneficios de la automatización en la gestión documental.

Por otro parte, los resultados apuntan a una expectativa positiva ygeneralizada sobre los beneficios de la automatización documental. Lamayoría de los encuestados anticipa un ahorro de tiempo en la búsqueda yrecuperación de documentos, seguido por una proporción significativa queespera una reducción en los costos asociados al manejo de documentosfísicos. De la misma manera Sánchez (2012), demostró que laimplementación de un Sistema de Gestión Documental conlleva una notablemejora en la eficiencia de los procesos documentales.

Aunque estos resultados son prometedores, también destacan desafíosimportantes en términos de integración tecnológica y percepcionesdivergentes entre los empleados. La experiencia de algunos encuestadoscon tiempos de respuesta lentos al solicitar documentación dentro de lacooperativa resalta la necesidad de mejorar la integración tecnológica yla capacitación del personal, como sugiere Caspi & Porras (2015).Por su parte, la resistencia al cambio y las preocupaciones sobre lapérdida de control pueden influir en las opiniones de aquellos que noesperan beneficios de la automatización, como se menciona en lapropuesta de Trujillo (2019).

El análisis de los resultados en la Cooperativa Juventud EcuatorianaProgresista muestra un alto nivel de preparación para adoptar nuevastecnologías digitales, con un porcentaje significativo de encuestadoscalificando su preparación como alta o muy alta. Sin embargo, aunque lamayoría considera que la búsqueda de documentos es rápida en losprocesos actuales, las plataformas digitales aún tienen margen de mejoraen su integración. Solo un porcentaje reducido reporta una integracióntotal en todos los procesos, lo que señala la necesidad de mejorar laeficiencia mediante una mayor integración tecnológica y capacitación delpersonal.

Estos hallazgos concuerdan con investigaciones previas. Piñeros et al. (2018), encontraron que, aunque la mayoría de las áreas de laCooperativa COPEVISA maneja un control de calidad en la transferencia yrevisión de documentos, existe una proporción que carece de estoscontroles básicos, lo que subraya la importancia de implementarcontroles uniformes para garantizar la precisión en la gestióndocumental. Por otro lado, Manrique & García (2023) destacan laimportancia del capital humano en un sistema de administracióndocumental eficiente, resaltando la necesidad de capacitación yactualización del personal para optimizar los procesos.

El análisis de los resultados sobre la rapidez en la búsqueda dedocumentos en la Cooperativa Juventud Ecuatoriana Progresista reflejauna percepción generalmente positiva entre los encuestados, con lamayoría considerando que el tiempo de búsqueda es rápido. Este hallazgoestá respaldado por investigaciones anteriores, como la realizada porMasqui (2018) en la Cooperativa Mushuc Runa Ltda, que resalta laimportancia de capacitar mejor a los empleados para mejorar laeficiencia en la prestación de servicios.

Además, la referencia proporcionada por Sánchez (2021)sobre laconversión de documentos físicos a formato digital destaca la relevanciade implementar tecnologías digitales en la gestión documental paraoptimizar la accesibilidad a la información. Estos estudios refuerzan laimportancia de abordar los problemas identificados en el pequeñoporcentaje de encuestados que experimentan problemas con la rapidez enla búsqueda, ya que esto puede tener implicaciones en la satisfaccióndel personal y la calidad del servicio ofrecido a los clientes.