=
Study for the
implementation of the case control manual (Municipal Government of the Cant=
on
of Puerto Quito, Province of Pichincha)
Ing. Fanny Graciela Egas Moreno[1], Ing.
Luz Marina Cifuentes[2], Ing.
Domitilo Toala Prec=
iado [3] &
Ing. Yadira Natalia Vergara Cuadros [4]
Recibido:
02-02-2019 / Revisado: 03-02-2019 /Aceptado: 02-03-2019/ Publicado: 04-04-2=
019
Abstract DO=
I:<=
span
lang=3DEN-US style=3D'mso-bidi-font-size:12.0pt;line-height:115%;background=
:white;
mso-ansi-language:EN-US'> https://doi.org/10.33262/cienciadigital.v=
9i2.372
=
His paper is based on the study for the
implementation of an internal control manual for the accounting section of =
the
cantonal government of Puerto Quito, Quito port canton, Pichincha Province,
from January to June 2018. " And what poses as a problem, What will be=
the
incidence of the study for the application of the implementation of an inte=
rnal
control manual for accounting section to reduce risks in the execution of
activities aimed at meeting the objectives and in which the income and expe=
nses
applicable to the operations of the municipality, are they registered and
adequately informed, with the purpose of preparing states and reliable
financial reports? whose general objective is to provide the administration
with an instrument that describes and unifies the minimum procedures and
criteria that facilitate the evaluation of the internal control system by t=
he
internal control units, in order to promote their strengthening, providing
retro feeder information for decision making in the municipality's manageme=
nt
process, thus contributing to improving efficiency and effectiveness, which
will benefit the interests of the Cantonal Government of Puerto Quito and t=
he
Accounting Section.
Keywords:=
Management control,
administration, Municipal Government, resource evaluation.
Resumen <= o:p>
El
presente trabajo se basa en el estudio para la implementación de un manual =
de
control interno para la sección de contabilidad del Gobierno cantonal de Pu=
erto
Quito, Cantón Puerto Quito, Provincia de Pichincha, en el periodo de enero a
junio del 2018”. Y que plantea como problema, ¿Cuál será la incidencia del =
estudio
para la implementación de un manua=
l de
control interno para sección de contabilidad para disminuir riesgos en la
ejecución de actividades encaminadas al cumplimiento de los objetivos y en =
que
los ingresos y gastos aplicables a las operaciones del municipio, sean
registradas e informadas adecuadamente, con el propósito de preparar estado=
s e
informes financieros confiables? cuyo objetivo general es dotar a la
administración de un instrumento que describa y unifique los procedimientos=
y
criterios mínimos que faciliten la evaluación del sistema de control interno
por parte de las unidades de control interno, con el fin de fomentar su
fortalecimiento, proporcionando información retro alimentadora para toma de
decisiones en proceso de gestión de la municipalidad, contribuyendo así, a
mejorar la eficiencia y efectividad, lo que redundara en beneficios de los
intereses del Gobierno Cantonal de Puerto Quito y de las Sección de
Contabilidad.
Palabras clave: Control de gestión, administración, Gobierno Munic=
ipal,
evaluación de recursos.
=
Introducción.
El Municipio de Puerto Quito se encuentra funciona=
ndo
administrativamente desde el mes de diciembre del año 1996, ha tenido cuatro
administraciones en su vida institucional actualmente se encuentra liderada=
por
una mujer la misma que es de la tendencia política del Movimiento Municipal=
ista
por la Integridad Nacional lista 24, cuenta con 120 personas que laboran en=
la
institución dentro de estas se encuentran funcionarios, Empleados, y
Trabajadores, (Prefectura de Pichincha , 2=
017),
el Gobierno Cantonal de Puerto Quito en la sociedad política autónoma
subordinada al orden jurídico Constitucional del Estado, su misión, es ser =
un
Organismo Seccional auto suficiente, que provea de servicios básicos de
excelente calidad tanto los residentes del cantón como de los turistas que =
lo
visitan.
Para cumplir con la misión, el Gobierno Cantonal de
Puerto Quito es una persona jurídica de derecho público, con patrimonio pro=
pio
y con capacidad para realizar los actos jurídicos que fueren necesarios par=
a el
cumplimiento de sus fines, en la forma y condiciones que determinan la
Constitución Política de la Republica y la ley orgánica de Régimen Municipa=
l y
más leyes conexas que tienen injerencias en su gestión. (OAS, 2013)
Los municipios, están involucrados necesariamente =
en
los procesos de descentralizadores e importante sujeto a la modernización d=
e su
organización y como respuesta a ello, deberán asumir nuevas competencias y
responsabilidades dentro del protagonismo que les corresponde como impulsad=
ores
y ejecutores del bienestar colectivo de sus localidades que representan. En
este ámbito, están comprometidos a establecer políticas y estrategias para =
la
mitigación de la pobreza, el desarrollo económico, la planificación
participativa, la equidad de género de oportunidades ciudadanas generando
paralelamente, la renovación y ejecución de proyectos y programas específic=
os
de trabajo que transforme al municipio generadores del desarrollo social y
económico (Carmona & Barrios , 2007).
El alcance y frecuencia de las actividades de supe=
rvisión
dependen de los riesgos a controlar y del grado de confianza que inspira a =
la
dirección el proceso de control. La supervisión de los controles internos p=
uede
realizarse mediante actividades continúas incorporadas a los procesos
empresariales y mediante evaluaciones separadas por parte de la dirección, =
de
la función de auditorías internas o de personas independientes. Las activid=
ades
de supervisión continúan destinadas a comprobar la eficacia de los controles
internos incluyen actividades periódicas de dirección y supervisión,
comparaciones, y otras acciones de rutina.
(Montiel , Montiel, & Montiel, 2017)
El control interno amerita de un estudio concienzu=
do
que permitirá definir su estrategia administrativa del sistema para consegu=
ir
la homogeneización de conceptos y formas tan necesarios para establecer mod=
elos
de información que puedan ser interpretados de forma similar y sirvan de el=
enco
armonizador ante la verificación de la administración en la elaboración del
proyecto que deben seguir determinados requisitos que garantice su eficienc=
ia (Santillan, 2015).
Un sistema de control interno adecuado proporciona=
una
relativa tranquilidad en el desarrollo de gestión de toda institución. La
inexistencia o inadecuación del mismo, da lugar a
riesgos importantes y complica erróneamente las actividades de la Dirección.
Todo personal, especialmente el que cumple importantes funciones operativas=
o
financieras, debe recibir y entender el mensaje de la alta dirección, de que
las obligaciones en materia de control deben tomarse enserio. Asimismo, debe
conocer su propio papel en el sistema de control interno, así como la forma=
en
que sus actividades individuales se relacionan con el trabajo de los demás.=
Si
no se conoce el sistema de control, los cometidos específicos y las
obligaciones en el sistema, es probable que surjan problemas. Los empleados
también deben conocer cómo sus actividades se relacionan con el trabajo de =
los
demás. (Sierra , 2015)
El nuevo enfoque de control interno puede verse un
poco riguroso, pero su actualidad, puede ser asimilada, de forma provechosa=
por
la economía de las entidades. Sus cinco componentes son nuevos elementos qu=
e se
aportan al sistema, se integran entre sí y se implementan de forma
interrelacionada, influenciados por el estilo de dirección. Sirven para
determinar si el sistema es eficaz. Marcan una diferencia con el enfoque
tradicional de control interno dirigido al área financiera (Servicios de Rentas Internas , 2018). D=
ichos
componentes de enmarcan en el sistema de gestión. Permiten prever los riesg=
os y
tomar las medidas pertinentes para minimizar o eliminar su impacto en el
cumplimiento de los objetivos organizacionales.
La presente investigación, consta de un Manual de control Interno, basado en=
lo
previsto en el numeral 5 del artículo 61 de la Constitución de la República=
del
Ecuador, como unos de los derechos de participación, ya que las ecuatoriana=
s y
ecuatorianos gozan de los derechos de fiscalizar los actos del poder públic=
o;
en concordancia con el artículo 20=
4 de
la misma norma que contiene la función de la transparencia y control social,
determinado que el pueblo es el mandante y el primer fiscalizador del poder
público, en ejercicio de su derecho a la participación, respecto de todas l=
as
entidades y organismos del sector público, y de todas las personas naturale=
s y
jurídicas que presten servicios o desarrollen actividades de interés públic=
o. (Asamblea Nacional Del Ecuador , 2008)
La educación superior tiene la formación académica=
y
profesional con visión científica y humanística, procurando la investigación
científica y tecnológica, promoviendo la innovación, promoción, desarrollo y
defunción de los saberes y culturas; la construcción de soluciones para los
problemas del país, en relación con los objetivos del régimen de desarrollo,
pues así lo ordena el artículo 350 de la Carta Magna. Específicamente la
implementación de la auditoria interna en el Gobierno Cantonal de Puerto Qu=
ito,
del Cantón del mismo nombre, provincia de Pichincha, fortalecerá la
transparencia en el manejo de la organización del poder público, procurando
cumplir a cabalidad los manuales de gestión de cada departamento dentro del
organigrama estructural, así como también la simplificación de procedimient=
os,
la pulcritud, diligencia en la utilización y distribución de los bienes y
fondos públicos para alcanzar el bien común, con fin de toda sociedad
civilizada. (Carmona & Barrios , 2007)=
El adecuado tratamiento y socialización de este
procedimiento de auditoria no creara resistencia en los empleos y trabajado=
res
del gobierno cantonal de puerto quito, pues este medio de control evitara
futuras glosas , sanciones
administrativa o pecuniarias por
cualquier eventualidad que se presente en el desempeño de su función y
fundamentalmente obtendremos la ansiedad transparencia y control soc=
ial,
que determinara una legitimidad de=
esta
institución ante el pueblo como único mandante y soberano, eje del poder
público. Siempre ha sido importante que los controles internos utilizados p=
or
instituciones públicas funcionen de manera correctas y la mejor forma es que
esto sea evaluado periódica y eficazmente por un contrato público auditor. =
(Servicios de Rentas Internas , 2018)
Se presentarán las deficiencias que existan en los
procesos administrativos de las instituciones públicas, sus causas, riesgos=
e
implicaciones y se harán recomendaciones respectivas para cada hallazgo. Se
hacen comentarios sobre los riesgos que podrían ocurrir si los procesos no =
son
evaluados y monitoreados constantemente por el departamento de Auditoria
Interna. Durante mucho tiempo los administradores se preocuparon solo de loa
eficiencia de la maquina como medio para aumentar la productividad, pero es=
to
no logro resolver el problema del aumento de la eficiencia de la organizaci=
ón. (Montiel , Montiel, & Montiel, 2017).
Dado que el investigador labora en esta institució=
n ha
visto la necesidad de buscar estrategias para la Implementación de un Manua=
l de
Control interno, ya que no existe una seguridad razonable en la información
para el cumplimiento de sus objetivos, es por ese motivo que se ha visto
obligatorio a presentar un proyecto para dar solución al problema antes
planteado (Sierra , 2015).
La inmediata aplicación del estudio del proyecto
presentado la municipalidad planeará las actividades y contratará la ejecuc=
ión
del manual de control interno de acuerdo a las
técnicas y normas establecidas en coordinación con las entidades que les pu=
edan
ayudar y los departamentos de la municipalidad a fines, y además se tomaran=
en
cuenta a los deudores y acreedores. (Santi=
llan,
2015).
Métodos y materiales
Se trata de una
investigación aplicada que busca resolver una situación problemática
determinada y especifica que se presenta en el Municipio del cantón Puerto
Quito. Se trata de una investigación de campo, que se desarrolla mediante un
Diseño Prospectivo-Analítico, además bibliográfico – documental, descriptiv=
o,
exploratorio y explicativo que busca brindar una visión general de contexto=
del
problema se aplicó una encuesta a una muestra demostrada en la siguiente ta=
bla.
Tabla 12
Tabla 31
Como producto del estudio y análisis del cuestiona=
rio
de Activos Fijos. La prueba de cumplimiento es departamental: El Departamen=
to
contable, podría decirse que por lo general los registros y tomas físicas s=
e lo
realizan por lo menos una vez al año, según las normas establecidas por la
Contraloría. El nivel de confianza es del 75%, la ponderación es mayor a la
calificación por los procedimientos que utiliza la institución en el
tratamiento de los activos fijos por lo que el factor de solidez esta en nivel dos de riesgo y eficiencia. La
responsabilidad del departamento de contabilidad en lo que se refiera a la
adquisición de productos que son controlados y registrados de acuerdo como =
lo
exige la Norma Contable y el reglamento Interno del Municipio para que estos
bienes sean utilizados de manera eficiente en las comunidades. Se recomenda=
ría
una mayor eficiencia en el mantenimiento de los Activos Fijos para que su
utilización sea óptima en las actividades de las comunidades, considerando =
que
el uso de herramientas y otros necesarios para las prácticas contables que
realiza el Municipio son prioritarios.
Evaluación de los inventarios.
Tabla 4
Tabla 52.Evaluación de inventarios
La evaluación de los inventarios del municipio del
cantón Puerto Quito se estableció que la responsabilidad está a cargo del
departamento de la contabilidad en relación con bodega y requisiciones. Los
valores de la ponderación nos dan significativamente un resultado mayor en
relación con la calificación y su evaluación de confianza es del 84% que se
encuentra en el segundo nivel. Esto nos demuestra que la solidez en los
inventarios no es la óptima, siendo la falla en la adquisición de insumos
agropecuarios para su utilización oportuna en las actividades prácticas de =
las
comunidades. Podría existir otra falla al realizar los pedidos o adquisicio=
nes
por parte de los jefes departamentales o también, al cumplir los tramites q=
ue
se exigen para la adquisición de los insumos. El Municipio como Institución
pública, deberá optimizar el control contable señala en las disposiciones
legales y se deberá cumplir con las normas establecidas en la Ley orgánica =
de
la administración financiera, que permiten el manejo, custodia, salvaguarda=
y
mantenimiento de los bienes físicos, estructurales, equipos e insumos que t=
iene
el municipio.
Evaluación de las especies valoradas.
Tabla 6
Tabla 73
El Municipio del cantón Puerto Quito, realiza cobr=
os
mediante la venta de Especies Valoradas como: permisos, derechos solicitude=
s y
uso de insumos, materiales y herramientas a los estudiantes que tiene el
Municipio, por lo que la Contraloría General del Estado debe aplicar sus
especies e ingresos monetarios causados por este tipo de actividad o servic=
ios;
de igual manera relacionar mediante informes desde la Tesorería al
Departamentos y este a su vez al Consejo Cantonal para conocimiento del uso=
s de
estos valores depositados en la cuenta bancaria que mantiene el Municipio en
sus haberes. Al analizar el cuestionario de Especies Valoradas el nivel de
confianza y solidez es del 74% que es el resultado de la ponderación mayor =
a la
calificación, que recae directamente al departamento de contabilidad a trav=
és
de la Tesorería. Además, nos muestra una baja significativa la calificación
debido a la falta de control por parte de las autoridades de la institución,
sin embargo, se cumple a medias con los procedimientos para la emisión y
adquisición de Especies valoradas.
Evaluación de los ingresos.
Tabla 8. Departamentos de contabilidad
|
N° |
CUESTIONARIO |
RESPUESTAS |
VALOR |
OBSERVACION |
|||
|
SI |
NO |
NC |
POND |
CALF |
Prueba de cumplimiento |
||
|
1 |
Existen formularios o registros para los ingresos debidamente impr=
esos
y pre-numerados |
X |
|
|
8 |
8 |
Contabilidad |
|
2 |
Los registros contables están debidamente detallados para el contr=
ol
de los egresos |
x |
|
|
8 |
8 |
Contabilidad |
|
3 |
Se archivan adecuadamente los comprobantes de ingresos. =
|
|
|
x |
8 |
8 |
Contabilidad |
|
4 |
El registro de los ingresos se
encuentran actualizados |
X |
|
|
10 |
6 |
Contabilidad |
|
5 |
Las cuentas bancarias están registradas, según las partidas de
asignación de fondos del Estado |
|
|
x |
8 |
4 |
Contabilidad |
|
6 |
Se
encuentran perfectamente legalizados los
comprobantes de ingresos. |
X |
|
|
10 |
6 |
Contabilidad |
|
7 |
Se controla numéricamente los comprobantes de ingresos a las cuent=
as
bancarias del Municipio <=
span
style=3D'font-size:10.0pt;color:black;mso-bidi-language:AR-SA'> |
X |
|
|
10 |
6 |
Contabilidad |
|
8 |
Existen control de los desembolsos e ingresos en efectivo de las
cuentas bancarias del Municipio =
|
|
|
x |
8 |
6 |
Contabilidad |
|
9 |
Existen control de cheques emitidos por el municipio ya sea por
concepto de adquisición o por pagos a terceros |
x |
|
|
8 |
7 |
Tesorería |
|
10 |
Los depósitos por especies valoradas son reali=
zadas
oportunamente |
X |
|
|
10 |
9 |
Tesorería o departamento |
|
|
|
SUMA TOTAL |
88 |
68 |
|
Elaborado por: =
Grupo investigador
Valoración:
Ø&nb=
sp; Ponderación total =
(P.T.)=3D 88
Ø&nb=
sp; Calificación total (C.T.)=3D 68
Ø&nb=
sp; Calificación porcentua=
l (C.P.)=3D 100%
CP=3D
Tabla 9
Según la evaluación de los ingresos del Municipio =
del
Cantón Puerto Quito. Los responsables de la ejecución del presupuesto deben
efectuar seguimientos y verificaciones permanentes para dar cumplimiento a =
lo
estipulado por la ley.
Los ingresos deben ser registrados
mensualmente según las asignaciones del presupuesto que envía el estado a l=
as
cuentas bancarias que tiene el municipio en la banca privada y debe ser
registrada y documentada, con los respectivos justificativos que establece =
la
Ley para la transferencia de Fondos a las cuentas de la institución. El
resultado del análisis del cuestionario respecto a los ingresos, la prueba =
de
cumplimiento es responsabilidad del departamento de contabilidad y Tesorerí=
a.
La ponderación nos muestra una diferencia de 28 puntos dando un resultado e=
n el
segundo nivel de confianza y solidez y aplicando la matriz, nos da un valor=
del
77%. Por lo que las autoridades del municipio deben exigir ue
cumpla con las disociaciones de Ley que están sujetos al control de la
Contraloría y Departamento de Contabilidad, exigir que cumpla con las
disposiciones de Ley en la transferencia de fondos del Estado a las cuentas
bancarias de la institución
Evaluación de los egresos.
Tabla 10. Departamentos de
contabilidad
|
N° |
CUESTIONARIO |
RESPUESTAS |
VALOR |
OBSERVACION |
|||
|
SI |
NO |
NC |
POND |
CALF |
CONTABILIDAD |
||
|
1 |
Se efectúan
desembolsos mediante cheques nominativos y autorizados |
X |
|
|
8 |
8 |
TESORERIA<= o:p> |
|
2 |
Se lleva un
registro contable para el control de los egresos |
X |
|
|
8 |
8 |
TESORERIA<=
span
style=3D'mso-spacerun:yes'> |
|
3 |
Los compro=
bantes
de egresos y cheques cancelados son registrados |
X |
|
|
6 |
8 |
TESORERIA<= o:p> |
|
4 |
Los desemb=
olsos
cuentan con la debida documentación justificada |
X |
|
|
10 |
9 |
TESORERIA<= o:p> |
|
5 |
Los cheques
emitidos siguen el orden cronológico numérico ascendente. |
X |
|
|
10 |
9 |
TESORERIA<= o:p> |
|
6 |
Existen
prohibición para: |
|
X |
|
8 |
7 |
TESORERIA<= o:p> |
|
a) Emitir cheques al portador |
|||||||
|
b) Firmar cheques por fechadores. |
|||||||
|
Firmar che=
ques
en blanco |
|||||||
|
7 |
Se verific=
a la
disponibilidad de las cuentas bancarias del Municipio, antes de girar los
cheques. |
X |
|
|
10 |
5 |
TESORERIA<= o:p> |
|
8 |
Las conciliaciones ban=
carias
son efectuadas por la recolectora, rector |
|
|
X |
8 |
4 |
CONTABILID=
AD |
|
9 |
Los egreso=
s en
Gerencia están debidamente
documentados y justificados para control por parte de la
contraloría. |
X |
|
|
8 |
5 |
CONTABILID=
AD |
|
10 |
Se realiza
conciliaciones bancarias mensuales de las cuentas que tiene el Municipio<=
span
style=3D'mso-spacerun:yes'> |
X |
|
|
10 |
7 |
CONTABILID=
AD |
|
|
|
SUMA TOTAL |
86 |
70 |
|
Elaborado por: Grupo
investigador
Valoración:
Ø&nb=
sp; Ponderación total =
(P.T.)=3D 86
Ø&nb=
sp; Calificación total (C.T.)=3D 70
Ø&nb=
sp; Calificación porcentua=
l (C.P.)=3D 100%
CP=3D
Tabla 11
El departamento de contabilidad y tesorería es la
parte operativa para cumplir con los trámites y documentación necesaria par=
a el
manejo de las cuentas que tiene el municipio. Siendo la alcaldesa del munic=
ipio
como autoridad la responsable de aprobar con su firma todo pago, como son l=
os
gastos operacionales o gastos generales, contratación o pagos a terceros de=
be
comprobar que la tesorería cumpla con las disposiciones legales contemplada=
s en
la Ley y Reglamento del Municipio del cantón Puerto Quito. Las cuentas por
ingresos y egresos están relacionadas contablemente y son el componente más
importante del presupuesto de la institución. Por lo tanto, la alcaldesa de=
be
exigir que los gastos sean controlados y registrados, para garantizar duran=
te
el año escolar la utilización de los recursos básicos, adquisiciones de bie=
nes
e insumos que necesita el municipio debido a su carácter de institución
pública. El cuestionario de los egresos nos demuestra que se sitúa en el ni=
vel
segundo por lo tanto la confianza y solidez cae en 81% estos significan que=
se
debe optimizar al departamento de contabilidad y tesorería con el departame=
nto
para dar eficiencia en el cumplimiento de las disposiciones de Ley que se t=
iene
para la utilización de los recursos económicos que cuenta la Institución.
Valoración:
Ø&nb=
sp; Ponderación total =
(P.T.)=3D 455
Ø&nb=
sp; Calificación total (C.T.)=3D 358
Ø&nb=
sp; Calificación porcentua=
l (C.P.)=3D 100%
CP=3D
Tabla 12
En el rubro de especies valoradas se llegó a
determinar que el departamento de tesorería no está realizando la
contabilización en forma oportuna por concepto de ventas de dichas especies=
y
de igual manera las conciliaciones bancarias no se las hace a su debido tie=
mpo
ni tampoco hay evidencia documentada de que se haya hecho las constataciones
físicas de las especies valoradas en existencia.
·
En
el departamento de tesorería no hay un adecuado control y organización de la
contabilización de las especies valoradas, afectando de manera diferente a =
las
conciliaciones bancarias que no se hace a su debido tiempo, por falta de
información en forma oportuna al Auxiliar de Contabilidad; pero sobre todo =
el
personal que labora en este departamento no tiene la suficiente capacitación
razón por la cual se incumple con las disposiciones del Reglamento Interno =
del
Municipio y las de Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
·
La
falta de aplicación y cumplimiento de la Ley Orgánica de Administración
Financiera y Control ha dado lugar a que se tenga un ineficiente control so=
bre
el uso y manejo de los bienes; razón por la cual no se tiene procedimientos
factibles para determinar las existencias de los bienes obsoletos y
comparaciones periódicas de los saldos del mayor en relación con las
existencias. El no dar cumplimiento con las disposiciones de la Ley Orgánic=
a de
la Contraloría del Estado y el Reglamento interno del Municipio se ha permi=
tido
que los activos no se les del tratamiento y conservación que ellos requiere=
n;
es así que en su mayoría no se los puede identif=
icar
de acuerdo a su código por estar borrado. Esto también ha permitido que se
realicen las revalorizaciones de los activos y no se tengan los inventarios
actualizados.
Asamblea
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El artículo que se pub=
lica
es de exclusiva responsabilidad de los autores y no necesariamente reflejan=
el
pensamiento de la Revista Ciencia
Digital.
El
artículo queda en propiedad de la revista y, por tanto, su publicación parc=
ial
y/o total en otro medio tiene que ser autorizado por el director de la Revista Ciencia Digital.
[1] Universidad Técnic=
a Luis
Vargas Torres de Esmeraldas, fanny.egas@utelvt.edu.ec
[2] Universidad Técnica Luis Vargas Torres de Esmer=
aldas,
luz.cifuentes@utelvt.edu.ec
[3] Universidad
Técnica Luis Vargas Torres de Esmeraldas, domitil2009@hotmail.com
[4] Unidad Educativa Particular Juan Montalvo La Concordia, yadi.nat@hot=
mail.com