MS Project como alternativa para la gestión de
proyectos de redes de distribución eléctrica
Karla Gabriela Genovez
Ramírez., Diego Marcelo Cordero González., & Daniel Jacobo Andrade
Pesantez.
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1 |
Karla
Gabriela Genovez Ramírez |
|
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|
Maestría
en Administración de Empresas mención en Dirección y Gestión de Proyectos,
Universidad Católica de Cuenca, Cuenca, Ecuador. |
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2 |
Diego
Marcelo Cordero González |
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Maestría
en Administración de Empresas mención en Dirección y Gestión de Proyectos,
Universidad Católica de Cuenca, Cuenca, Ecuador. |
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3 |
Daniel
Jacobo Andrade Pesantez |
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Maestría
en Administración de Empresas mención en Dirección y Gestión de Proyectos,
Universidad Católica de Cuenca, Cuenca, Ecuador. |
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Artículo de Investigación Científica y Tecnológi=
ca Enviado: 26/07/2023 Revisado: 07/08/2023 Aceptado: 12/09/2023 Publicado: 19/10/2023 DOI: https://doi.org/10.33262/cienciadigital.v7i4.2728
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Cítese: |
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Esta revista está protegida bajo una licen=
cia Creative Commons Attribution Non Commercial No Derivatives 4.0 International. Copia de la licencia=
: http://creativecommons.o=
rg/licenses/by-nc-nd/4.0/. |
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Pa=
labras
claves: Proyecto, gestión,
planificación, proceso, distribución. |
|
Resumen Introducción: En la actualidad, cumplir con los plazos=
de
los proyectos es esencial para garantizar la eficiencia económica y socia=
l.
Sin embargo, los retrasos son comunes debido a una planificación inadecua=
da o
control deficiente. Objetivo: En este estudio, se analiza el uso d=
e Microsoft Project para mejorar la
gestión de los proyectos de redes de distribución de la Empresa Eléctrica
Regional Centro Sur C.A. (CENTROSUR). Metodología: Se empleó una
investigación cuantitativa con alcance descriptivo y un diseño no
experimental de tipo transversal. Resultados: Los resultados indican que el 25% de los
encuestados afirmaron que la mitad o menos de los proyectos finalizaron
dentro del plazo desde enero de 2021 hasta mayo de 2023, siendo los retra=
sos
más comunes de 2 a 3 meses. Las principales causas de incumplimiento fuer=
on
no considerar los riesgos y la falta de ajuste de tiempos y secuencias en
caso de retrasos. Se destaca el uso del diagrama de Gantt y los informes de estado, pero la mayoría no utiliza un=
software especializado. Concl=
usión:
Finalmente, se concluye que=
el
uso de un software como el Ms Project, mejoraría el control=
de
las actividades y la aplicación de las guías del PMBOK, aunque se deberá
superar la falta de conocimiento del personal. Área de estudio general=
: Administración
de Empresas. Área de estudio específica: Dirección y Gestión de Pr=
oyectos. |
|||||
|
Ke=
ywords: P=
roject,
management, planning, process, distribution. |
|
Abstract Introduction=
: Nowadays, meeting proj=
ect
deadlines is essential to ensure economic and social efficiency. However,
delays are common due to inadequate planning or poor control. Objectiv=
e:
In this study, the use of Microsoft Project to improve the management of
distribution network projects at Empresa Eléctrica Regional Centro Sur C.A. (CENTROSUR) is
analyzed. Methodology: A quantitative research with a descriptive
scope and a non-experimental cross-sectional design was used. Results:=
The results indicate that 25% of the respondents stated that half or less=
of
the projects were completed within the deadline from January 2021 to May
2023, with the most common delays lasting 2 to 3 months. The main causes =
of
non-compliance were failure to consider risks and failure to adjust timing
and sequencing in case of delays. The use of the Gantt chart and status r=
eports
is highlighted, but most respondents do not use specialized software. =
Conclusion:
Finally, it is concluded that the use of software such as Ms
Project would improve the control of activities and the application of the
PMBOK guidelines, although the lack of knowledge of the personnel must be
overcome. |
|||||
Introdu=
cción
=
La
constante evolución del complejo mundo empresarial ha permitido que las
organizaciones y empresas alcancen altos niveles de productividad y calidad=
a
través del uso óptimo de los recursos que emplean en sus actividades con el=
fin
de alcanzar el impacto de desarrollo deseado. De esta forma establecen acci=
ones
y herramientas para cumplir con las metas mediante la gestión y ejecución de
proyectos. En este sentido, la gestión de proyectos implica la implementaci=
ón
efectiva de procesos que viabilice la ejecución, evolución, monitoreo, cont=
rol
y finalización de un proyecto. Esta técnica es de aplicación internacional e
interdisciplinaria, impulsada por el crecimiento complejo de un proyecto (C=
ruz
et al., 2020).
=
Cuando
se planifica un proyecto, uno de los principales problemas radica en la
determinación de la duración total del proyecto (plazo), debido a que al no
establecer un marco temporal se dificulta la ejecución las diferentes activ=
idades
que lo componen. Si alguna de las actividades se retrasa, los resultados
totales y/o parciales del proyecto se ven afectados. Si no se identifica una
secuencia de actividades, es posible que el equipo de proyectos no esté
consciente de las actividades críticas que deben completarse en el plazo
determinado. Esto puede resultar, en la falta de planificación, monitoreo y
control adecuado; lo cual, conlleva que estas condiciones sean atendidas por
conceptos y técnicas de la gestión de proyectos.
A
nivel mundial, los retrasos en la ejecución de proyectos de energía eléctri=
ca
representan un desafío persistente. Según el Instituto de Gestión de Proyec=
tos
(Project Management Institute [PMI], 2021), solo el 57% de estos proyectos =
se
completaron exitosamente, mientras que el resto fracasó debido a una varied=
ad
de factores, entre los que se incluyen: 1) diseños y estudios técnicos
deficientes, 2) contratos con una duración demasiado corta, 3) planificació=
n y
programación ineficientes, incluyendo errores u omisiones en la estimación =
de
las actividades, y 4) mala gestión de recursos, entre otros (Bridge et al.,
2016).
=
Por
otro lado, en Latinoamérica, el problema adquiere una mayor magnitud, ya qu=
e la
mayoría de los proyectos suelen ejecutarse fuera de su cronograma, lo que p=
one
en peligro los beneficios sociales asociados. En este sentido, los
megaproyectos en América del Sur experimentan retrasos promedio de 24 meses
(Ernst & Young, 2016). Estos retrasos tienen un impacto adverso en la
economía, a pesar de las millonarias inversiones realizadas a nivel global
(Bridge et al., 2016).
=
En
el contexto específico de Ecuador, las empresas que llevan a cabo proyectos=
se
enfrentan a desafíos significativos en relación con el cumplimiento de los
plazos establecidos. Estos desafíos se atribuyen a problemas tales como fal=
ta
de planificación adecuada, gestión ineficiente del alcance y del tiempo,
asignación insuficiente de recursos, comunicación y coordinación inadecuada=
s, y
gestión insuficiente de los riesgos. Estos factores contribuyen de manera
directa a retrasos, aumentos de costos y frustración tanto para los equipos=
del
proyecto como para cada uno de los involucrados (Maldonado, 2019).
=
De
manera particular, la Empresa Eléctrica Regional Centro Sur C.A (CENTROSUR)=
a
través de las Direcciones de Distribución (DIDIS), Morona Santiago (DIMS)
enfoca de manera primordial sus labores a la construcción, mejora y
mantenimiento de proyectos de electrificación, para lo cual, en el marco de=
las
leyes planifica y programa anualmente las contrataciones, las mismas que se
ejecutan a través de personas naturales o jurídicas habilitadas por la
autoridad competente para realizar tal actividad.
=
En
este contexto, para la ejecución de contratos se designa al responsable del
proyecto denominado Administrador, quien tiene la facultad de controlar el
cumplimiento del plazo y las condiciones técnicas establecidas en el contra=
to.
Los proyectos de la DIDIS y DIMS de CENTROSUR de manera principal se centra=
n en
la construcción de redes de distribución de energía eléctrica y de alumbrado
público general. Sin embargo, es importante destacar que, la empresa no cue=
nta
con una oficina encargada de dar seguimiento y controlar el avance físico y
económico de los proyectos.
=
En
la determinación del plazo de un proyecto se establecen hitos, sus tiempos =
se
fundamentan en estimaciones basadas en la experiencia de técnicos que han
participado en la ejecución de proyectos de distribución. Sin embargo, en la
actualidad no existe una metodología o guía estandarizada para esta área
específica que se ajuste a la realidad. Esto, sin duda, implica una debilid=
ad
latente en el entorno de un proyecto, lo cual dificulta la gestión eficient=
e de
los proyectos de electrificación desde la fase de inicio, así como de las
etapas de ejecución, monitoreo, control y cierre.
=
Por
lo antes expuesto, en la presente investigación se plantea la siguiente
pregunta de investigación ¿Es posible mejorar la gestión en los proyectos de
redes eléctricas de CENTROSUR mediante la utilización de un software, como MS Project?
=
En
correspondencia a los antecedentes indicados, el presente estudio tiene por
objetivo proponer la herramienta Ms
Project en CENTROSUR como mecanismo de apoyo a la gestión de proyectos.=
De
manera particular, se pretende: analizar el estado del arte que permita
proporcionar una visión general de la evolución y aplicación de la gestión =
de
proyectos, así como la importancia de herramientas y técnicas específicas p=
ara
lograr el éxito en la gestión de un proyecto, así como también, evaluar la
eficacia de la gestión del tiempo basada en la guía PMBOK y la revisión de =
las
diferentes bondades que el software=
Ms
Project ofrece.
Estado del arte en la gestión de proyectos:
Una revisión científica
=
A lo
largo de la historia, la gestión de proyectos es una disciplina que ha crec=
ido
y evolucionado, aplicándose a una amplia variedad de industrias, desde la
construcción hasta la tecnología de la información. El primer punto de
inflexión en la historia de la gestión de proyectos se puede atribuir a la
revolución industrial (Andreev et al., 2022).
=
En
términos generales, los proyectos se veían afectados porque requerían recur=
sos
financieros adicionales, superaban sus cronogramas y presentaban cambios en=
los
requisitos; por lo que estas condiciones llamaron la atención de varios
investigadores que buscan comprender y conceptualizar las razones del fraca=
so
de los proyectos y traducir este conocimiento en mejoras metodológicas
destinadas a abordar los problemas más comunes (Andree=
v
et al., 2022). Para lo cual, desarrollaron herramientas que permitan mejora=
r la
eficacia y la eficiencia de los proyectos; a través de, la identificación de
los costos asociados con cada actividad del proyecto y el seguimiento en ti=
empo
real a medida que el proyecto avanza; así como también, la determinación de
estrategias que permitan mantener informados a los tres pilares esenciales =
de
cada proyecto: empleador, consultor y contratista (Choi & Minhui, 2022).
De la concepción a la implementación: cómo
gestionar de manera eficiente las fases de un proyecto
=
El
empleo de herramientas y métodos de gestión de proyectos, específicas para =
cada
una de las fases del ciclo de vida, resulta esencial para lograr el éxito d=
el
proyecto. En lo que respecta a la gestión del tiempo, se emplean métodos co=
mo el
Método de la ruta crítica (CPM,=
por
sus siglas en inglés) y los diagramas de Gantt.
Para proyectos más grandes, se recurre a métodos más complejos, como simula=
ción
de técnicas de evaluación y revisión gráficas (GERT, por sus siglas en ingl=
és),
análisis de Monte Carlo, gestión de búfer y reducción de cronograma (Kubickova & Hodzic, 2=
020).
=
Por
otra parte, la utilización de herramientas en la gestión de proyectos puede
contribuir significativamente a mejorar su desempeño. Se han identificado
diversas herramientas y técnicas, como lecciones aprendidas, análisis de
requisitos, declaración de alcance, estructura de descomposición del trabaj=
o y software de gestión de proyectos p=
ara el
seguimiento del cronograma, programación de tareas y programación de recurs=
os (Kubickova & Hodzic, 2=
020).
Optimizando la gestión de proyectos:
herramientas esenciales para el éxito
=
A lo
largo de la historia, se han desarrollado numerosos softwares de gestión de proyectos, entre ellos Ms Project, que de acuerdo con las encuestas de Deshmukh
et al. (2019), es uno de los más populares.
Esta herramienta, permite a los administradores de proyectos coordinar =
de
manera más efectiva sus actividades, facilitar la comunicación, planificar y
asignar tareas; y monitorear el progreso de un proyecto. El software presenta el manejo de un
entorno administrativo y gráfico, que establece una mejor comprensión y
análisis de la planeación de un proyecto (Pérez & Vargas, 2018).
=
Con
esta herramienta es posible generar planes de proyectos funcionales que
faciliten el seguimiento de las tareas y fechas sin tener que asignar mayor=
es recursos
(Colmenar et al., 2014). Para el efecto, permite registrar los requisitos de
mano de obra, registrar las horas hombre, horas extra y calcular los gastos
relacionados con costos laborales, ingresar costos fijos, calcular los cost=
os
totales y controlar el uso de la mano de obra para evitar la sobreasignació=
n (Muttaqin & Hardaningrum,
2020).
=
Para
Colmenar et al. (2014), Nhat & Sw=
ostik
(2014), Deshmukh et al. (2019), Deshpande & Kelkar (2020), y Muttaqin & Hardaningrum (2020),
Ms Project perm=
ite:
·
Definir tareas, asignar recursos y estimar el tiempo necesario para
completarlas.
·
Efectuar un seguimiento del progreso del proyecto en tiempo real.
·
Establecer hitos y objetivos clave para el proyecto. Estos hitos pued=
en
ser empleados como puntos de referencia para medir el progreso del proyecto=
y
asegurarse de que se está avanzando según lo previsto.
·
Identificar los riesgos potenciales y desarrollar planes de contingen=
cia
para mitigar estos riesgos. Esto puede incluir la asignación de recursos
adicionales o la reprogramación de las actividades para minimizar el impact=
o de
los riesgos.
·
Fijar alertas y notificaciones para asegurarse de que se cumplan plaz=
os.
·
Crear informes personalizados, los cuales, permiten mostrar el progre=
so
del proyecto, identificar problemas o retrasos y tomar acciones correctivas=
.
·
Visualizar de forma general del proyecto a través de escalas de tiemp=
o.
=
Los
estándares en los que se basa Ms Pr=
oject
son una combinación de lineamientos de la industria, mejores prácticas y gu=
ías
propias de Microsoft. Además, Ms Project utiliza sus propias fun=
ciones
y características, como gráficos de Gantt,
gestión de recursos y seguimiento de proyectos; y, se integra con otras
aplicaciones de Microsoft Office y
otras herramientas y sistemas de gestión de proyectos.
=
Una
de las principales ventajas de utilizar Ms
Project es que puede alinearse con las guías establecidas por el PMBOK,=
lo
que brinda a los administradores un marco para planificar y ejecutar proyec=
tos de
una manera reconocida, proporcionando una herramienta potente para lograr el
éxito del proyecto (Colmenar et al., 2014; Nhat=
&
Swostik, 2014; Project Management Body
of Knowledge [PMBOK=
], 2017;
Deshmukh et al., 2019; Des=
hpande
& Kelkar, 2020; Muttaq=
in
& Hardaningrum, 2020).
Gestión del tiempo basado en la guía PMBOK=
=
La
investigación de Zwikael (2009) revisa la impor=
tancia
de las áreas de la guía PMBOK durante la planificación de los proyectos,
determinado que la gestión del tiempo tiene el impacto más significativo en=
la
culminación con éxito de los proyectos. Además, sugiere a gerentes de proye=
ctos
invertir más esfuerzos en identificar las actividades del proyecto, desarro=
llar
diagramas de Gantt e identifica=
r la
ruta crítica.
=
Por
otro lado, en el estudio de Solís et al. (2015), se analiza la relación ent=
re
el uso de los procesos de gestión del tiempo definidos en el PMBOK y el
cumplimiento del cronograma de los proyectos de construcción, demostrando q=
ue
existe una dependencia estadística entre estas dos variables y concluyendo =
que
la mayoría de los proyectos que terminaron de forma oportuna también hicier=
on
un mayor uso de los procesos de gestión del tiempo.
Metodología
Dentro del marco de la investigación, se empleó un
diseño no experimental de carácter transversal para analizar la situación d=
el
control en los proyectos de redes de distribución eléctrica de la CENTROSUR=
. El
período bajo escrutinio abarca desde enero de 2021 hasta mayo de 2023. En e=
ste
estudio, se optó por un enfoque cuantitativo que aborda el problema de form=
a estructurada.
Los datos se recopilaron a través de encuestas realizadas en la herramienta=
de
Google Forms y se procesaron mediante el uso de=
los softwares: JASP y Microsoft Excel. Ademá=
s,
para el análisis de la investigación se identificaron tres variables: las
variables independientes, representadas por: la gestión de los administrado=
res
de contratos y el software de g=
estión
de proyectos (Ms Project); y la
variable dependiente, que abarca la gestión de proyectos.
Las variables de estudio antes mencionadas, permit=
ieron
identificar los problemas que actualmente existen en la gestión de proyecto=
s de
CENTROSUR, así como los posibles beneficios y barreras que conllevaría la
aplicación de Ms Project. El
desarrollo de esta parte de la investigación se llevó a cabo aplicando los
criterios de un estudio descriptivo. Se utilizó un enfoque metodológico
estadístico que comprendió las etapas de recolección, procesamiento, síntes=
is y
análisis de datos. El cuestionario empleado en este estudio se diseñó toman=
do
como base preguntas validadas, obtenidas de artículos científicos y tesis
(Carbajal, 2016; Hickson, 2014; Gandhi, 2005), =
lo que
asegura la confiabilidad de las respuestas alcanzadas en esta encuesta; ade=
más,
las preguntas escogidas se adaptaron a la realidad específica de la empresa=
.
La población de estudio comprendió el personal
encargado de administrar contratos de CENTROSUR, que de acuerdo al Departam=
ento
de Análisis y Sistemas Geográficos de Distribución (SIGADE), alcanzó el núm=
ero
de 36 funcionarios en el último año, quienes serán considerados en su total=
idad
como sujetos de investigación. Los funcionarios están a cargo de diferentes
proyectos, desde enero de 2021 hasta mayo de 2023, administrando 300 proyec=
tos
en total.
Resultados
El cumplimiento de los plazos de los proyectos se =
ha
convertido en un tema relevante dentro de CENTROSUR. La tabla 1 muestra la
cantidad de encuestados que seleccionaron cada opción en lo que respecta al
porcentaje de proyectos que se completaron a tiempo. Según los datos
presentados, el 25% de los encargados de la gestión de contratos manifestar=
on
que, entre enero de 2021 y mayo de 2023, solo la mitad o menos de los proye=
ctos
han concluido dentro del plazo planificado al inicio.
Tabla 1
Análisis =
del
cumplimiento de plazos en proyectos de CENTROSUR
|
Proyectos Concluidos<= o:p> |
Frecuencia |
Porcentaje |
Porcentaje Válido |
Porcentaje Acumulado |
|
Menos del 25%<=
span
style=3D'font-size:10.0pt;line-height:115%;font-family:"Times New Roman",=
serif;
mso-fareast-font-family:"Times New Roman";mso-ansi-language:ES-EC;mso-far=
east-language:
ES-EC'> |
5 |
13.89% |
13.89% |
13.89% |
|
25% - 50% |
4 |
11.11% |
11.11% |
25.00% |
|
51% - 75% |
4 |
11.11% |
11.11% |
36.11% |
|
76% - 90% |
12 |
33.33% |
33.33% |
69.44% |
|
Más del 90% |
11 |
30.56% |
30.56% |
100.00% |
|
Ausente |
0 |
0.00% |
||
|
Total |
36 |
100.00% |
Nota:
Proyectos que no terminaron en el plazo planificado (2023)
La tabla 2 muestra el porcentaje de encuestados que
seleccionaron cada opción en lo que respecta al tiempo que se retrasaron los
proyectos. De acuerdo con los datos presentados, la moda (valor que se repi=
te
con mayor frecuencia) evidencia que los proyectos que no terminan dentro del
plazo planificado suelen experimentar retrasos de 2 a 3 meses. Sin embargo,=
un
importante número de encuestados (19,44%) señala no contar con datos, lo cu=
al
sugiere una posible deficiencia en el seguimiento de los proyectos.
Tabla 2
Análisis de Retrasos en los proyectos de CENTROSUR y frecuencia de
duración en meses
|
Tiempo de retraso |
Frecuencia |
Porcentaje |
Porcentaje Válido |
Porcentaje Acumulado |
|
Hasta 1 mes |
8 |
22.22% |
22.22% |
22.22% |
|
2 – 3 meses |
14 |
38.89% |
38.89% |
61.11% |
|
4 – 5 meses |
3 |
8.33% |
8.33% |
69.44% |
|
Más de 5 meses |
4 |
11.11% |
11.11% |
80.56% |
|
No tengo datos disponibles |
7 |
19.44% |
19.44% |
100.00% |
|
Ausente |
0 |
0.00% |
||
|
Total |
36 |
100.00% |
Nota:
Tiempo que se
retrasaron en los proyectos (2023).
En cuanto a los factores que causan incumplimiento=
de
los plazos programados para los proyectos, la tabla 3 muestra el porcentaje=
de
encuestados que seleccionaron las diferentes opciones; es importante mencio=
nar
que cada uno podía escoger varias respuestas. Los administradores destacaron
principalmente que durante la etapa de planificación no se tienen en cuenta=
los
riesgos al definir los tiempos de cada actividad (56%), no se consideran to=
das
las actividades necesarias (47%) o no se utiliza un software apropiado (47%). Asimismo, durante el control de la
ejecución, no se ajustan los tiempos ni las secuencias de actividades en ca=
so
de retrasos imprevistos (72%), o no se realiza un seguimiento del cumplimie=
nto
de los tiempos establecidos para cada actividad (39%).
Tabla 3
Factores que contribuyen al incumplimiento de los plazos programados=
en
los proyectos de CENTROSUR
|
Fase de planificación |
Frecuencia |
Porcentaje (*) |
|
No se consideran riesgos |
20 |
56% |
|
No considera todas las actividades |
17 |
47% |
|
Software inadecuado |
17 |
47% |
|
Tiempo por actividad inadecuado |
12 |
33% |
|
Secuencia de actividades que no minimiza el tiempo |
7 |
19% |
|
Fase de control de la ejecución |
Frecuencia |
Porcentaje (*) |
|
No se realizan ajustes ante retrasos |
26 |
72% |
|
No se realiza un seguimiento |
14 |
39% |
|
Software inadecuado |
13 |
36% |
|
No se respeta la secuencia |
12 |
33% |
Nota:=
(*) La suma es más del 100% porque son preguntas
con múltiples respuestas. Factores de las etapas de planificación y control
(2023).
Los resultados de la investigación sobre la gestió=
n de
plazos realizada en CENTROSUR revelan que los administradores de proyectos
emplean diversas técnicas y métodos para esta tarea, tal como se muestra en=
la
figura 1. Entre las más destacadas se encuentran el diagrama de Gantt y los informes de estado, los
cuales son utilizados en un 31% de los casos cada uno. Además, el análisis =
de
valor ganado (EVA) es aplicado por el 19% de los encuestados. Cabe mencionar
que un pequeño porcentaje, representado por el 3% de los administradores, o=
pta
por no usar ninguna técnica o método en particular. Estos resultados
proporcionan una visión clara de las prácticas de gestión de plazos en
CENTROSUR y pueden servir como base para futuras mejoras en la eficiencia y
efectividad de los proyectos.
Figura 1<= o:p>
Métodos y técnicas empleados por los administrador=
es
de proyectos de CENTROSUR para la gestión de plazos
Nota: Técn=
icas
utilizadas para la gestión de plazos en los proyectos (2023).
En lo que respecta a la herramienta utilizada para=
la
planificación y control de plazos en los proyectos, la figura 2 muestra el
porcentaje de encuestados que seleccionaron cada opción. Los resultados rev=
elan
que la mayoría de los administradores (56%) emplea Microsoft Excel, seguido por Ms
Project (25%). Sin embargo, es relevante mencionar que un porcentaje
significativo de los participantes (14%) no utiliza ningún software específico para estas tareas; en estos casos, los
administradores realizan la revisión basándose en contrastar informes o
reportes de estado con un cronograma de trabajo.
Figur=
a 2
Herramientas utilizadas para la planificac=
ión
y control de plazos en proyectos de CENTROSUR
Nota:
Herramientas utilizadas para planificar y controlar los plazos en los proye=
ctos
(2023).
La mayor parte de los encuestados manifestaron que=
la
implementación de un software
especializado sería beneficiosa para la gestión de proyectos en CENTROSUR. =
La
figura 3 presenta los potenciales beneficios señalados por ellos, destacánd=
ose
que el 47,2% resaltó que la adopción de una herramienta especializada
proporcionaría un mayor nivel de control y supervisión de las actividades.
Además, el 27,8% de los participantes destacó que se lograría una mayor
organización y seguimiento de los proyectos.
Figura 3
Beneficios asociados a la implementación de una herramienta
especializada de gestión de proyectos de CENTROSUR según la
percepción de los encuestados
Nota: Ben=
eficios
de herramientas especializadas de gestión de proyectos de CENTROSUR (2023).=
Para analizar una posible implementación de Ms Project en la empresa, es funda= mental considerar los desafíos u obstáculos que podrían surgir y afectar la viabil= idad de esta alternativa. En este contexto, la figura 4 muestra los aspectos señalados por los 36 encuestados. Se destaca que el 52,8% de los administra= dores de proyectos identificó la falta de conocimiento o capacitación en el uso d= e la herramienta como el principal desafío a superar. Además, el 16,7% de los encuestados señaló la resistencia al cambio por parte del personal como una= de las barreras clave a abordar. Estos resultados se muestran en la Figura 4.<= o:p>
Figura 4
Desafíos en la implementación de Ms Project en la gestión de proyect=
os
de CENTROSUR
Nota: Principales desafíos durante la implementación de=
Ms Project en CENTROSUR (2023).
Discusión
Los resultados de =
esta
investigación revelan que existen factores principales que contribuyen al
incumplimiento de plazos en los proyectos de redes eléctricas. Uno de ellos
radica en la etapa de planificación, donde no se tienen en cuenta los riesg=
os
al definir los tiempos de cada actividad. Por otra parte, durante la etapa =
de
control, la falta de ajustes en los tiempos y secuencias de las actividades
ante retrasos imprevistos, también desempeña un papel importante en los
incumplimientos. Según los estudios presentados por Ya=
u
& Yang (2012) y Olawale & Sun
(2014), los factores determinantes dentro del incumplimiento de plazos en l=
os
proyectos son: los errores en la estimación de las actividades y la falta d=
e un
seguimiento y monitoreo dedicado en el sitio.
En el estudio de <=
span
class=3DSpellE>Pall et al. (2016), se plantean algunas recomendacion=
es
para solventar los retrasos, entre las cuales se destacan: instaurar proces=
os
efectivos de comunicación y coordinación, establecer una duración realista =
del
proyecto considerando la opinión de consultores experimentados y monitorear=
el
avance de la obra de forma periódica.
Por otra parte, en=
la
investigación se identificó que una de las técnicas más utilizadas para la
gestión de plazos en proyectos es el diagrama de Gantt, lo que coincide con el trabajo de Carbajal (2016) y Gonz=
ales
et. al. (2010). En cambio, en una investigación realizada en Reino Unido, la
mayoría de participantes señalaron que el gráfico de barras es la opción más
empleada en sus proyectos (Braimah, 2014). Por =
otra
parte, los encuestados del presente estudio destacaron el uso de informes de
estado, aunque este método no se menciona en las investigaciones citadas. En
cuanto al software utilizado pa=
ra la
planificación y control de plazos en proyectos, los resultados muestran que=
Microsoft Excel es el más utilizad=
o. En
cambio, la investigación de Carbajal (2016) determina que Ms Project es el softwa=
re
más empleado.
También, se determ=
inó
a través de los resultados obtenidos que la adopción de herramientas
especializadas de gestión de proyectos como Ms
Project, brindaría un mayor control y supervisión de las actividades, a=
sí
como una mayor organización y seguimiento de los proyectos. Esto coincide c=
on
el trabajo de Deshmukh et al. (2019), donde se
menciona que esta herramienta permite una organización óptima y eficiente de
las actividades, contribuyendo a completar el proyecto dentro del plazo
previsto.
Finalmente, el est=
udio
identificó varios desafíos a superar, entre ellos, la falta de conocimiento=
o
capacitación en el uso de Ms Projec=
t
y la resistencia al cambio por parte del personal. En línea con esto, la
investigación de Wali & Othman (2019) revel=
a que
una de las razones para la negación a emplear dicha herramienta es la falta=
de
experiencia y capacitación, así como una preferencia por utilizar los proce=
sos
tradicionales.
Conclusiones
· =
Ms
Project es una herramienta de gestión y planificación de
proyectos que mejora la eficiencia al coordinar actividades, facilitar la
comunicación, asignar tareas y monitorear el progreso de un proyecto. Ademá=
s,
permite generar planes funcionales, controlar los costos y optimizar el uso=
de
recursos.
· =
Solo el 25% de los encargados de la
gestión de contratos en CENTROSUR manifestaron que la mitad o menos de los
proyectos concluyeron dentro del plazo planificado, en el periodo comprendi=
do
desde enero de 2021 hasta mayo de 2023. Además, los retrasos más frecuentes=
son
de 2 a 3 meses. Consecuente, se analizan los aspectos que contribuyen a esta
problemática, así como algunas opciones identificadas para mejorar la plani=
ficación
y control de los proyectos en la organización. En la empresa CENTROSUR se
identificaron los siguientes factores que contribuyen al incumplimiento de =
los
plazos: durante la etapa de planificación, los administradores de los proye=
ctos
destacaron que no se consideran los riesgos al definir los tiempos de cada
actividad (56%), no se consideran todas las actividades necesarias (47%) o =
se
utiliza un software inadecuado =
(47%);
durante el control de la ejecución, los participantes señalaron que no se r=
ealizan
ajustes en los tiempos y secuencias de actividades en caso de retrasos
imprevistos (72%) o no se realiza un seguimiento adecuado del cumplimiento =
de
los tiempos establecidos para cada actividad (39%). Esto revela la necesida=
d de
mejorar la planificación y el seguimiento de los proyectos, para asegurar el
cumplimiento de los plazos, mediante un software
especializado para estas tareas.
· =
En cuanto a las técnicas y métodos
empleados para la gestión de plazos, el diagrama de Gantt y los informes de estado son los más utilizados (31% cada
uno). Sin embargo, el 3% de los administradores no emplea ninguna técnica o
método, lo que indica la falta de enfoque y estructura en la gestión. En cu=
anto
al software utilizado, la mayor=
ía de
los administradores utiliza Microso=
ft
Excel (56%), seguido de Ms Proj=
ect
(25%), lo que sugiere la necesidad de promover el uso de herramientas
especializadas, como Ms Project=
, el
cual incluye de manera inherente el diagrama de Gantt, así como también mejorar la capacitación en su utilizaci=
ón.
· =
La implementación de Ms Project en la gestión de proyectos de CENTROSUR se percibe c=
omo
beneficiosa en términos de proporcionar un mayor nivel de control y supervi=
sión
de las actividades (47,2%), así como una mayor organización y seguimiento de
los proyectos (27,8%). Sin embargo, se identificaron desafíos, principalmen=
te
la falta de conocimiento o capacitación en el uso de la herramienta (52,8%)=
y
la resistencia al cambio por parte del personal (16,7%). Estos desafíos deb=
en
abordarse para garantizar una implementación exitosa y aprovechar al máximo=
los
beneficios potenciales de esta herramienta.
· =
Por otro lado, para lograr un control =
adecuado
de los procesos y tareas y alcanzar una planificación y ejecución óptima en=
los
proyectos de redes de distribución eléctrica de CENTROSUR, es esencial
considerar que: en la etapa de planificación, se debe realizar un análisis
detallado de riesgos al definir la duración de las actividades y ajustar los
tiempos o secuencias de ejecución ante posibles retrasos; mientras que, dur=
ante
la ejecución, se debe hacer un seguimiento periódico del cumplimiento de las
actividades para detectar y evitar retrasos en los plazos. El uso de un software especializado, como Ms Project, dentro de la instrucci=
ón
contribuiría a facilitar y optimizar la ejecución de estas tareas, y así
mejorar el cumplimiento de plazos.
· =
Además, es beneficioso fomentar el uso=
de
técnicas como el Método de Ruta Crítica - CPM o el Análisis de Valor Ganado=
-
EVA para mejorar la gestión de los proyectos. De acuerdo a los resultados
obtenidos, se evidencia que la adopción de un software especializado como Ms
Project para la planificación y seguimiento proporcionará una supervisi=
ón
más eficiente de las actividades. Es vital acompañar la implementación de e=
sta
herramienta con programas de capacitación para los administradores de
proyectos, resaltando sus facilidades y beneficios, y brindar apoyo al pers=
onal
para promover la transición y superar la resistencia al cambio. Siguiendo e=
stas
recomendaciones, se fortalecerá el proceso de gestión y se aumentarán las
posibilidades de éxito en la ejecución de proyectos de redes eléctricas en
CENTROSUR.
· =
La incorporación del software Ms Project
dentro de las prácticas de gestión de proyectos en CENTROSUR se presenta co=
mo
una medida estratégica respaldada por su acoplamiento a las mejores práctic=
as
del PMBOK. La flexibilidad y potencia de esta herramienta permitirá a los
administradores trazar un camino hacia el éxito al incorporar eficazmente l=
as
directrices del PMBOK en la planificación, ejecución y control de proyectos=
. Al
proporcionar una estructura sólida para la gestión de tiempos, recursos y
tareas, complementada por su característica intrínseca del diagrama de Gantt, Ms Project se convertiría en un aliado valioso para asegurar la
alineación de los proyectos con estándares reconocidos internacionalmente. =
Por
lo tanto, la implementación de esta herramienta especializada establecerá u=
na
base robusta para la mejora continua y el crecimiento sostenible en la gest=
ión
de proyectos de CENTROSUR.
· =
Finalmente, como alternativa a la
herramienta Ms Project, se sugi=
ere la
implementación del software de
gestión de proyectos Project Libre<=
/i>.
Esta herramienta ofrece una solución de bajo costo gracias a su naturaleza =
de
software de código abierto, lo que permite ahorrar en licencias y gastos de
adquisición de software, sin
comprometer la calidad y amplitud de sus prestaciones. Al ser un software libre, no requiere adquir=
ir
licencias, y además brinda flexibilidad para adaptarse y personalizarse seg=
ún
las necesidades específicas del proyecto.
Conflicto de intereses
Los autores declaran que no existe conflicto de
intereses en relación con el artículo presentado.
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